Koszty Pracodawcy przy Najniższej Krajowej w 2025 r.

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w Polsce w 2025 roku to jedno z kluczowych zagadnień, z jakimi musi się zmierzyć każdy pracodawca. Wysokość płacy minimalnej determinuje strukturę budżetu firm, wymuszając dostosowanie wydatków na wynagrodzenia pracowników i określając poziom składek ZUS. W 2025 roku nastąpił wzrost płacy minimalnej, co znacznie zwiększa koszty pracodawcy i generuje potrzebę jeszcze dokładniejszego planowania wydatków. Jaka jest więc najniższa krajowa w 2025 roku i jakie generuje koszty po stronie pracodawcy?

Koszt pracodawcy w przypadku umowy o pracę

Koszt zatrudnienia pracownika przy najniższej krajowej w 2025 roku wynosi 5 691,59 zł miesięcznie. Obejmuje on:

wynagrodzenie brutto: 4 666 zł,
składki ZUS finansowane przez pracodawcę: 955,69 zł,
wpłatę podstawową na PPK (1,5%): 69,99 zł.

Koszt zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę przy najniższej krajowej w 2025 roku bez uwzględnienia PPK wynosi 5 621,69 zł miesięcznie.

Minimalna stawka godzinowa

W 2025 roku minimalna stawka godzinowa dla osób zatrudnionych na umowę zlecenie wynosi 30,50 zł brutto.

W przypadku umowy zlecenie należy wziąć pod uwagę możliwość występowania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, w tym ubezpieczenie emerytalne i rentowe, co wpływa na ostateczne koszty pracodawcy.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Minimalne wynagrodzenie w 2025 roku

Najniższa krajowa to ustawowo określona minimalna kwota wynagrodzenia, jaką pracodawca musi wypłacić pracownikowi za pełnoetatową pracę. W Polsce jest ona ustalana co roku przez rząd i ma na celu zapewnienie godnych warunków życia dla osób pracujących.

Od stycznia 2025 roku samo wynagrodzenie brutto w Polsce wynosi 4 666 zł, co przekłada się na najniższe krajowe wynagrodzenie netto w wysokości 3 510,92 zł. Wysokość minimalnego wynagrodzenia została podniesiona, aby poprawić sytuację finansową najmniej zarabiających. Dla pracodawcy oznacza to jednak konkretne zobowiązania.

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika przy najniższej krajowej wynosi obecnie 5 691,59 zł miesięcznie. Obejmuje on nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale także składki na ubezpieczenia społeczne, fundusz pracy, fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych, a także potencjalne wpłaty na pracownicze plany kapitałowe.

Koszt zatrudnienia pracownika bez uwzględnienia pracowniczych planów kapitałowych wynosi 5 621,69 zł miesięcznie.

Wynagrodzenie minimalne stanowi gwarantowane minimum dla pracownika zatrudnionego na pełny etat i jest określane corocznie przez przepisy prawa. Obejmuje ono podstawową pensję oraz inne stałe składniki wynagrodzenia, które wynikają z treści umowy o pracę, takie jak dodatki stażowe czy premie regulaminowe.

Warto wspomnieć, że do minimalnego wynagrodzenia pracownika nie wliczają się natomiast dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatki za pracę w nocy, wynagrodzenie za pracę w dni wolne, a także inne świadczenia, które przysługują niezależnie od wynagrodzenia podstawowego. Tego rodzaju dodatki są wypłacane ponad kwotę wynagrodzenia minimalnego i nie mogą być zaliczane na jego poczet.

Oznacza to, że pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi wynagrodzenie na poziomie co najmniej minimalnego wynagrodzenia brutto, a wszelkie dodatki wynikające ze szczególnych warunków pracy muszą być wypłacane dodatkowo.

Składki ZUS pracownika zatrudnionego w 2025 na podstawie umowy o pracę

Każdy pracodawca zatrudniający pracownika na podstawie umowy o pracę musi ponosić następujące koszty składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych:

Składka emerytalna: 9,76%
4 666 zł × 9,76% = 455,48 zł
Składka rentowa: 6,50%
4 666 zł × 6,50% = 303,29 zł
Ubezpieczenie wypadkowe: średnio 1,67%
4 666 zł × 1,67% = 77,92 zł
Fundusz Pracy: 2,45%
4 666 zł × 2,45% = 114,33 zł
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 0,10%
4 666 zł × 0,10% = 4,67 zł

Łącznie daje to około 955,69 zł doliczane do minimalnego wynagrodzenia brutto.

Należy pamiętać, że pracodawca zobowiązany jest do odprowadzania tych składek co miesiąc do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W wielu przypadkach składki te są określane mianem obowiązkowych składek, ponieważ bez względu na wielkość firmy czy branżę – muszą być terminowo opłacane.

W niektórych przypadkach pracodawca może być zwolniony z opłacania składek na fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych. Dotyczy to np. kobiet po ukończeniu 55 lat oraz mężczyzn po 60 roku życia. To istotny wyjątek, który czasami może zmniejszyć koszty.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) a koszt zatrudnienia pracownika w 2025 roku

W przypadku uczestnictwa pracownika w Pracowniczych Planach Kapitałowych, całkowity koszt wzrasta o dodatkową wpłatę finansowaną przez pracodawcę. Obowiązkowa wpłata na PPK wynosi 1,5% wynagrodzenia brutto, co przy najniższej krajowej w 2025 roku, czyli 4 666 zł, daje kwotę 69,99 zł miesięcznie.

