Ile dni urlopu przysługuje pracownikowi? Praktyczny poradnik

Coraz więcej firm w Polsce korzysta z możliwości pracy zdalnej i elastycznych form zatrudnienia, jednak prawo do wypoczynku pozostało niezmiennie jednym z najważniejszych uprawnień pracowniczych. Znajomość zasad naliczania urlopu wypoczynkowego, nowych rodzajów dni wolnych oraz zmian w przepisach jest kluczowa, aby prawidłowo planować obsadę i unikać sporów. Jaki jest wymiar urlopu i jak go obliczyć? Sprawdź najnowsze regulacje, które mogą wpłynąć na Twoją firmę.

Najważniejsze informacje

1. Pracownik może skorzystać maksymalnie z 35 dni wolnego: 26 urlopu wypoczynkowego + 5 urlopu opiekuńczego + 2 dni urlopu z tytułu siły wyższej + 2 dni opieki nad dzieckiem – dotyczy to pracownika wychowującego dziecko do 14 lat. Pozostałym pracownikom przysługuje maksymalnie 33 dni urlopu(26+5+2).

2. Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy i wynosi 20 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, lub 26 dni, gdy zatrudnienie (łącznie z poprzednimi okresami pracy) wynosi co najmniej 10 lat.

3. Do stażu pracy wlicza się wszystkie wcześniejsze umowy o pracę oraz okresy ukończonej nauki (szkoła zawodowa, średnia, policealna i wyższa), a przy zatrudnieniu w niepełnym wymiarze wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do etatu.

4. Osoby podejmujące pracę po raz pierwszy nabywają urlop „z dołu" – za każdy miesiąc przysługuje 1/12 rocznego wymiaru urlopu.

5. Po wdrożeniu unijnych dyrektyw work‑life balance Kodeks pracy przewiduje dodatkowe 5 dni urlopu opiekuńczego oraz 2 dni (16 godzin) zwolnienia z powodu siły wyższej.

6. Ustawa stażowa przyjętą przez Sejm 12 września 2025 r. określa, że do stażu pracy będą wliczane okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz wykonywania umów zlecenia.

Komu przysługuje 20, a komu 26 dni urlopu wypoczynkowego?

Kodeks pracy gwarantuje każdemu zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Art. 152 Kodeksu pracy stanowi, że „pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu" i że pracownik nie może zrzec się tego prawa. Jest to jedno z podstawowych uprawnień pracowniczych wpisanych także w Konstytucję RP (art. 66 ust. 2) oraz Powszechną Deklarację Praw Człowieka (art. 24).

Wymiar urlopu wypoczynkowego określa art. 154 KP. Przepis ten ustala dwa warianty wymiary urlopu dla osób zatrudnionych na pełnym etacie:

• 20 dni dla osób ze stażem krótszym niż 10 lat

• 26 dni dla pracowników ze stażem co najmniej 10‑letnim.

W przypadku niepełnego wymiaru czasu pracy, urlop oblicza się proporcjonalnie do etatu, a niepełny dzień zaokrągla do pełnego dnia. Dodatkowo art. 154^2 KP przewiduje przeliczenie urlopu na godziny – jeden dzień odpowiada 8 godzinom pracy.

Nabywanie i korzystanie z urlopu

Nowo zatrudniony pracownik nabywa prawo do pierwszego urlopu stopniowo – po każdym miesiącu pracy przysługuje mu 1/12 wymiaru rocznego. W kolejnych latach kalendarzowych prawo do urlopu przysługuje „z góry", czyli pracownik na początku roku otrzymuje pulę dni odpowiadającą jego stażowi pracy. W razie rozwiązania umowy w trakcie roku, urlop ustala się proporcjonalnie do okresu przepracowanego, a niepełny miesiąc zaokrągla w górę do pełnego.

Pracodawca powinien udzielić urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Kodeks pracy dopuszcza podział urlopu na części, jednak jedna część musi obejmować co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Pracownik może skorzystać z maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie, które są częścią puli urlopowej i muszą być zgłoszone najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Niewykorzystany urlop należy udzielić do 30 września następnego roku.

Plan urlopów - czy masz obowiązek go tworzyć?

Nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek tworzenia planu urlopów. Taki plan jest wymagany tylko wtedy, gdy w firmie działa zakładowa organizacja związkowa. Jeżeli w zakładzie nie ma związków zawodowych, terminy urlopu ustalane są bezpośrednio w porozumieniu z pracownikiem – na podstawie jego wniosku o urlop i przy jednoczesnym zapewnieniu ciągłości pracy w firmie. W okresie wypowiedzenia pracodawca może jednostronnie udzielić urlopu. Należy również pamiętać, że nieprzerwana przerwa w pracy służy regeneracji – dlatego praktyką rekomendowaną przez Państwową Inspekcję Pracy jest udzielanie pracownikowi co najmniej jednej długiej, dwutygodniowej części urlopu.

