Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Poradnik

Podstawowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej wynoszą 10 lub 50 lat, jednak w przypadku stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania niektórych rodzajów dokumentacji należy ustalać według przepisów obowiązujących przed tą datą. Okres przechowywania zależy przede wszystkim od daty nawiązania stosunku pracy, a w przypadku stosunków pracy nawiązanych w latach 1999–2018 także od zastosowania procedury związanej z raportem informacyjnym ZUS RIA. Dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym m.in. dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy, urlopu wypoczynkowego oraz wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Przy ustalaniu zasad jej przechowywania znaczenie mogą mieć również forma dokumentacji, toczące się postępowanie, ponowne zatrudnienie pracownika, prawo do otrzymania kopii oraz zasady odbioru i niszczenia dokumentacji.

Najważniejsze informacje

Dokumentację pracowniczą prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej.
Dokumentację dotyczącą stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku przechowuje się przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał.
Dokumentację pracowników wykonujących prace górnicze, równorzędne z pracą górniczą lub mających okresy zaliczane do pracy górniczej przechowuje się przez 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy.
Grzywna od 2000 do 60 000 zł grozi za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez wymagany okres albo pozostawienie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Co obejmuje dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza obejmuje dwie podstawowe grupy: akta osobowe pracownika oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Pracodawca musi prowadzić ją oddzielnie dla każdego pracownika, bez względu na liczbę zatrudnionych osób, wymiar etatu czy rodzaj umowy o pracę.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmuje m.in.:

dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
korzystania z urlopu wypoczynkowego,
wypłaconego wynagrodzenia,
innych świadczeń związanych z pracą.

Należą do niej również karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia.

Ważne: poniższy podział akt osobowych na części A–E dotyczy dokumentacji prowadzonej według obecnie obowiązujących zasad. Do dokumentacji pracowniczej zgromadzonej przed 1 stycznia 2019 roku, objętej przepisami przejściowymi, w zakresie sposobu jej prowadzenia stosuje się wcześniejsze zasady, przy czym pracodawca może dostosować tę dokumentację do obecnych zasad.

Część akt	Zakres dokumentów
A	Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych – w zakresie, w jakim zgodnie z przepisami dokumenty te przechowuje się w części A akt osobowych.
B	Dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia, w tym umowę o pracę, potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, dokumenty dotyczące pracy zdalnej i przyznania nagrody lub wyróżnienia oraz, jeżeli zadania pracownika zostały dodatkowo określone w tej formie, zakres czynności (zakres obowiązków). W części B przechowuje się także dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, ojcowskiego i wychowawczego oraz dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego. Dokumenty dotyczące urlopu wypoczynkowego prowadzi się odrębnie jako dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
C	Dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy oraz kopię wydanego świadectwa pracy. Przechowuje się tam również dokumenty dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, jeżeli strony postanowiły o wykorzystaniu tego urlopu w ramach kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu albo wygaśnięciu poprzedniej umowy.
D	Odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
E	Dokumenty i informacje przewidziane przepisami w związku z kontrolą trzeźwości pracownika albo kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, w tym informacje z kontroli przeprowadzonej przez pracodawcę oraz z badania przeprowadzonego przez uprawniony organ, w zakresie, w jakim przepisy pozwalają na ich przechowywanie w aktach osobowych.

Archiwum z kartonami zawierającymi dokumentację pracowniczą przechowywaną przez wymagany okres

Ile wynosi okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Nie ma jednej zasady obowiązującej wobec wszystkich pracowników. Okres przechowywania dokumentacji zależy przede wszystkim od daty nawiązania stosunku pracy. W przypadku osób zatrudnionych w latach 1999–2018 znaczenie ma również przeprowadzenie odpowiedniej procedury przed ZUS.

