Jeszcze ciekawiej może być, gdy musimy udać się w podróż służbową lub przemieszczamy się po mieście w celach służbowych. Czy zwrot za paliwo czy bilety przysługuje nam niezależnie od celu naszej podróży? Jak wybrać odpowiedni dla siebie transport i co się bardziej opłaca? Rozwiewamy wątpliwości w sprawie zwrotów za podróże do pracy.

1.1 Zwrot kosztów za paliwo pracownikowi – w jakich wypadkach jest możliwe dofinansowanie ceny podróży?

Zwrot kosztów za paliwo pracownikowi za dojazd do pracy jest możliwy w wielu sytuacjach. Przede wszystkim należy jednak pamiętać, że zwykle takie działanie nie jest obowiązkiem pracodawcy, a jedynie wyrazem jego dobrej woli. Taką możliwość może on zawrzeć wprost w umowie o pracę lub oznaczyć ją w regulaminie zakładu. Jeżeli w tych dokumentach nie znajdziemy tego typu zapisów, o zwrot powinniśmy zapytać bezpośredniego przełożonego. W razie uzyskania pozytywnej decyzji zwrot zostanie nam przyznany w formie dodatku do wynagrodzenia. Wynosi on 139,06 zł miesięcznie jeżeli pracownik zamieszkuje miejscowość inną niż ta, w której znajduje się zakład pracy lub 111,25 zł miesięcznie, jeżeli mieszka w tej samej miejscowości. 

W innej sytuacji znajduje się pracownik, który został wysłany na wyjazd służbowy. W takim przypadku pracodawca obliguje się do pokrycia wszelkich kosztów własnych pracownika. W zakres odpowiedzialności pracodawcy wchodzi pokrycie kosztów transportu, wyżywienia, noclegu, niezbędnych biletów oraz wszystkich innych wydatków, które wprost wynikły z wykonywania służbowych obowiązków (może to być na przykład zwrot za bilety lotnicze). Sam nocleg musi również wynikać z wykonywania obowiązków służbowych, a nie wygody pracownika. Na przykład jeżeli pracownik będzie wykonywać pracę poza firmą przez dwa dni, to pracodawca ma obowiązek pokryć koszty noclegu lub transportu pracownika w każdy z tych dni. 

Inną sytuacją, kiedy pracownik może uzyskać zwrot za paliwo lub bilety, jest podjęcie zatrudnienia poprzez Urząd Pracy. Zwrot kosztów podróży otrzymamy wtedy z Funduszu Pracy. Nie jest to jednak jedyny warunek otrzymania tego świadczenia. Przede wszystkim nasze zarobki nie mogą przekraczać dwukrotności minimalnej pensji, na chwilę obecną będzie to więc 5600 zł brutto. Musimy również zamieszkiwać obszar, na którym podjęcie zatrudnienia jest utrudnione. W takim miejscu powinniśmy mieć naszą stałą siedzibę. W przypadku spełnienia tych warunków będziemy musieli co miesiąc przedstawiać dowody wysokości naszego wynagrodzenia oraz dowody na koszty, jakie ponieśliśmy. 

1.2 Zwrot za paliwo – czy można co miesiąc?

W przypadku, kiedy pracodawca wypłaca nam dodatek do paliwo, przysługuje nam on oczywiście co miesiąc. Trzeba jednak pamiętać, że nie jest to obowiązkiem pracodawcy i w każdej chwili może on zrezygnować z wypłacania nam tego świadczenia. Jeżeli mamy w tej kwestii odpowiedni zapis w umowie, zaprzestanie jego wypłacania będzie wymagało podpisania nowej umowy lub aneksu do starej. Jest to najbezpieczniejsza forma przyznania tego świadczenia, biorąc pod uwagę bezpieczeństwo pracownika. Nie musimy bowiem godzić się na zmiany w umowie przed jej zakończeniem ani podpisywać żadnych aneksów. Oznacza to, że dodatek będzie nam wypłacany do końca trwania naszej umowy. 