Staż pracy a urlop - okresy wliczane do wymiaru urlopu

Nabycie prawa do 26 dni urlopu wypoczynkowego uzależnione jest od stażu pracy, czyli sumy okresów zatrudnienia u wszystkich dotychczasowych pracodawców. Do stażu wlicza się także okresy ukończonej nauki, czyli m.in.:

• ukończenie zasadniczej lub równorzędnej szkoły zawodowej - do 3 lat,

• ukończenie średniej szkoły zawodowej - do 5 lat,

• ukończenie średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata,

• ukończenie szkoły policealnej - 6 lat,

• ukończenie szkoły wyższej – 8 lat.

Okresy nauki nie sumują się między sobą — wybiera się jeden, najkorzystniejszy wariant.

Wejście w życie ustawy stażowej - zmiany w 2026 roku

12 września 2025 r. Sejm przyjął tzw. ustawę stażową. Zmiana ta zrównuje w prawach osoby pracujące na umowach zlecenia i prowadzące działalność gospodarczą z pracownikami etatowymi. Już w 2026 r. do stażu pracy będzie się wliczać okres prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, współpracy z osobą prowadzącą działalność, wykonywania umów zlecenia, umowy agencyjnej, a także okresy pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni czy spółdzielni kółek rolniczych. Okresy te potwierdzi specjalne zaświadczenie wydawane przez ZUS. Jeśli ZUS nie będzie w stanie wystawić dokumentu, pracownik będzie mógł udokumentować staż własnymi dokumentami. Utawa stażowa wchodzi w życie:

• 1.01.2026 r. dla sektora publicznego,

• pierwszy dzień miesiąca po 6 miesiącach od ogłoszenia ustawy dla sektora prywatnego.

Ta zmiana może zwiększyć grono pracowników uprawnionych do 26 dni urlopu.

Ile dni urlopu przy niepełnym etacie i w pierwszym roku pracy?

Wymiar urlopu 20/26 dni odnosi się do pełnego etatu. Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy ma prawo do urlopu proporcjonalnego do swojego etatu. Przy ½ etatu pracownik otrzyma 10 lub 13 dni urlopu. Artykuł 154 KP nakazuje zaokrąglanie niepełnych dni w górę. Polskie Centrum Kadrowo‑Płacowe wyjaśnia, że aby ustalić wymiar urlopu dla zatrudnionego na część etatu, należy pomnożyć pełnoetatowy wymiar urlopu przez ułamek odpowiadający etatowi, a następnie zaokrąglić w górę, przy czym dzień urlopu zawsze odpowiada 8 godzinom pracy.

Przykład: pracownik ze stażem do 10 lat zatrudniony na ¾ etatu (pracuje 5 dni po 6 godzin) ma prawo do 15 dni urlopu, co odpowiada 120 godzinom – nie wolno przyjmować, że dzień urlopu równa się 6 godzinom.

Zasada 8 godzin ma wyjątek – gdy pracownika obowiązuje niższa dobowa norma z odrębnych przepisów (np. 7 h dla pracownika z orzeczonym znacznym/umiarkowanym stopniem niepełnosprawności), do obliczeń przyjmuje się tę niższą normę.

Pierwszy urlop pracownika naliczany jest proporcjonalnie – po każdym przepracowanym miesiącu zyskuje on 1/12 z 20 lub 26 dni. Jeżeli pracownik zmieni zatrudnienie w trakcie roku, jego urlop u nowego pracodawcy ustala się proporcjonalnie do przepracowanego okresu, a niepełny miesiąc zaokrągla się w górę do pełnego. Takie zasady dotyczą również pracowników na okresie próbnym. W praktyce przedsiębiorca powinien wyliczyć liczbę dni na podstawie etatu i stażu, a następnie monitorować liczbę wykorzystanych godzin.

Dodatkowe dni wolne – urlop opiekuńczy, zwolnienie z powodu siły wyższej i opieka na dziecko

W 2023 r. Polska wdrożyła unijne dyrektywy dotyczące przejrzystych warunków pracy i work‑life balance, co przyniosło nowe rodzaje wolnego. Choć podstawowy wymiar urlopu wypoczynkowego (20/26 dni) się nie zmienił, pracownik w 2025 r. może skorzystać w sumie nawet z 35 dni wolnego. Na tę sumę składają się:

Urlop opiekuńczy – 5 dni wolnego w roku na opiekę nad członkiem rodziny lub osobą zamieszkującą w jednym gospodarstwie domowym. Z urlopu mogą korzystać nie tylko rodzice, ale także osoby opiekujące się rodzicami, małżonkami czy partnerami. Urlop jest bezpłatny, można go wykorzystać jednorazowo lub w częściach. Jego okres wlicza się do stażu pracy i nie wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego.

