Zatrudnianie cudzoziemców w 2026 roku

Zatrudnianie cudzoziemców w 2026 roku wymaga przede wszystkim sprawdzenia, czy cudzoziemiec legalnie przebywa w Polsce i jest uprawniony do wykonywania pracy. Podmiot powierzający pracę powinien zweryfikować dokumenty, zastosować właściwą procedurę oraz, jeżeli wymagają tego przepisy, zawrzeć pisemną umowę i dopełnić odpowiednich obowiązków elektronicznych.

Najważniejsze informacje

1. Przed zatrudnieniem cudzoziemca należy ustalić podstawę jego prawa do pracy oraz sprawdzić, czy wymagane jest zezwolenie na pracę, zezwolenie na pracę sezonową, wpis oświadczenia do ewidencji albo powiadomienie właściwego urzędu, czy też cudzoziemiec może wykonywać pracę bez tych formalności.
2. Przed rozpoczęciem pracy należy sprawdzić, czy cudzoziemiec może legalnie przebywać i pracować w Polsce. Jeżeli wymagają tego przepisy, trzeba również zawrzeć z nim pisemną umowę i przekazać właściwemu organowi umowę lub jej kopię.
3. Za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi grozi grzywna od 3000 do 50 000 zł. Za inne naruszenia obowiązków związanych z powierzaniem pracy cudzoziemcom mogą grozić odrębne kary.
4. Obywatele Ukrainy korzystający z ochrony czasowej mogą pracować w Polsce bez zezwolenia na pracę, a pracodawca ma obowiązek elektronicznie powiadomić właściwy powiatowy urząd pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.

Co zmieniło się w zatrudnianiu cudzoziemców w 2026 roku?

Najważniejsze przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców weszły w życie 1 czerwca 2025 roku. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zastąpiła wcześniejsze regulacje zawarte w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Jakie zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców obowiązują od 1 czerwca 2025 roku?

1. Elektronizacja postępowań dotyczących legalizacji pracy
   Od 1 czerwca 2025 roku nowe przepisy wprowadziły docelowo elektroniczną obsługę postępowań dotyczących między innymi zezwoleń na pracę oraz oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Wnioski, oświadczenia i inne czynności objęte elektronicznym trybem mają być składane za pośrednictwem właściwego systemu teleinformatycznego. Elektronizacja poszczególnych czynności następowała jednak wraz z dostosowywaniem i uruchamianiem odpowiednich funkcjonalności systemów. Do czasu ich wdrożenia niektóre czynności wykonywano na zasadach obowiązujących wcześniej. Oznacza to, że od 1 czerwca 2025 roku nie wszystkie etapy postępowań, w tym wszystkie środki zaskarżenia, musiały być od razu realizowane wyłącznie elektronicznie.
2. Zniesienie obowiązku przeprowadzania testu rynku pracy
   Zniesiono obowiązek uzyskiwania informacji starosty o braku odpowiednich kandydatów wśród osób bezrobotnych. Nie oznacza to jednak, że sytuacja na lokalnym rynku pracy została całkowicie pominięta.
3. Możliwość określenia listy zawodów objętych ograniczeniami
   Starosta właściwy dla danego obszaru może, po przeprowadzeniu ustawowej procedury, określić listę zawodów, w przypadku których wydawanie zezwoleń będzie ograniczone ze względu na trudną sytuację na lokalnym rynku pracy.

Jakie zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców wprowadzono w 2026 roku?

W 2026 roku wprowadzono kilka istotnych zmian dotyczących legalnego powierzania pracy cudzoziemcom. Od 5 marca 2026 roku zmieniły się zasady zatrudniania osób korzystających w Polsce z ochrony czasowej, w tym obywateli Ukrainy. Osoby korzystające w Polsce z ochrony czasowej mogą wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę, a polski podmiot powierzający pracę ma obowiązek powiadomić powiatowy urząd pracy w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca. Przez okres przejściowy do 4 marca 2029 roku z tej procedury mogą korzystać również legalnie przebywający w Polsce obywatele Ukrainy, którzy nie są objęci ochroną czasową.

