Akta osobowe pracownika - jak należy je prowadzić?

Na każdym pracodawcy spoczywa szereg obowiązków związanych z zatrudnieniem pracowników. Chodzi nie tylko o sferę finansową czy formalne kwestie związane z umowami, lecz również prawidłowe prowadzenie tzw. akt osobowych. Wszelkie okoliczności w tym obszarze reguluje przede wszystkim Kodeks pracy, w którym określono konkretne zasady dotyczące tego, jak należy postępować z aktami pracowniczymi. Wyjaśniamy, co warto wiedzieć na ten temat!

Akta osobowe pracownika - jak należy je prowadzić?

Dokumentacja pracownicza odgrywa znaczącą rolę w funkcjonowaniu każdego zakładu pracy. Stanowi zbiór wszystkich kluczowych dla stosunku pracy dokumentów, w tym nie tylko umów, ale również wniosków urlopowych, zwolnień lekarskich czy składanych przez zatrudnionego oświadczeń. Akta osobowe pracownika uzupełniają niejako dokumentację prowadzoną dla potrzeb Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędu Skarbowego. 

Jakimi zasadami należy się kierować podczas prowadzenia akt osobowych pracownika?

Przede wszystkim trzeba mieć świadomość, że prowadzenie dokumentacji pracowniczej warunkują przepisy prawa. Mowa w tym przypadku o Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Gdy chodzi o akta osobowe, wzór umowy o pracę również można w takim obowiązującym rozporządzeniu znaleźć. Trzeba mieć na uwadze to, że od stycznia 2016 roku nieco się zmienił, dlatego też warto zadbać o aktualne dokumenty. Nie ulega wątpliwości, że należy postępować zgodnie z wytycznymi, aby nie narazić się na nieprzyjemności wynikające z zaniedbania koniecznych obowiązków.

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazuje, że podstawowy i bardzo ogólny podział akt osobowych sprowadza się do wyszczególnienia: dokumentacji osobowej (tj. ewidencja czasu pracy, rejestry, wykazy) oraz dokumentacji płacowej (dotyczy wypłacanych wynagrodzeń za pracę). 

Teraz trochę o samej strukturze akt osobowych, która powinna być zachowana. Całość takich akt składa się z trzech części, nazwanych pierwszymi literami alfabetu, czyli A, B oraz C. Każda z nich odpowiada za dokumenty innego typu, o których więcej można dowiedzieć się z poniższego artykułu. Natomiast układając zawartość takich teczek, należy pamiętać przede wszystkim o:

• zachowaniu chronologii;
• ponumerowaniu poszczególnych dokumentów;
• stworzeniu dokładnego wykazu zawartości.

Obecnie jedną z niezwykle istotnych kwestii jest to, aby akta osobowe spełniały wymogi Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Z tego powodu pracodawca musi zadbać o oświadczenie RODO w aktach osobowych, dzięki któremu będzie mógł swobodnie przechowywać informacje o pracowniku. 

To bardzo ważne, aby zachować należyty porządek w teczkach, zgodnie z wyżej wymienionymi zasadami. Rzeczą oczywistą jest to, że dla każdego pracownika należy prowadzić osobne akta. Co powinno znaleźć się w poszczególnych częściach ww. dokumentacji?

Co zawierają poszczególne części akt osobowych?

Część A

Jest związana z okresem ubiegania się danej osoby o posadę. Powinny się w niej znajdować kopie lub odpisy dokumentów składanych podczas procesu rekrutacji, czyli chodzi tutaj między innymi o kwestionariusz osobowy wypełniony przez kandydata. Niezbędne jest potwierdzenie posiadanych kwalifikacji, które pozwalają na wykonywanie powierzonych zadań. Do tego wszystkiego dochodzą także świadectwa ze szkoły, czy studiów potwierdzające posiadane wykształcenie, jak i świadectwa wcześniejszej pracy, jeżeli taka miała miejsce. Teczka akt osobowych, a konkretnie jej część A będzie zawierała orzeczenie lekarskie, które potwierdza brak przeciwwskazań do wykonywania danego zawodu, jak również inne dokumenty, których złożenie mogą regulować dodatkowe przepisy. Poza tym, mogą się w niej znaleźć różne certyfikaty, dyplomy, czy świadectwa potwierdzające ukończenie szkoleń bądź kursów, które kandydat składający dokumenty przedkłada z własnej woli.