Zwrot za wyjazdy służbowe przysługuje zaś w miesiącach, kiedy pracownik takie odbywał. W praktyce mogą być one wypłacane każdego miesiąca. Zwrot kosztów za paliwo pracownikowi na potrzeby wydatków służbowych oblicza się na podstawie liczby podróży pracownika oraz przejechanych przez niego kilometrów. Istnieją dwie główne metody obliczania takiego zwrotu ryczałtowa oraz kilometrówka. Kilometrówka polega na przedstawieniu pracodawcy liczby przejechanych kilometrów. Za każdy kilometr otrzymamy 0,5214 zł w przypadku samochodu o pojemności silnika do 900 cm3 lub  0,8353 zł w przypadku samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm3. Metoda ryczałtowa zakłada pomnożenie powyższych stawek przez maksymalne, wynikające z ustawy, limity. Są one uzależnione od wielkości danego miasta. Dla dużego miasta powyżej 500 tysięcy mieszkańców wynosi on 700 km. Oznacza to, że pracownik otrzymuje zwrot w wysokości maksymalnej dla danego obszaru. Pracodawca ma też prawo 1/22 tego wynagrodzenia, jeżeli pracownik nie pojawi się w pracy. Taka kwota może być potrącana za każdy dzień nieobecności.  

1.3 Zwrot za bilety komunikacji miejskiej – jaka kwota się należy?

Podobnie jak w przypadku zwrotu za paliwo, zwrot a bilety wynosi 139,06 zł miesięcznie dla pracowników spoza miejscowości, w której jest zakład pracy lub 111,25 zł miesięcznie dla pracowników z tej samej miejscowości. Może być to zwrot za bilety PKP lub inne środki komunikacji miejskiej i podmiejskiej. Takie kwoty wynikają z ustawy i podobnie jak w przypadku paliwa są one wyrazem dobrej woli pracodawcy. Warto też pamiętać, że wypłacanie dodatku generuje podwyższone koszty uzyskania przychodu. Oznacza to, że aby w pełni cieszyć się z dodatku musimy złożyć oświadczenie potwierdzające te koszty. Nie ma możliwości, aby pracodawca sam zgłosił taki fakt do odpowiednich instytucji. To pracownik powinien zainicjować tego rodzaju działanie, pracodawca nie ma obowiązku składać oświadczenia za pracownika ani go o nim informować. 

Niektórzy pracodawcy oferują również inne benefity związane z transportem. Może to być bezpłatny transport do miejsca pracy lub zwrot za bilety komunikacji miejskiej. Takie rozwiązanie jest wykorzystywane coraz powszechniej i ma być formą zachęcenia pracowników do pracy stacjonarnej. Dodatkową zaletą przyznawania tego typu świadczeń jest fakt, że nie podlegają one opodatkowaniu. Jest to zaleta z punktu widzenia pracodawcy, ale również pracowników, którzy dzięki temu coraz częściej mogą liczyć na takie świadczenia. 

1.4 Zwrot kosztów za paliwo czy za komunikację miejską – co bardziej się opłaca?

W przypadku zwrotu za dojazd do pracy nie ma różnicy, jaką formę dojazdu do zakładu wybierzemy. Dodatki do wynagrodzenia wynikają z ustawy i nie ulegają zmianie bez względu na to jak dostaniemy się do pracy. Należy pamiętać, że niektórzy pracodawcy uzależniają wypłacenie świadczenia od liczby przepracowanych godzin. Szczegółowe zasady ustala każdy zakład pracy. Bywa tak, że zwrot za paliwo pracownikowi przysługuje tylko pracownikom określonego szczebla lub z odpowiednim stażem pracy. 

W przypadku podróży służbowych zwrot kosztów za paliwo pracownikowi przysługuje w pełnym wymiarze, tak samo jak za bilety komunikacji. To od pracownika i pracodawcy zależy, jaką formę podróży wybiorą. Najczęściej dla pracownika lepszą formą podróży będzie prywatny samochód, jednak nie każdy preferuje takie rozwiązanie. Na pytanie, co się bardziej opłaca, nie da się więc jednoznacznie odpowiedzieć. Wszystko zależy od indywidualnych potrzeb. Praca akwizytora wymaga na przykład posiadania samochodu, a udział w targach niekoniecznie. Pracownik sam powinien więc przedyskutować z szefem wszelkie możliwości i wybrać opcję, która najbardziej usatysfakcjonuje obie strony.