Akta osobowe pracownika - jak należy je prowadzić?

Akta osobowe pracownika - jak należy je prowadzić?

Opublikowano 25.10.2017 przez Karolina Miech w kategorii Poradnik Szefa

Jakimi zasadami należy się kierować podczas prowadzenia akt osobowych pracownika?

Przede wszystkim trzeba mieć świadomość, że prowadzenie dokumentacji pracowniczej warunkują przepisy prawa. Mowa w tym przypadku o Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Gdy chodzi o akta osobowe, wzór umowy o pracę również można w takim obowiązującym rozporządzeniu znaleźć. Trzeba mieć na uwadze to, że od stycznia 2016 roku nieco się zmienił, dlatego też warto zadbać o aktualne dokumenty. Nie ulega wątpliwości, że należy postępować zgodnie z wytycznymi, aby nie narazić się na nieprzyjemności wynikające z zaniedbania koniecznych obowiązków.

Na początek trochę o samej strukturze akt osobowych, która powinna być zachowana. Całość takich akt składa się z trzech części, nazwanych pierwszymi literami alfabetu, czyli A, B oraz C. Każda z nich odpowiada za dokumenty innego typu, o których więcej można dowiedzieć się z poniższego artykułu. Natomiast układając zawartość takich teczek, należy pamiętać przede wszystkim o:

  • zachowaniu chronologii;
  • ponumerowaniu poszczególnych dokumentów;
  • stworzeniu dokładnego wykazu zawartości.
To bardzo ważne, aby zachować należyty porządek w teczkach, zgodnie z wyżej wymienionymi zasadami. Rzeczą oczywistą jest to, że dla każdego pracownika należy prowadzić osobne akta. Co powinno znaleźć się w poszczególnych częściach ww. dokumentacji?
prowadzenie dokumentacji pracowniczej regulują przepisy prawa

Co zawierają poszczególne części akt osobowych?

Część A

Jest związana z okresem ubiegania się danej osoby o posadę. Powinny się w niej znajdować kopie lub odpisy dokumentów składanych podczas procesu rekrutacji, czyli chodzi tutaj między innymi o kwestionariusz osobowy wypełniony przez kandydata. Niezbędne jest potwierdzenie posiadanych kwalifikacji, które pozwalają na wykonywanie powierzonych zadań. Do tego wszystkiego dochodzą także świadectwa ze szkoły, czy studiów potwierdzające posiadane wykształcenie, jak i świadectwa wcześniejszej pracy, jeżeli taka miała miejsce. Teczka akt osobowych, a konkretnie jej część A będzie zawierała orzeczenie lekarskie, które potwierdza brak przeciwwskazań do wykonywania danego zawodu, jak również inne dokumenty, których złożenie mogą regulować dodatkowe przepisy. Poza tym, mogą się w niej znaleźć różne certyfikaty, dyplomy, czy świadectwa potwierdzające ukończenie szkoleń bądź kursów, które kandydat składający dokumenty przedkłada z własnej woli.

Część B

Część druga, zwana B to już nawiązanie stosunku pracy oraz sam przebieg zatrudnienia. Tutaj powinna znajdować się przede wszystkim umowa o pracę. Ponadto nie może zabraknąć potwierdzenia tego, że pracownik zapoznał się z przepisami BHP i ukończył niezbędne szkolenie w tym zakresie, poznał obowiązujący regulamin oraz jest świadom konieczności zachowania tajemnicy służbowej względem niektórych informacji. Do tego dochodzi kwestionariusz osobowy, oświadczenie z numerem konta, które pozwala na przekazywanie wynagrodzenia na rachunek bankowy, a także PIT-2. Tutaj znajdzie się też orzeczenie lekarskie, które mówi o koniecznych badaniach okresowych oraz kontrolnych. Poza tym czasem zawierana jest umowa o zakazie konkurencji, którą trzeba oczywiście wpiąć do akt w tym miejscu.

W części B, o której tutaj mowa powinny znaleźć się dokumenty mówiące o powierzonym mieniu pracowniczym, otrzymanych karach, czy nagrodach, podnoszonych kwalifikacjach, zmianie trybu, czy wymiaru pracy. Do tego dochodzą pisma związane z udzielonym urlopem zarówno bezpłatnym, jak i wychowawczym. W tej części pracodawca będzie gromadził wszelkie pisma dokumentujące różne wydarzenia mające miejsce podczas pełnienia obowiązków. Może na przykład chodzić o wypadki, choroby zawodowe i powiązane z tym świadczenia. Oczywiście im dłuższa służba, tym bardziej obszerna teczka, ponieważ znajduje się w niej wszystko, co dotyczy wypełniania stosunku pracy, zatem również różnego typu upoważnienia, przepustki, czy zaświadczenia. Jak widać, lista jest naprawdę długa.

Część C

Dotyczy ona ustania pełnienia wyznaczonych obowiązków. Ta ostatnia część będzie mniej okazała, aniżeli wcześniejsza, ponieważ znajdzie się w niej przede wszystkim wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę, kopia świadectwa pracy, które zostało wydane osobie odchodzącej. Poza tym wszelkie dokumenty podpisywane po zakończeniu współpracy, jak na przykład umowę o zakazie konkurencji obowiązującą także byłego pracownika, jeśli taka oczywiście istnieje.
przechowywanie akt osobowych

Akta osobowe, o których mowa powyżej mogą być naprawdę obszerne oraz zawierać bardzo dużo dokumentów. Jest to ogromna skarbnica wiedzy o danej osobie, dlatego trzeba uważać, komu się je udostępnia. Pracownik nie powinien się obawiać, że jego teczka trafi w niepowołane ręce. O to musi już zadbać sam pracodawca. Oprócz tego sposób przechowywania akt również ma znaczenie, ponieważ nie mogą one ulec zniszczeniu. Wciąż obowiązuje przepis nakazujący trzymanie ich jeszcze przez 50 lat od zakończenia pracy, jednak na szczęście zapowiadane są w tym zakresie zmiany. Przewidują one skrócenie tego okresu do 10 lat, co jest na pewno pozytywną informacją dla pracodawców. Warto być na bieżąco z regulacjami mówiącymi zarówno o aktach osobowych, jak i tymi dotyczącymi obowiązków leżących po stronie właściciela firmy, gdy chodzi o zatrudnianie osób.
Pozbądź się z firmy papierowych list obecności

Pozbądź się z firmy papierowych list obecności

Sprawdź jak!

14 dni ZA DARMO, bez zobowiązań i limitów!

Wystarczy, że założysz konto.

Przed wysłaniem nam swoich danych, koniecznie zapoznaj się z Polityką Prywatności, w której znajdziesz informacje o administratorze danych osobowych, Twoich prawach i naszych obowiązkach, w jakim celu przetwarzane są Twoje dane oraz wszelkie inne informacje, które dotyczą ochrony i bezpieczeństwa Twoich danych osobowych.

Zakładając konto akceptujesz postanowienia naszego regulaminu.