Część B

Część druga, zwana B to już nawiązanie stosunku pracy oraz sam przebieg zatrudnienia. Tutaj powinna znajdować się przede wszystkim umowa o pracę. Ponadto nie może zabraknąć potwierdzenia tego, że pracownik zapoznał się z przepisami BHP i ukończył niezbędne szkolenie w tym zakresie, poznał obowiązujący regulamin oraz jest świadom konieczności zachowania tajemnicy służbowej względem niektórych informacji. Do tego dochodzi kwestionariusz osobowy, oświadczenie z numerem konta, które pozwala na przekazywanie wynagrodzenia na rachunek bankowy, a także PIT-2. Tutaj znajdzie się też orzeczenie lekarskie, które mówi o koniecznych badaniach okresowych oraz kontrolnych. Poza tym czasem zawierana jest umowa o zakazie konkurencji, którą trzeba oczywiście wpiąć do akt w tym miejscu.

W części B, o której tutaj mowa powinny znaleźć się dokumenty mówiące o powierzonym mieniu pracowniczym, otrzymanych karach, czy nagrodach, podnoszonych kwalifikacjach, zmianie trybu, czy wymiaru pracy. Do tego dochodzą pisma związane z udzielonym urlopem zarówno bezpłatnym, jak i wychowawczym. W tej części pracodawca będzie gromadził wszelkie pisma dokumentujące różne wydarzenia mające miejsce podczas pełnienia obowiązków. Może na przykład chodzić o wypadki, choroby zawodowe i powiązane z tym świadczenia. Oczywiście im dłuższa służba, tym bardziej obszerna teczka, ponieważ znajduje się w niej wszystko, co dotyczy wypełniania stosunku pracy, zatem również różnego typu upoważnienia, przepustki, czy zaświadczenia. Jak widać, lista jest naprawdę długa.

Część C

Dotyczy ona ustania pełnienia wyznaczonych obowiązków. Ta ostatnia część będzie mniej okazała, aniżeli wcześniejsza, ponieważ znajdzie się w niej przede wszystkim wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę, kopia świadectwa pracy, które zostało wydane osobie odchodzącej. Poza tym wszelkie dokumenty podpisywane po zakończeniu współpracy, jak na przykład umowę o zakazie konkurencji obowiązującą także byłego pracownika, jeśli taka oczywiście istnieje.

Akta osobowe, o których mowa powyżej mogą być naprawdę obszerne oraz zawierać bardzo dużo dokumentów. Jest to ogromna skarbnica wiedzy o danej osobie, dlatego trzeba uważać, komu się je udostępnia. Pracownik nie powinien się obawiać, że jego teczka trafi w niepowołane ręce. O to musi już zadbać sam pracodawca. Oprócz tego sposób przechowywania akt również ma znaczenie, ponieważ nie mogą one ulec zniszczeniu. Wciąż obowiązuje przepis nakazujący trzymanie ich jeszcze przez 50 lat od zakończenia pracy, jednak na szczęście zapowiadane są w tym zakresie zmiany. Przewidują one skrócenie tego okresu do 10 lat, co jest na pewno pozytywną informacją dla pracodawców. Warto być na bieżąco z regulacjami mówiącymi zarówno o aktach osobowych, jak i tymi dotyczącymi obowiązków leżących po stronie właściciela firmy, gdy chodzi o zatrudnianie osób.

Część D 

Część D akt osobowych powinna zawierać wszelkie informacje związane z nałożonymi na pracownika karami porządkowymi. Wśród dokumentów można wyróżnić między innymi odpis zawiadomienia o ukaraniu, jak i inne pisma związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Warto dodać, że dokumenty znajdujące się w tej części należy przechowywać w wydzielonych częściach dotyczących konkretnej kary. Każdej z nich przyporządkowuje się odpowiednio numery: D1, D2, D3 itd. 

Ta część akt osobowych została stworzona w celu uporządkowania tego obszaru. W praktyce bowiem pracownik ma obowiązek skutecznego i nieodtwarzalnego usunięcia z teczki pracownika informacji dotyczących nałożonej na niego kary. Następuje to najpóźniej po roku od pojawienia się takiego wpisu, o ile pracownik przez ten czas zachowywał się nienagannie i świadczył stosunek pracy. Jeśli chodzi o kwestie czysto proceduralne, pracownik usuwając z akt odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa także całą wydzieloną część dotyczącą tej właśnie kary, a resztę uporządkowuje się zgodnie z numeracją, tak aby zachować chronologię. 