Data nawiązania stosunku pracy	Okres przechowywania dokumentacji	Sposób liczenia
Do 31 grudnia 1998 roku	Dla akt osobowych – 50 lat. W przypadku pozostałych rodzajów dokumentacji okres ustala się według przepisów właściwych dla danego rodzaju dokumentu obowiązujących przed 1 stycznia 2019 roku.	Dla akt osobowych – 50 lat od dnia ustania stosunku pracy. W przypadku pozostałych rodzajów dokumentacji sposób liczenia ustala się zgodnie z przepisami właściwymi dla danego rodzaju dokumentu.
od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku, bez ZUS RIA	Dla akt osobowych – 50 lat. W przypadku pozostałych rodzajów dokumentacji okres ustala się według przepisów obowiązujących przed 1 stycznia 2019 roku, właściwych dla danego rodzaju dokumentu	Dla akt osobowych – 50 lat od dnia ustania stosunku pracy; w przypadku pozostałych rodzajów dokumentacji sposób liczenia ustala się zgodnie z przepisami właściwymi dla danego rodzaju dokumentu
od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku, po przeprowadzeniu procedury ZUS OSW i ZUS RIA	10 lat	Co do zasady od końca roku kalendarzowego, w którym złożono ZUS RIA; przy ponownym zatrudnieniu objętym kontynuacją dokumentacji – od końca roku, w którym ustał najpóźniejszy stosunek pracy. Dokumentację pracowników objętych szczególnymi zasadami dotyczącymi pracy górniczej przechowuje się przez 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy.
Od 1 stycznia 2019 roku	Co do zasady 10 lat	Od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł
Pracownicy wykonujący prace górnicze, równorzędne z pracą górniczą lub mający okresy zaliczane do pracy górniczej	50 lat	Od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy

Data zatrudnienia oznacza w tym przypadku datę nawiązania konkretnego stosunku pracy. Sam fakt, że dana osoba pozostawała zatrudniona po 1 stycznia 2019 roku, nie przesądza jeszcze o zastosowaniu dziesięcioletniego terminu. Jeżeli stosunek pracy został nawiązany wcześniej, trzeba uwzględnić przepisy przejściowe.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych do końca 1998 roku

Akta pracowników, których stosunek pracy nawiązano do 31 grudnia 1998 roku, należy przechowywać przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy. Dla tej grupy nie przewidziano możliwości skrócenia okresu archiwizacji do 10 lat poprzez przekazanie raportu informacyjnego.

Zasada ta obowiązuje również wtedy, gdy pracownik zatrudniony przed 1999 rokiem kontynuował pracę przez wiele kolejnych lat. O właściwym okresie przechowywania nie decyduje wyłącznie data zakończenia zatrudnienia.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018

Dla stosunków pracy nawiązanych w latach 1999–2018 bez zastosowania procedury ZUS RIA okres przechowywania dokumentacji ustala się według przepisów obowiązujących przed 1 stycznia 2019 roku. W przypadku pracownika zgłoszonego przez danego płatnika po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w latach 1999–2018, po przeprowadzeniu procedury ZUS OSW i ZUS RIA okres przechowywania akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy skraca się do 10 lat, chyba że przepisy przewidują dłuższy okres. W ramach procedury płatnik składa ZUS OSW, a następnie przekazuje raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych objętych tym obowiązkiem:

w terminie roku od złożenia ZUS OSW, jeżeli zostali wyrejestrowani wcześniej,
wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń, jeżeli następuje ono po złożeniu ZUS OSW.

Dziesięcioletni okres co do zasady liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym złożono ZUS RIA. Przy ponownym zatrudnieniu objętym kontynuacją dokumentacji – od końca roku, w którym ustał najpóźniejszy stosunek pracy. Dokumentację pracowników wykonujących prace górnicze lub równorzędne albo mających okresy zaliczane do pracy górniczej przechowuje się przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych od 2019 roku

Standardowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku wynosi 10 lat. Termin ten biegnie od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu albo wygasł.

Oznacza to, że dziesięcioletniego okresu nie liczy się bezpośrednio od dnia ustania stosunku pracy. Najpierw należy ustalić koniec danego roku, a dopiero od tego momentu liczyć pełne 10 lat.