Od 8 lipca 2026 roku zawarcie umowy o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej nie wymaga uzyskania nowego zezwolenia na pracę na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę ani wpisania nowego oświadczenia do ewidencji, jeżeli pozostałe warunki zatrudnienia nie ulegają zmianie. Rozwiązanie to nie dotyczy delegowania cudzoziemca do Polski przez podmiot zagraniczny. Pozostałe warunki wykonywania pracy muszą jednak pozostawać zgodne z wymaganiami właściwymi dla danej podstawy zatrudnienia.

Od 22 sierpnia 2026 roku obywatele Kolumbii, Gruzji i Wenezueli nie mogą wykonywać pracy na podstawie zezwolenia na pracę podczas pobytu w Polsce w ramach ruchu bezwizowego. Obywatele Kolumbii, Gruzji i Wenezueli, którzy przed 22 sierpnia 2026 r. rozpoczęli pracę na podstawie zezwolenia na pracę podczas pobytu bezwizowego, mogą kontynuować tę pracę do końca tego pobytu na zasadach przejściowych, jednak uprawnienie to nie obejmuje w szczególności osób, które po 22 sierpnia 2026 r. uzyskały nowe zezwolenie na pracę.

Jak zatrudnić cudzoziemca krok po kroku?

Prawidłowe zatrudnienie cudzoziemca wymaga sprawdzenia zarówno jego prawa do pobytu na terytorium Polski, jak i dostępu do polskiego rynku pracy. Karta pobytu, wiza czy pobyt w ramach ruchu bezwizowego nie zawsze automatycznie uprawniają do podjęcia zatrudnienia.

1. W pierwszej kolejności należy ustalić obywatelstwo kandydata i zweryfikować, czy jest on obywatelem Unii Europejskiej, państwa należącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii.
2. Następnie należy ustalić, czy cudzoziemiec jest uprawniony do wykonywania planowanej pracy w Polsce oraz czy w jego przypadku uprawnienie to jest uzależnione od określonej podstawy pobytu. Jeżeli przepisy wymagają od podmiotu powierzającego pracę sprawdzenia dokumentu uprawniającego do pobytu, przed rozpoczęciem pracy należy zażądać od cudzoziemca przedstawienia ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce. Obowiązek ten nie dotyczy kategorii cudzoziemców objętych ustawowym wyjątkiem.
3. Konieczne jest również sprawdzenie, czy cudzoziemiec jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, czy też wymagane jest uzyskanie zezwolenia, złożenie oświadczenia lub dokonanie powiadomienia.
4. Jeżeli wymagają tego przepisy, przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy należy zawrzeć z nim pisemną umowę zgodną z warunkami wynikającymi z właściwej podstawy wykonywania pracy.
5. Jeżeli przepisy wymagają przekazania umowy właściwemu organowi, przekazuje się umowę z cudzoziemcem w języku polskim za pośrednictwem systemu eUmowy, gdy dostępna jest odpowiednia funkcjonalność, albo kopię umowy w języku polskim za pomocą właściwego systemu teleinformatycznego. Co do zasady należy zrobić to przed powierzeniem pracy, a w przypadku umowy o pomocy przy zbiorach – w terminie 7 dni od dnia powierzenia pracy.
6. Po rozpoczęciu pracy należy dopełnić obowiązków właściwych dla zastosowanej podstawy zatrudnienia. W przypadku pracy na podstawie oświadczenia wpisanego do ewidencji należy powiadomić właściwego starostę o podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia jej rozpoczęcia, a o niepodjęciu pracy – w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy wskazanego w ewidencji. Jeżeli zatrudnienie rodzi obowiązek ubezpieczeniowy, cudzoziemca należy również zgłosić do odpowiednich ubezpieczeń w ZUS. W dalszym okresie trzeba kontrolować legalność pobytu oraz zgodność rzeczywistych warunków wykonywania pracy z warunkami właściwymi dla zastosowanej podstawy zatrudnienia.

Każdy przypadek powinien zostać zweryfikowany jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia. Cudzoziemiec, który wcześniej pracował w innej firmie, może posiadać dokument powiązany z poprzednim pracodawcą, stanowiskiem lub określonymi warunkami pracy. Sam fakt legalnego pobytu cudzoziemca w Polsce nie zawsze jest więc wystarczający do legalnego rozpoczęcia pracy u nowego pracodawcy.

Na jakiej podstawie można zatrudnić cudzoziemca w Polsce?

Podstawa legalizacji pracy zależy między innymi od obywatelstwa, rodzaju pobytu, charakteru pracy, długości zatrudnienia oraz tego, czy kandydat przebywa już na terytorium RP.

Kiedy cudzoziemiec potrzebuje zezwolenia na pracę?

Obowiązek uzyskania zezwolenia na pracę nie wynika z samego faktu, że cudzoziemiec jest spoza Unii Europejskiej. Przed zatrudnieniem należy ustalić jego status i podstawę dostępu do polskiego rynku pracy oraz sprawdzić, czy wymagane jest zezwolenie na pracę, wpis oświadczenia do ewidencji lub powiadomienie, czy też cudzoziemiec może pracować bez tych formalności. Zezwolenie na pracę cudzoziemca na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę wydaje właściwy wojewoda. W dokumencie określa się między innymi:

• stanowisko lub rodzaj pracy,
• wymiar czasu pracy,
• najniższe wynagrodzenie,
• rodzaj umowy,
• okres ważności.

Zezwolenie na pracę wydaje się na czas określony, zasadniczo nie dłuższy niż 3 lata. Przy pracy na rzecz polskiego podmiotu wymiar czasu pracy musi wynosić co najmniej 1/4 etatu i nie więcej niż pełny etat, a wynagrodzenie nie może być niższe od wynagrodzenia za porównywalną pracę ani od wymaganego minimum. W określonych przypadkach zezwolenie wydaje się maksymalnie na rok.

Samo uzyskanie zezwolenia nie legalizuje pobytu cudzoziemca. Konieczne jest dodatkowo posiadanie ważnego tytułu pobytowego, który pozwala na wykonywanie pracy. Może to być:

• odpowiednia wiza,
• zezwolenie na pobyt czasowy lub stały,
• inny dokument wynikający z przepisów.

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę łączy natomiast w jednej decyzji element pobytowy oraz prawo do pracy na określonych warunkach.

Kiedy można zatrudnić cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy?

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest od 1 grudnia 2025 roku dostępne dla obywateli:

• Armenii,
• Białorusi,
• Mołdawii,
• Ukrainy.

Nie stosuje się go do pracy sezonowej ani do określonych funkcji zarządczych, reprezentacyjnych i prokury wykonywanych podczas pobytu cudzoziemca w Polsce.

Gruzja nie jest objęta nowymi oświadczeniami od 1 grudnia 2025 roku. Obywatel Gruzji, któremu powierzono pracę na podstawie oświadczenia wpisanego do ewidencji przed tą datą, może kontynuować pracę na określonych w nim warunkach do dnia upływu jego ważności.

Elektroniczne oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi składa się w celu wpisu do ewidencji oświadczeń. Wpisu dokonuje starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce pobytu stałego polskiego podmiotu powierzającego pracę, a w przypadku obywatela państwa EOG prowadzącego działalność gospodarczą w Polsce bez miejsca pobytu stałego – ze względu na stałe miejsce wykonywania tej działalności.

Oświadczenie może obejmować okres wykonywania pracy nie dłuższy niż 24 miesiące. Wskazany w nim dzień rozpoczęcia pracy musi przypadać nie później niż 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia. Przy wpisie oświadczenia do ewidencji sprawdzana jest również wysokość wynagrodzenia cudzoziemca – przepisy wymagają uwzględnienia zarówno wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku, jak i minimalnego wynagrodzenia za pracę. Od 1 grudnia 2025 roku opłata za złożenie oświadczenia wynosi 400 zł.

Jak zatrudnić obywatela Ukrainy w Polsce w 2026 roku?

Obywatele Ukrainy korzystający w Polsce z ochrony czasowej mogą pracować bez zezwolenia. W takim przypadku dokonuje się elektronicznego powiadomienia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi za pośrednictwem serwisu praca.gov.pl w ciągu 7 dni od rozpoczęcia zatrudnienia.

Po 5 marca 2026 roku procedurę opartą na powiadomieniu stosuje się również, przez trzyletni okres przejściowy, wobec legalnie przebywających w Polsce obywateli Ukrainy, którzy nie korzystają z ochrony czasowej.

Oświadczenie o powierzeniu pracy może nadal mieć znaczenie między innymi przy organizowaniu przyjazdu osoby przebywającej poza Polską. Podstawę zatrudnienia należy jednak zawsze dobrać do aktualnego statusu pobytowego kandydata.

Czy PESEL UKR jest potrzebny do zatrudnienia obywatela Ukrainy?