Zwolnienie z powodu siły wyższej – 2 dni lub 16 godzin w roku na nagłe sprawy rodzinne spowodowane chorobą, wypadkiem lub inną nieprzewidywalną sytuacją. Wolne jest płatne w wysokości 50 % wynagrodzenia. Pracodawca ma obowiązek udzielić wolnego z powodu siły wyższej na wniosek pracownika zgłoszony najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia. Niewykorzystane godziny nie przechodzą na kolejny rok.

Opieka nad dzieckiem – przysługuje rodzicom lub opiekunom wychowującym co najmniej jedno dziecko do 14 lat. Wymiar to 2 dni lub 16 godzin - w tym czasie pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Urlop na żądanie – szczególny tryb wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Pracownik może wziąć maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w roku, zgłaszając taki wniosek najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Dni te są odliczane z puli urlopu wypoczynkowego.

Te nowe instrumenty wymagają od pracodawców szczegółowej ewidencji i szybkiego reagowania na wnioski pracowników. Przy planowaniu należy pamiętać, że urlop opiekuńczy i zwolnienie z powodu siły wyższej nie zmniejszają puli urlopu wypoczynkowego, ale nieprzeniesione dni przepadają z końcem roku.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorcy

Prowadź dokładną ewidencję czasu pracy. Przepisy wymagają, aby ewidencja obejmowała liczbę godzin pracy oraz wykorzystane dni wolne. Elektroniczne systemy, takie jak moduł ewidencja czasu pracy w inEwi, pozwalają automatycznie obliczać wymiar urlopu, rejestrować wnioski urlopowe oraz monitorować wykorzystanie urlopu opiekuńczego czy zwolnienia z powodu siły wyższej. Dzięki temu unikasz błędów i zawsze wiesz, ile dni wolnych pozostało Twoim pracownikom.

Planuj urlopy z wyprzedzeniem. Ustal coroczne plany urlopowe, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i potrzeby firmy. Zadbaj, aby co najmniej jedna część urlopu pracownika obejmowała dwutygodniową nieprzerwaną przerwę – sprzyja to regeneracji i ogranicza ryzyko wypalenia zawodowego.

Monitoruj zmiany w prawie. Nowelizacje przepisów, takie jak ustawa stażowa wprowadzająca do stażu pracy okresy zlecenia i działalności gospodarczej, mogą zwiększyć wymiar urlopu Twoich pracowników. Warto korzystać z newsletterów Ministerstwa Rodziny i portali branżowych, aby być na bieżąco.

Stosuj zasadę proporcjonalności przy niepełnym etacie. Obliczaj urlop w godzinach (8 godzin na dzień) i zaokrąglaj niepełne dni w górę. Pamiętaj, że urlopu udziela się w dniach pracy pracownika według jego rozkładu czasu pracy.

Korzystaj z narzędzi do tworzenia grafików pracy. W firmach zatrudniających wielu pracowników planowanie urlopów i zastępstw bywa wyzwaniem. Moduł Grafiki pracy dostępny w inEwi pozwala szybko tworzyć harmonogramy, uwzględniając urlopy, nadgodziny i przerwy. Dzięki temu minimalizujesz ryzyko niedoboru personelu i zwiększasz zadowolenie zespołu.

Podsumowanie

Prawo do wypoczynku jest jednym z fundamentów polskiego prawa pracy. W 2025 r. wymiar urlopu wypoczynkowego nadal wynosi 20 lub 26 dni – zależnie od stażu pracy – a okresy nauki i poprzedniego zatrudnienia wpływają na wysokość stażu. Pracownicy zatrudnieni na część etatu otrzymują urlop w wymiarze proporcjonalnym, a pracownicy w pierwszym roku pracy nabywają urlop co miesiąc. Nowe przepisy wynikające z unijnych dyrektyw umożliwiają skorzystanie z dodatkowych dni wolnych, takich jak urlop opiekuńczy czy zwolnienie z powodu siły wyższej, dzięki czemu łączny wymiar wolnego może sięgnąć 35 dni w roku. Przedsiębiorcy powinni stosować narzędzia ułatwiające ewidencję urlopów, a także śledzić zmiany legislacyjne, takie jak ustawa stażowa. Świadome i prawidłowe zarządzanie urlopami wspiera dobrostan pracowników i chroni firmę przed naruszeniem przepisów.