Przykład 1.

Anna została zatrudniona 6 maja 2021 roku, a jej umowa rozwiązała się 14 marca 2026 roku. Pracodawca przechowuje jej dokumentację do 31 grudnia 2036 roku, ponieważ termin liczy się od końca 2026 roku. Anna może odebrać dokumentację do 31 stycznia 2037 roku.

Jak raport informacyjny ZUS RIA skraca archiwizację?

Procedura raportu informacyjnego dotyczy osób zgłoszonych przez płatnika do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 roku, ale przed 1 stycznia 2019 roku. Samo złożenie ZUS OSW nie wystarcza do skrócenia okresu przechowywania dokumentacji. Konieczne jest również przekazanie raportów ZUS RIA.

Po złożeniu pierwszego raportu informacyjnego pracodawca nie może już wycofać oświadczenia ZUS OSW. Raporty należy przekazać za wszystkie osoby objęte ustawową procedurą.

Przykład 2.

Marek pracował w firmie od 3 kwietnia 2007 roku do 30 czerwca 2024 roku. Bez zastosowania procedury ZUS RIA jego akta osobowe należałoby przechowywać przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy, czyli do 30 czerwca 2074 roku. W przypadku pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy okres przechowywania należy ustalić zgodnie z przepisami obowiązującymi przed 1 stycznia 2019 roku, właściwymi dla danego rodzaju dokumentacji. Jeżeli Marek został po raz pierwszy zgłoszony przez tego płatnika do ubezpieczeń społecznych po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, i pracodawca skutecznie przeprowadzi procedurę ZUS OSW i ZUS RIA, okres przechowywania dokumentacji objętej tym skróceniem wyniesie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport ZUS RIA. Jeżeli raport zostanie złożony w 2026 roku, okres ten zakończy się 31 grudnia 2036 roku.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Jak długo trzeba przechowywać ewidencję czasu pracy?

Trzyletniego okresu przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy nie należy utożsamiać z okresem przechowywania ewidencji czasu pracy. Należy rozróżnić dwa odrębne zagadnienia prawne:

Przedawnienie roszczeń – trzyletni termin wynikający z Kodeksu pracy dotyczy roszczeń, na przykład o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe.
Przechowywanie ewidencji czasu pracy – w przypadku pracowników ewidencja czasu pracy stanowi część dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Przy ustalaniu okresu jej przechowywania należy uwzględniać również przepisy szczególne. W przypadku kierowców objętych ustawą o czasie pracy kierowców okres zależy od podstawy wykonywania pracy: ewidencję czasu pracy kierowcy zatrudnionego na podstawie stosunku pracy pracodawca przechowuje przez 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego. Natomiast ewidencję czasu pracy objętych tą ustawą przedsiębiorców osobiście wykonujących przewóz drogowy oraz osób wykonujących taki przewóz na rzecz przedsiębiorcy bez zatrudnienia u niego na podstawie stosunku pracy przechowuje się przez 2 lata po zakończeniu okresu nią objętego. W odniesieniu do dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku należy stosować właściwe dla nich zasady przechowywania. Dla stosunków pracy nawiązanych w latach 1999–2018 okres przechowywania dokumentacji może zostać skrócony do 10 lat po skutecznym przeprowadzeniu procedury ZUS OSW i ZUS RIA, jeżeli pracownik został przez danego płatnika po raz pierwszy zgłoszony do ubezpieczeń społecznych w tym okresie. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport ZUS RIA. Skrócenie to nie obejmuje dokumentacji podlegającej szczególnemu 50-letniemu okresowi przechowywania związanemu z wykonywaniem pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą lub posiadaniem okresów zaliczanych do pracy górniczej.