PESEL UKR potwierdza objęcie danej osoby ochroną czasową, ale nie jest uniwersalnym warunkiem zatrudnienia każdego obywatela Ukrainy. Możliwe jest również zatrudnienie osoby mającej inną podstawę legalnego pobytu. Jej status należy sprawdzić przed dopuszczeniem do pracy.

Osoby, którym PESEL UKR nadano wyłącznie na podstawie oświadczenia o tożsamości, powinny do 31 sierpnia 2026 roku potwierdzić swoją tożsamość w organie gminy na podstawie ważnego dokumentu podróży. Brak potwierdzenia powoduje od 1 września 2026 roku zmianę statusu UKR na NUE oraz utratę wynikającej z niego podstawy legalnego pobytu.

W związku z tym konieczne jest ponowne sprawdzenie dokumentów pracowników objętych tym obowiązkiem.

Kiedy wymagane jest nowe powiadomienie?

Nowe powiadomienie należy złożyć w ciągu 7 dni także wtedy, gdy:

• zmieni się rodzaj umowy,
• zmieni się stanowisko lub rodzaj pracy,
• zostanie zmniejszony wymiar czasu pracy albo liczba godzin,
• zostanie obniżona stawka wynagrodzenia.

Kto może pracować w Polsce bez zezwolenia na pracę?

Zezwolenia na pracę w Polsce nie potrzebują między innymi:

• obywatele Unii Europejskiej,
• obywatele państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego,
• obywatele Szwajcarii mający prawo pobytu na terytorium Polski,
• cudzoziemcy posiadający zezwolenie na pobyt stały w Polsce,
• cudzoziemcy posiadający zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej udzielone w Polsce,
• posiadacze ważnej Karty Polaka, jeżeli są uprawnieni do pobytu w Polsce na jednej z podstaw dopuszczonych przez przepisy albo przebywają w Polsce w ramach ruchu bezwizowego,
• cudzoziemcy posiadający status uchodźcy nadany w Rzeczypospolitej Polskiej,
• cudzoziemcy korzystający z ochrony uzupełniającej w Rzeczypospolitej Polskiej,
• cudzoziemcy korzystający z ochrony czasowej w Polsce, przy czym polski podmiot powierzający pracę ma obowiązek elektronicznie powiadomić powiatowy urząd pracy w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca,
• inne kategorie cudzoziemców, którym przepisy przyznają prawo do wykonywania pracy bez zezwolenia.

Samo posiadanie karty pobytu nie oznacza automatycznie, że cudzoziemiec może wykonywać każdą pracę w Polsce bez dodatkowej legalizacji. Należy sprawdzić podstawę pobytu oraz wynikający z niej zakres dostępu do rynku pracy. Adnotacja „dostęp do rynku pracy” na karcie pobytu potwierdza uprawnienie do wykonywania pracy, ale nie zawsze oznacza nieograniczony dostęp do rynku pracy – w niektórych przypadkach prawo do pracy może być związane z warunkami określonymi w decyzji pobytowej.

Przed zatrudnieniem cudzoziemca pracodawca powinien więc każdorazowo zweryfikować jego podstawę legalnego pobytu oraz ustalić, czy może on pracować bez zezwolenia, czy też wymagane jest zastosowanie odpowiedniej procedury legalizacji pracy.

Jaką umowę zawrzeć z cudzoziemcem i jakie dokumenty trzeba przechowywać?

W przypadkach objętych przepisami dotyczącymi powierzania pracy cudzoziemcom, przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy należy zawrzeć z nim umowę w formie pisemnej. Obowiązek ten nie dotyczy określonych przypadków pełnienia funkcji w zarządzie, reprezentowania lub prowadzenia spraw spółki komandytowej albo komandytowo-akcyjnej oraz pełnienia funkcji prokurenta. Jeżeli praca jest wykonywana na podstawie umowy, może to być umowa o pracę albo odpowiednia umowa cywilnoprawna, o ile rzeczywisty sposób wykonywania obowiązków odpowiada wybranej formie zatrudnienia. Umowa cywilnoprawna nie może zastępować umowy o pracę, gdy praca jest wykonywana w warunkach właściwych dla stosunku pracy.

W jakim języku zawrzeć umowę z cudzoziemcem i jak długo przechowywać dokumenty?