W przypadku większości pracowników część D akt osobowych pozostaje więc pusta, a w sytuacji, gdy trafią do niej jakieś informacje, po wspomnianym okresie osoby odpowiedzialne za prowadzenie dokumentacji pracowniczej mogą w prosty sposób usunąć informacje. Pozwala to na zaoszczędzenie sporej ilości czasu i jest znacznym ułatwieniem.

Gdzie należy przechowywać akta osobowe pracowników?

Akta pracownicze zawierają szczegółowe dane, dlatego powinny być zabezpieczone przed kontaktem z osobami trzecimi. Nie mogą więc trafić w niepowołane do tego ręce, a już na pewno bez zgody pracownika, którego dotyczą. Nie ma tutaj znaczenia to, w jakiej formie są przechowywane - tradycyjnej papierowej czy na nośnikach elektronicznych. Przepisy dokładnie określają, jak należy postępować z dokumentacją pracowniczą. Akta papierowe muszą być chronione nie tylko przed niepowołanymi osobami, ale również zabezpieczone przed uszkodzeniem, zniszczeniem, a już szczególnie ich utratą. Najlepszym rozwiązaniem jest wydzielenie w firmie miejsca, w którym znajdą się akta osobisty wszystkich pracowników. Najczęściej przechowywaniem takiej dokumentacji zajmują się pracownicy z działu kadr lub księgowości, ale zależy to oczywiście od wielkości i struktury organizacyjnej danego przedsiębiorstwa. 

Ile trwa okres przechowywania akt pracowniczych? 

Niezwykle istotnym elementem jest to, jak długo pracodawca musi przechowywać dokumenty pracownicze, aby w pełni zrealizować nałożony na niego obowiązek. Kilka lat temu wprowadzono nowelizację, która znacznie skróciła wymagany okres przechowywania akt pracowników. Do końca 2018 roku pracodawca musiał przechowywać je przez aż 50 lat! W obecnym stanie prawnym, pracodawca jest zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych już pracowników przez okres 10 lat - zarówno wtedy, gdy pracownik został zatrudniony 1 stycznia 2019 roku lub później, jak i w przypadku zatrudnienia go w latach 1999-2018. W drugim przypadku pracodawca musi jednak złożyć do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA. W przeciwnym razie okres ten wydłuża się do obowiązujących wcześniej 50 lat. Co ważne, 50-letni okres jest nadal wymagany w przypadku pracowników, którzy zostali zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku i nie ma tutaj znaczenia to, czy nadal pracują w danej firmie czy rozwiązano z nimi umowę o pracę.  

Jak liczymy 10-letni okres przechowywania akt pracowniczych? W dwóch pierwszych przypadkach, a więc przy pracownikach zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku lub później, a także w latach 1999-2018 (o ile pracodawca złożyć ZUS OSW i ZUS RIA) okres 10 lat rozpoczyna swój bieg ostatniego dnia roku, w którym zatrudniający złożył raport informacyjny. Jeśli natomiast chodzi o 50-letni okres przechowywania akt pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r., czas ten liczy się od dnia ustania stosunku pracy. 

Jeszcze jedną kwestią pozostaje to, co w przypadku, gdy dana osoba została ponownie zatrudniona w tym samym przedsiębiorstwie? Jeśli nastąpiło to w okresie 10 lat od ustania lub rozwiązania umowy o pracę pracodawca nie musi otwierać nowej teczki, lecz kontynuować prowadzenie poprzedniej dokumentacji. Wówczas okres przechowywania biegnie od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się ostatni stosunek pracy. 

Akta osobowe w formie elektronicznej - jak je prowadzić?

Wszelkie odpowiedzi na to pytanie przynosi rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Niezbędnym elementem w przypadku e-akt jest opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Jeśli pracownik nie posiada takich możliwości, pracodawca lub jego przedstawiciel powinien zeskanować dokumenty papierowe podpisane przez zatrudnionego, a następnie opatrzyć je własnym podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Stanowi to potwierdzenie zgodności dokumentu papierowego z jego cyfrową wersją.