Po upływie trzech lat nie można automatycznie usuwać ewidencji czasu pracy ani dokumentów, które zgodnie z przepisami stanowią dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy, ponieważ podlegają one właściwemu okresowi przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Prawidłowa ewidencja czasu pracy jest ważna nie tylko podczas kontroli, lecz także przy rozliczaniu wynagrodzeń, nadgodzin, nieobecności i dni wolnych. inEwi wspiera bieżące rejestrowanie czasu pracy oraz tworzenie grafików pracy. Jednocześnie pracodawca powinien ustalić zgodną z przepisami politykę przechowywania całej dokumentacji pracowniczej.

Kiedy okres przechowywania dokumentacji może się wydłużyć?

W przypadku dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania ulega odpowiedniemu wydłużeniu, jeżeli dokumentacja może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu. Sposób wydłużenia okresu zależy od tego, czy pracodawca jest stroną tego postępowania, czy jedynie powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania. Zasad tych nie należy automatycznie stosować do dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku, dla której okres przechowywania ustala się na podstawie właściwych przepisów przejściowych.

Dokumentacja jako dowód w postępowaniu

Sposób przedłużenia okresu przechowywania zależy od udziału pracodawcy w postępowaniu:

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza dotycząca stosunku pracy nawiązanego od 1 stycznia 2019 roku może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, którego pracodawca jest stroną, pracodawca przechowuje tę dokumentację do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, nie krócej jednak niż przez podstawowy okres jej przechowywania.
Jeżeli dokumentacja dotycząca stosunku pracy nawiązanego od 1 stycznia 2019 roku jest lub może być dowodem w postępowaniu, a pracodawca nie jest stroną tego postępowania, lecz dowiedział się o wytoczeniu powództwa albo jego wszczęciu, okres przechowywania dokumentacji przedłuża się o 12 miesięcy. Po upływie tego okresu byłego pracownika zawiadamia się, w postaci papierowej lub elektronicznej, o możliwości odbioru dokumentacji w ciągu 30 dni od otrzymania zawiadomienia oraz o jej zniszczeniu, jeżeli nie zostanie odebrana.

Ponowne zatrudnienie pracownika

Przy ponownym zatrudnieniu sposób prowadzenia akt zmienia się wyłącznie w przypadkach objętych art. 94⁵ Kodeksu pracy. Jeżeli stosunek pracy z tym samym pracownikiem zostanie ponownie nawiązany przez tego samego pracodawcę w podstawowym 10-letnim okresie przechowywania, o którym mowa w art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, należy kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji.

Okres jej przechowywania należy wtedy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się lub wygasł ostatni stosunek pracy. Przy stosowaniu tej zasady należy uwzględnić następujące ograniczenia:

Jeżeli poprzedni stosunek pracy trwał 1 stycznia 2019 roku, zasadę tę stosuje się tylko wtedy, gdy za pracownika został złożony raport informacyjny ZUS RIA.
Zasady tej nie stosuje się automatycznie do dokumentacji podlegającej odrębnemu 50-letniemu okresowi przechowywania.

Szczególne okresy przechowywania

Dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika:

wykonującego prace górnicze,
wykonującego prace równorzędne z pracą górniczą,
mającego okresy zaliczane do okresów pracy górniczej

co do zasady przechowuje się przez 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy.

Nie oznacza to jednak, że każdy dokument znajdujący się w aktach osobowych lub pozostałej dokumentacji pracowniczej należy przechowywać przez pełne 50 lat. Jeżeli przepisy przewidują obowiązek wcześniejszego usunięcia określonych dokumentów lub informacji, należy zastosować właściwy dla nich termin.

Dotyczy to w szczególności dokumentów znajdujących się w części D akt osobowych, które podlegają usunięciu w związku z zatarciem kary lub innej odpowiedzialności, oraz informacji przechowywanych w części E akt osobowych, dotyczących kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Dokumenty te usuwa się zgodnie ze szczególnymi zasadami dotyczącymi okresu ich przechowywania. Jeżeli natomiast odrębne przepisy przewidują dla określonej dokumentacji dłuższy okres przechowywania, należy stosować ten dłuższy okres.

Czy dokumentację pracowniczą lepiej przechowywać papierowo czy elektronicznie?

Dokumentację pracowniczą można prowadzić i przechowywać w postaci papierowej albo elektronicznej, zgodnie z Kodeksem pracy. Obie formy są równoważne, ale w każdej z nich należy spełnić odpowiednie wymagania organizacyjne i techniczne.

Przechowywanie dokumentacji papierowej

Dokumentację papierową należy zabezpieczyć przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą oraz dostępem osób nieupoważnionych. W pomieszczeniu, w którym jest przechowywana, należy zapewnić warunki chroniące dokumenty przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, w tym odpowiednią temperaturę i wilgotność.

Przechowywanie dokumentacji elektronicznej

Dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej należy prowadzić i przechowywać w systemie teleinformatycznym zapewniającym odpowiednie zabezpieczenie dokumentów przez cały wymagany okres ich przechowywania.

System powinien zapewniać:

ochronę dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
integralność treści dokumentacji i metadanych, w tym ochronę przed nieuprawnionym wprowadzaniem zmian,
stały dostęp do dokumentacji osobom upoważnionym,
identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie zmian dokonywanych przez te osoby w dokumentacji i metadanych,
możliwość skutecznego wyszukiwania dokumentacji na podstawie przypisanych do niej metadanych,
możliwość wydawania i eksportowania dokumentacji lub jej części w wymaganej postaci,
możliwość wydruku dokumentacji.

Zabezpieczenie dokumentacji elektronicznej wymaga w szczególności systematycznego analizowania zagrożeń, stosowania odpowiednich procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych i przechowywania danych oraz stosowania środków bezpieczeństwa adekwatnych do istniejących zagrożeń. Należy również na bieżąco kontrolować działanie stosowanych zabezpieczeń i okresowo oceniać ich skuteczność.

Pracodawca powinien zapewnić rozwiązania umożliwiające długotrwałe przechowywanie dokumentacji, w tym w razie potrzeby przenoszenie jej na nowe nośniki lub do nowych formatów danych. Dokumentacja powinna pozostawać dostępna, użyteczna i wiarygodna co najmniej do końca wymaganego okresu jej przechowywania.

Jak pracownik może otrzymać kopię dokumentacji?

Wniosek o wydanie kopii całości bądź części swojej dokumentacji można złożyć w postaci papierowej albo elektronicznej, zarówno w trakcie zatrudnienia, jak i po jego zakończeniu. Kopię należy wydać nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku przez pracodawcę.

Sposób przygotowania kopii zależy od postaci, w jakiej dokumentacja jest przechowywana:

Jeżeli dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci papierowej, na wniosek osoby uprawnionej wydaje się kopię całości lub wskazanej we wniosku części dokumentacji. Kopię papierową opatruje się podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym jej zgodność z dokumentacją pracowniczą. Kopię elektroniczną sporządza się jako odwzorowanie cyfrowe zgodne z wymaganiami dotyczącymi takiego odwzorowania, zapisuje w formacie PDF i opatruje kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
W przypadku dokumentacji elektronicznej można wydać ją w tej samej postaci lub jako wydruk zawierający wymagane metadane i potwierdzenie zgodności.

Prawo do uzyskania kopii należy odróżnić od odbioru oryginalnej dokumentacji po zakończeniu okresu jej przechowywania. Wniosek o kopię można złożyć również w trakcie zatrudnienia, gdy dokumentacja nadal znajduje się u pracodawcy.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Jaka kara grozi za nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej?

Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, przechowywanie jej przez okres krótszy od wymaganego albo pozostawienie w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Według Kodeksu pracy obowiązującego 22 września 2026 roku czyn ten podlega karze grzywny od 2000 do 60 000 zł. Wcześniej górna granica wynosiła 30 000 zł, dlatego taka kwota nadal pojawia się w starszych opracowaniach. Odpowiedzialność może ponosić pracodawca albo osoba działająca w jego imieniu.

Ryzyko nie ogranicza się do samej grzywny. Brak kompletnej dokumentacji może utrudnić rozliczenie kontroli, wykazanie prawidłowości wypłaconego wynagrodzenia, odtworzenie przebiegu zatrudnienia pracownika lub obronę stanowiska firmy w postępowaniu sądowym.

Podsumowanie

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy przede wszystkim od daty nawiązania stosunku pracy. Dla stosunków nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku wynosi co do zasady 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał, natomiast dla wcześniejszych stosunków okres ustala się według przepisów obowiązujących przed 2019 rokiem. W przypadku stosunków pracy z lat 1999–2018 okres ten może zostać skrócony do 10 lat po przeprowadzeniu procedury ZUS OSW i ZUS RIA, jeżeli pracownik został przez danego płatnika po raz pierwszy zgłoszony do ubezpieczeń społecznych w tym okresie. Dokumentację pracowników wykonujących prace górnicze lub równorzędne z pracą górniczą albo mających okresy zaliczane do pracy górniczej przechowuje się przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy. Pracodawca musi zapewnić właściwe warunki przechowywania dokumentacji oraz uwzględniać zasady jej odbioru i niszczenia, a w określonych przypadkach także wydłużenie okresu przechowywania.

Źródła:

FAQ - najczęściej zadawane pytania

Nie ma jednego okresu przechowywania właściwego dla całej dokumentacji pracowniczej w każdej sytuacji. Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku podstawowy okres przechowywania wynosi 10 lat, chyba że przepisy szczególne przewidują dłuższy termin. W przypadku stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania należy ustalać z uwzględnieniem przepisów obowiązujących przed tą datą oraz rodzaju dokumentacji. Dla stosunków pracy nawiązanych w latach 1999–2018 okres przechowywania dokumentacji objętej procedurą ZUS RIA może zostać skrócony do 10 lat po skutecznym złożeniu raportu informacyjnego. Bez ZUS RIA nie należy automatycznie przyjmować 10-letniego okresu dla całej dokumentacji.
Akta osobowe pracownika, którego stosunek pracy nawiązano do 31 grudnia 1998 roku, przechowuje się przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy. Dla tej grupy nie można skrócić tego terminu poprzez złożenie raportu ZUS RIA.
Trzyletni termin przedawnienia roszczeń pracowniczych nie jest samodzielną podstawą do zniszczenia ewidencji czasu pracy. Ewidencja stanowi część dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i podlega właściwemu okresowi przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Dokumentację pracowniczą można prowadzić i przechowywać w postaci elektronicznej, jeżeli wykorzystywany do tego system teleinformatyczny spełnia wymagania dotyczące bezpieczeństwa, integralności, dostępności, kontroli dostępu, rejestrowania zmian oraz tworzenia kopii zapasowych.
Pracodawca musi wydać kopię całości lub wskazanej części dokumentacji pracowniczej nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania papierowego albo elektronicznego wniosku uprawnionej osoby.
Po upływie okresu przechowywania dokumentację może odebrać były pracownik, którego stosunek pracy nawiązano od 1 stycznia 2019 roku, oraz były pracownik, za którego złożono raport ZUS RIA, do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu. Jeżeli dokumentacja nie zostanie odebrana w tym terminie, pracodawca ma do 12 miesięcy na jej zniszczenie i w tym czasie, do chwili zniszczenia, może jeszcze wydać ją byłemu pracownikowi. W przypadku dokumentacji dotyczącej stosunku pracy nawiązanego od 1 stycznia 2019 roku szczególne zasady odbioru mogą mieć zastosowanie, gdy dokumentacja stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu.
Pracodawca niszczy nieodebraną dokumentację w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór. Dokumenty należy zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści.
Nieprowadzenie dokumentacji, przechowywanie jej przez zbyt krótki okres albo pozostawienie dokumentów w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega grzywnie od 2000 do 60 000 zł.