Umowa nie zawsze musi być sporządzona wyłącznie w języku polskim. Jeśli przygotowano ją po polsku, a pracownik nie zna tego języka, przed podpisaniem należy przedstawić mu na piśmie zrozumiałą wersję dokumentu.

Jeżeli umowę sporządzono w języku obcym, należy przechowywać jej tłumaczenie na język polski wykonane przez tłumacza przysięgłego. Kopia przekazywana organowi w ramach procedury zezwolenia lub oświadczenia musi być sporządzona w języku polskim.

W przypadkach, w których przepisy tego wymagają, kopię dokumentu uprawniającego cudzoziemca do pobytu przechowuje się przez cały okres wykonywania pracy. Następnie dokument przechowuje się przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą wykonywania pracy został rozwiązany albo wygasł. Jeżeli inne przepisy wymagają dłuższego okresu przechowywania dokumentacji, stosuje się ten dłuższy termin. Obowiązek ten nie dotyczy cudzoziemców objętych ustawowym wyłączeniem. Termin 2 lat nie oznacza więc 24 miesięcy od dnia zakończenia pracy.

Czy cudzoziemca trzeba zgłosić do ZUS?

Jeżeli zatrudnienie stanowi tytuł do ubezpieczeń, cudzoziemca zgłasza się do właściwych ubezpieczeń w ZUS w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeniowego.

Umowa o pracę stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń oraz przepisów międzynarodowych. Przy umowach cywilnoprawnych zakres ubezpieczeń zależy od rodzaju umowy oraz sytuacji osoby wykonującej pracę.

Czy trzeba przesłać kopię umowy z cudzoziemcem przed rozpoczęciem pracy?

Jednym z obowiązków związanych z legalnym powierzaniem pracy cudzoziemcom może być elektroniczne przekazanie właściwemu organowi umowy z cudzoziemcem w języku polskim za pośrednictwem systemu eUmowy, gdy dostępna jest odpowiednia funkcjonalność, albo kopii tej umowy w języku polskim za pomocą właściwego systemu teleinformatycznego. Przy pracy na podstawie zezwolenia obowiązek ten dotyczy przypadków wskazanych w przepisach, a kopię umowy przekazuje się przed powierzeniem pracy. Wyjątek dotyczy umowy o pomocy przy zbiorach, dla której przewidziano termin 7 dni od powierzenia pracy.

Wyjątek dotyczy między innymi umowy o pomocy przy zbiorach zawieranej w ramach procedury zezwolenia. W tym przypadku przewidziano termin 7 dni od powierzenia pracy. Obowiązku przesłania kopii umowy przed rozpoczęciem zatrudnienia nie należy natomiast automatycznie przenosić na procedurę powiadomienia dotyczącą beneficjentów ochrony czasowej, ponieważ art. 5a ustawy ustanawia odrębne wymagania dla tej procedury.

Czy zmiana warunków zatrudnienia cudzoziemca wymaga nowego zezwolenia?

Nie każda zmiana warunków pracy cudzoziemca wymaga zmiany lub uzyskania nowego zezwolenia na pracę. Jeżeli zmienia się wyłącznie nazwa stanowiska, a zakres obowiązków pozostaje bez zmian, nowe zezwolenie nie jest potrzebne. O takiej zmianie należy jednak elektronicznie powiadomić organ, który wydał zezwolenie, w ciągu 7 dni od jej wystąpienia. Jeżeli z powodu awarii systemu nie można zrobić tego w terminie, powiadomienie należy przesłać najpóźniej w pierwszym dniu roboczym po usunięciu awarii. W przypadku zezwolenia na pracę na rzecz polskiego podmiotu można również zwiększyć wskazany w zezwoleniu wymiar czasu pracy, maksymalnie do pełnego wymiaru, bez konieczności zmiany lub uzyskania nowego zezwolenia. W takim przypadku wynagrodzenie należy zwiększyć proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Od 8 lipca 2026 r. sama zmiana umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę nie wymaga zmiany ani nowego zezwolenia na pracę ani wpisania nowego oświadczenia do ewidencji, natomiast ewentualne równoczesne zmiany pozostałych warunków należy oceniać odrębnie.