Wpłata ta stanowi dodatkowy element obciążający budżet firmy, obok składek na ubezpieczenia społeczne, funduszu pracy i innych obowiązkowych składek ZUS. Choć udział w PPK jest dobrowolny dla pracownika, to w przypadku braku rezygnacji, pracodawca zobowiązany jest do terminowego odprowadzania środków. PPK są więc kosztem tylko jeśli pracownik w nich uczestniczy.

minimalna krajowa 2024 koszty pracodawcy

Nadgodziny i dodatkowe koszty pracodawcy

Przy planowaniu zatrudnienia pracownika w 2025 roku nie można zapominać o nadgodzinach. Pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości 50% lub 100% stawki godzinowej w zależności od pory i dnia, w którym nadgodziny są realizowane. To również wpływa na finalne koszty pracodawcy, szczególnie w firmach, gdzie praca w godzinach nadliczbowych jest standardem. Nadgodziny nie wliczają się do minimalnego wynagrodzenia.

Inne koszty zatrudnienia pracownika w 2025 roku

Koszt zatrudnienia pracownika w 2025 wiąże się również z innymi opłatami. Do faktycznego kosztu zatrudnienia należą też m. in:

Przygotowanie stanowiska pracy – w tym koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy oraz jego dostosowaniem do wykonywanych obowiązków służbowych.
Szkolenia BHP i przeszkolenie pracownika z zakresu bezpieczeństwa.
Badania lekarskie wymagane przed podjęciem pracy.
W niektórych branżach – zapewnienie pracownikom posiłków lub odzieży roboczej.
Uzyskiwanie wszelkiego rodzaju pozwoleń, w przypadku cudzoziemców np. legalizacja pobytu.

W wielu firmach standardem stają się też świadczenia pozapłacowe, takie jak karty sportowe, prywatna opieka medyczna, czy dodatkowe ubezpieczenia. Choć nie są one obowiązkowe, często stanowią istotną część kosztów zatrudnienia.

Minimalna stawka godzinowa – jakie są koszty zatrudnienia na umowę zlecenie?

Alternatywą dla umowy o pracę może być umowa zlecenie, szczególnie w przypadku krótkoterminowej współpracy. W 2025 roku minimalna stawka godzinowa wynosi 30,50 zł brutto.

Stawka godzinowa nie jest jednak całkowitym kosztem pracodawcy. W przypadku umowy zlecenia należy wziąć pod uwagę możliwość występowania dodatkowego obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, w tym składki rentowej i emerytalnej, co wpływa na wzrost całkowitego kosztu zatrudnienia. Ze składek ZUS zwolnieni są np. studenci do 26 roku życia, czy też osoby posiadające inny tytuł do ubezpieczeń społecznych.

Należy również pamiętać, że w przypadku umowy zlecenia nie przysługuje zazwyczaj wynagrodzenie urlopowe, co może wpływać na niższy całkowity koszt zatrudnienia.

Podsumowanie

W 2025 roku wysokość minimalnego wynagrodzenia i związane z tym koszty stają się coraz większym wyzwaniem dla przedsiębiorców. Każdy pracodawca zatrudniający pracownika musi dokładnie analizować wszystkie aspekty związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, uwzględniając nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale także obowiązek ubezpieczenia, dodatkowe składki i benefity. Koszt całkowity zatrudnienia pracownika przy pensji minimalnej to nie tylko wynagrodzenie brutto, ale cały pakiet wydatków, które muszą być zgodne z przepisami i zapewniać prawidłowe funkcjonowanie firmy.

FAQ - najczęściej zadawane pytania

Nie, do minimalnego wynagrodzenia nie wliczają się dodatki za nadgodziny, pracę w nocy ani za dni wolne. Tego typu dodatki są wypłacane ponad wynagrodzenie pracownika i nie mogą być zaliczane na poczet ustawowego minimum. Pracodawca musi zapewnić co najmniej wynagrodzenie brutto wynikające z przepisów o minimalnym wynagrodzeniu, a wszelkie dodatki muszą być wypłacane oddzielnie.
Poza wynagrodzeniem brutto na faktyczny koszt całkowity zatrudnienia pracownika wpływają także składki ZUS, koszt PPK (jeśli występuje) i inne wydatki. Należą do nich np. koszty szkoleń BHP, badań lekarskich oraz przygotowanie stanowiska pracy.
Wynagrodzenie zleceniobiorcy w 2025 roku musi wynosić co najmniej 30,50 zł brutto za godzinę. W przypadku obowiązku opłacania składek, całkowity koszt zatrudnienia zleceniobiorcy obejmuje nie tylko wynagrodzenie, ale również odpowiednie składki opłacane na ubezpieczenia społeczne. Warto również pamiętać, że w przypadku niektórych zleceniobiorców, np. studentów, całkowity koszt zatrudnienia pracownika może być niższy, ponieważ nie zawsze występuje obowiązek odprowadzania składek.
Pracownik opłaca z wynagrodzenia brutto część składek na ubezpieczenia społeczne: składkę emerytalną – 455,48 zł (9,76%), rentową – 69,99 zł (1,5%, pozostałe 5% finansuje pracodawca) oraz składkę chorobową – 114,33 zł (2,45%). Łącznie daje to 639,80 zł potrąceń na ubezpieczenia społeczne z wynagrodzenia brutto 4 666 zł. Dodatkowo, z wynagrodzenia pracownika potrącana jest obowiązkowa składka zdrowotna, wynosząca 9% podstawy wymiaru, która nie podlega odliczeniu od podatku i również wpływa na obniżenie wynagrodzenia netto.
Po potrąceniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z wynagrodzenia brutto pracownika, pracodawca jest zobowiązany do odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego.