e-Doręczenia – nowoczesna forma komunikacji z administracją publiczną

W dobie cyfryzacji i dynamicznego rozwoju technologii, komunikacja między przedsiębiorcami a administracją publiczną przechodzi znaczące zmiany. Tradycyjne metody wymiany korespondencji ustępują miejsca nowoczesnym rozwiązaniom, które zapewniają szybkość, bezpieczeństwo i efektywność. Jednym z kluczowych elementów tej transformacji są e-Doręczenia – system rejestrowanego doręczenia elektronicznego, który stopniowo stanie się obowiązkowy dla wielu podmiotów gospodarczych w Polsce.

Najważniejsze informacje związane z tematem

1. e-Doręczenia to system elektronicznej korespondencji między obywatelami, przedsiębiorcami i administracją publiczną, zapewniający pełną moc prawną dokumentów oraz eliminujący potrzebę korzystania z tradycyjnej poczty.

2. Obowiązek stosowania e-Doręczeń objął lub wkrótce obejmie podmioty publiczne, spółki wpisane do KRS oraz przedsiębiorców z CEIDG – stopniowo od 1 stycznia 2025 r., z kolejnymi terminami dla różnych grup do 2029 r.

3. e-Doręczenia dla przedsiębiorców są obowiązkowe i nie można z nich zrezygnować, jedynie osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej będą miały dobrowolność w zakresie korzystania z nowej usługi.

4. Uruchomienie usługi e-Doręczenia obejmuje wybór dostawcy, złożenie wniosku o utworzenie adresu i wpis do bazy adresów elektronicznych, weryfikację tożsamości oraz aktywację adresu.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to usługa umożliwiająca bezpieczną i skuteczną wymianę korespondencji elektronicznej za potwierdzeniem odbioru, między obywatelami, przedsiębiorcami a instytucjami publicznymi. Dzięki niej możliwe jest przesyłanie wiadomości i dokumentów w formie cyfrowej z zachowaniem pełnej mocy prawnej, co eliminuje konieczność korzystania z tradycyjnej poczty.

Kto będzie musiał korzystać z e-Doręczeń?

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń dotyczy przede wszystkim podmiotów publicznych, takich jak urzędy i instytucje państwowe. Jednakże, zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych, obowiązek ten rozszerza się również na określone grupy przedsiębiorców. W szczególności dotyczy to:

• spółek wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), takich jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne czy spółki komandytowe,

• osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które są wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Dla tych podmiotów posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych stanie się niezbędne do prowadzenia oficjalnej korespondencji z organami administracji publicznej.

Kiedy wchodzi ustawa o doręczeniach elektronicznych?

Ustawa o doręczeniach elektronicznych została uchwalona w celu uregulowania zasad komunikacji elektronicznej między obywatelami, przedsiębiorcami a administracją publiczną. Kluczowe daty związane z jej wdrożeniem to:

1 stycznia 2025 roku – od tego dnia e-Doręczenia stają się obowiązkowe dla podmiotów publicznych oraz wybranych grup przedsiębiorców. Oznacza to, że od tego momentu wymiana korespondencji z administracją publiczną powinna odbywać się za pośrednictwem rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Już teraz obowiązek korzystania z e-doręczeń ciąży na przykład na osobach wykonujących zawody zaufania publicznego, takie jak adwokat, radca prawny, notariusz, rzecznik patentowy, doradca podatkowy czy doradca restrukturyzacyjny, jak również na podmiotach niepublicznych zarejestrowanych w KRS po 1 stycznia 2025r. Kolejne daty w harmonogramie to 1 kwietnia 2025 roku między innymi dla pozostałych przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS, 1 lipca 2025 roku, 1 października 2026 roku kiedy e-doręczenia będą obowiązywać wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG, a także 1 października 2029 roku.

Warto zaznaczyć, że harmonogram wdrażania e-Doręczeń może ulegać zmianom, dlatego przedsiębiorcy powinni regularnie monitorować oficjalne komunikaty Ministerstwa Cyfryzacji oraz innych właściwych organów, aby być na bieżąco z aktualnymi terminami i obowiązkami.

Czy można zrezygnować z doręczeń elektronicznych?

Dla podmiotów objętych obowiązkiem korzystania z e-Doręczeń rezygnacja z tej formy komunikacji nie jest możliwa. Ustawa jasno precyzuje, które grupy są zobligowane do posiadania i używania adresu do doręczeń elektronicznych. Niemniej jednak, dla przedsiębiorców nieobjętych bezpośrednim obowiązkiem, korzystanie z e-Doręczeń pozostaje opcjonalne, choć zdecydowanie zalecane ze względu na liczne korzyści, takie jak:

• szybkość – elektroniczna wymiana dokumentów odbywa się w czasie rzeczywistym, co przyspiesza procesy biznesowe.

• bezpieczeństwo – e-Doręczenia zapewniają wysoki poziom ochrony danych oraz pewność dostarczenia korespondencji do właściwego adresata.

• oszczędność – redukcja kosztów związanych z tradycyjną wysyłką pocztową oraz archiwizacją dokumentów papierowych.

Jak uruchomić e-Doręczenia?

Proces uruchomienia e-Doręczeń składa się z kilku kluczowych kroków.

1. Wybór kwalifikowanego dostawcy usług – przedsiębiorca powinien wybrać dostawcę usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego z listy zatwierdzonej przez Ministerstwo Cyfryzacji. Lista ta jest dostępna na oficjalnej stronie gov.pl.

2. Złożenie wniosku o adres do e-Doręczeń – po wyborze dostawcy, należy złożyć odpowiedni wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych. Wniosek ten można złożyć elektronicznie za pośrednictwem platformy ePUAP lub bezpośrednio u wybranego dostawcy usług.

3. Weryfikacja tożsamości – w procesie rejestracji konieczne jest potwierdzenie tożsamości przedsiębiorcy. Może to odbyć się poprzez profil zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny lub inne metody akceptowane przez dostawcę usług.

4. Aktywacja adresu – po pozytywnej weryfikacji i utworzeniu adresu, przedsiębiorca otrzymuje potwierdzenie aktywacji.

Podsumowanie

e-Doręczenia to krok w stronę nowoczesnej, cyfrowej administracji, który znacząco wpłynie na sposób komunikacji między przedsiębiorcami a urzędami. Wprowadzenie obowiązku korzystania z tej formy doręczeń dla określonych grup podmiotów to nie tylko dostosowanie się do standardów europejskich, ale także szansa na usprawnienie i przyspieszenie procesów administracyjnych. Przedsiębiorcy, którzy już teraz podejmą działania w celu wdrożenia e-Doręczeń, unikną problemów związanych z nagłymi zmianami i będą mogli korzystać z licznych korzyści wynikających z tej nowej formy komunikacji.