W przypadku pracy na podstawie zezwolenia w ciągu 7 dni należy elektronicznie poinformować organ między innymi o:

• zmianie nazwy lub formy prawnej podmiotu,
• przejściu zakładu pracy,
• niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w ciągu 2 miesięcy od początku ważności zezwolenia,
• przerwie trwającej dłużej niż 2 miesiące,
• zakończeniu pracy wcześniej niż 2 miesiące przed upływem ważności zezwolenia.

Nie można więc zakładać, że każde zatrudnienie cudzoziemca należy zgłosić do urzędu w jednym, uniwersalnym terminie 7 dni. Zakres i termin obowiązków zależą od tego, czy praca jest wykonywana na podstawie zezwolenia, oświadczenia czy powiadomienia.

Jak zatrudniać cudzoziemców przy pracy sezonowej, delegowaniu i Niebieskiej Karcie UE?

Zasady zatrudniania cudzoziemców różnią się w zależności od tego, czy chodzi o pracę sezonową, delegowanie czy wykonywanie pracy wymagającej wysokich kwalifikacji. W każdym z tych przypadków obowiązują odrębne warunki dotyczące legalizacji pracy lub pobytu.

Praca sezonowa

Zezwolenie na pracę sezonową wydaje właściwy starosta po spełnieniu wymaganych warunków dotyczących podmiotu, wynagrodzenia, rodzaju działalności i okresu pracy, o ile nie zachodzą przewidziane prawem przesłanki odmowy wydania zezwolenia. Zezwolenie może obejmować okres nie dłuższy niż 9 miesięcy w roku kalendarzowym.

Pracy sezonowej nie można wykonywać na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Jeżeli cudzoziemiec wjechał do Polski w celu wykonywania pracy sezonowej na podstawie właściwej wizy albo w ramach ruchu bezwizowego w związku z wpisanym wnioskiem o zezwolenie sezonowe, a podmiot powierzający pracę zapewnia mu zakwaterowanie, musi zawrzeć z nim odrębną pisemną umowę określającą warunki najmu lub użyczenia kwatery. Przed jej podpisaniem cudzoziemiec musi otrzymać tłumaczenie umowy na zrozumiały dla niego język. Czynszu za taką kwaterę nie można potrącać z wynagrodzenia cudzoziemca, a jego wysokość nie może być wygórowana w stosunku do wynagrodzenia netto cudzoziemca, z uwzględnieniem standardu zakwaterowania i stawek rynkowych.

Delegowanie cudzoziemca

Przy delegowaniu cudzoziemca nie obowiązuje prosta zasada, zgodnie z którą zezwolenie jest potrzebne dopiero po 30 dniach. Może być ono wymagane już od początku delegowania, choć ustawa przewiduje również szczególne zwolnienia.

Zezwolenie na pracę nie jest wymagane między innymi w przypadku:

• delegowania cudzoziemca do Polski na okres nieprzekraczający 30 dni w roku kalendarzowym do oddziału, zakładu lub przedstawicielstwa podmiotu zagranicznego albo do podmiotu pozostającego z nim w ustawowo określonym stosunku dominacji, zależności lub powiązania,
• czasowego delegowania do Polski w celu świadczenia usług cudzoziemca, który jest uprawniony do pobytu w innym państwie EOG, jest tam zatrudniony na podstawie stosunku pracy zgodnie z miejscowym prawem, zazwyczaj wykonuje tam pracę i został delegowany do Polski przez tego pracodawcę.

Niebieska Karta UE

Niebieska Karta UE jest zezwoleniem pobytowym przeznaczonym dla osób wykonujących pracę wymagającą wysokich kwalifikacji. Ułatwia mobilność w Unii Europejskiej, ale nie zapewnia automatycznego i nieograniczonego prawa do pracy w każdym państwie członkowskim.

Mobilność krótkoterminowa obejmuje określone czynności zawodowe wykonywane w innym państwie członkowskim. Z mobilności długoterminowej można skorzystać po co najmniej 12 miesiącach legalnego pobytu w pierwszym państwie członkowskim na podstawie Niebieskiej Karty UE. Jeżeli wcześniej korzystano już z mobilności długoterminowej, wymagany okres pobytu w państwie, z którego następuje przeniesienie, wynosi co najmniej 6 miesięcy. W państwie docelowym należy spełnić warunki właściwe dla tej mobilności i dopełnić wymaganej procedury pobytowej.

Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemca i jakie grożą kary?

Podczas kontroli legalności zatrudnienia Państwowa Inspekcja Pracy lub Straż Graniczna może:

• sprawdzić dokumenty pobytowe,
• podstawę dostępu cudzoziemca do rynku pracy,
• umowę,
• zgłoszenia do ZUS,
• wypłatę wynagrodzenia,
• zgodność rzeczywistych warunków zatrudnienia z zezwoleniem, oświadczeniem lub powiadomieniem.

Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca jest zagrożone grzywną od 3000 do 50 000 zł. Grzywnę za nielegalne powierzenie pracy wymierza się w kwocie nie niższej niż 3000 zł za każdego cudzoziemca. Sankcje wzrosły w porównaniu z wcześniejszymi przepisami, które przewidywały dla pracodawcy grzywnę od 1000 do 30 000 zł.

Cudzoziemiec, który nielegalnie wykonuje pracę, podlega grzywnie nie niższej niż 1000 zł. Odrębne sankcje przewidziano za brak wymaganego powiadomienia, nieprzekazanie kopii umowy oraz niedopełnienie obowiązku przedstawienia pracownikowi zrozumiałej wersji umowy.

Jak wygląda zatrudnienie cudzoziemca w praktyce?

Przykład 1. Nieważna podstawa pracy po zmianie pracodawcy

Firma produkcyjna przyjęła operatora maszyn, który miał ważną kartę pobytu i wcześniej pracował w sąsiednim zakładzie. Dokument pobytowy nadal był ważny, ale dotychczasowa podstawa pracy wiązała się z poprzednim zatrudnieniem. Dział HR przesunął więc datę rozpoczęcia pracy i uzyskał właściwy dokument, zanim dopuścił pracownika do pracy w hali.

Przykład 2. Zmiana godzin pracy obywatela Ukrainy

Restauracja zatrudniła obywatelkę Ukrainy korzystającą z ochrony czasowej, która może pracować w Polsce bez zezwolenia na pracę. Pracodawca dokonał wymaganego powiadomienia, wskazując 120 godzin pracy miesięcznie. Po zakończeniu sezonu zmniejszono liczbę godzin do 80 i odpowiednio zmieniono umowę. Pracodawca złożył ponowne powiadomienie w ciągu 7 dni od zmiany, ponieważ zmniejszenie liczby godzin pracy wymaga ponownego zgłoszenia.

Jak rozliczać i ewidencjonować czas pracy cudzoziemców?

Legalizacja zatrudnienia nie wyczerpuje obowiązków pracodawcy. Elektroniczna ewidencja czasu pracy i planowanie grafików pracy w inEwi mogą ułatwić porównywanie faktycznie przepracowanych godzin z warunkami wskazanymi w zezwoleniu, oświadczeniu lub powiadomieniu. Ma to praktyczne znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy firma zatrudnia wielu cudzoziemców na różnych podstawach i musi szybko wychwytywać zmiany wymiaru czasu pracy.

Podsumowanie

Zatrudnianie cudzoziemców w 2026 roku wymaga ustalenia statusu cudzoziemca, jego prawa do pracy oraz właściwej procedury. Zezwolenie i oświadczenie są odrębnymi instrumentami legalizacji pracy, natomiast w niektórych przypadkach przepisy przewidują także odrębny obowiązek powiadomienia. Szczególnej uwagi wymagają dokumenty obywateli Ukrainy, elektroniczne obowiązki związane z umowami, zgodność rzeczywistych warunków pracy z warunkami legalnego zatrudnienia oraz terminowe wykonanie wymaganych zgłoszeń. Prawidłowo prowadzona dokumentacja ogranicza ryzyko naruszeń i ułatwia przygotowanie firmy do kontroli.

Źródła:

1. https://dziennikustaw.gov.pl/D2025000062101.pdf
2. https://dziennikustaw.gov.pl/D2026000020301.pdf
3. https://dziennikustaw.gov.pl/D2025000161701.pdf
4. https://dziennikustaw.gov.pl/D2025000162201.pdf
5. https://dziennikustaw.gov.pl/D2025000162901.pdf
6. https://dziennikustaw.gov.pl/D2025000165401.pdf
7. https://cudzoziemcywpracy.pip.gov.pl/legalne-zatrudnienie
8. https://www.pip.gov.pl/aktualnosci/powierzenie-pracy-cudzoziemcowi-moze-wymagac-udzialu-tlumacza-przysieglego