e-Doręczenia – obowiązki i korzyści dla firm. Poradnik

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Pozwalają wysyłać i odbierać urzędową korespondencję online ze skutkiem prawnym. Rozwiązanie obejmuje administrację publiczną, wskazanych w przepisach przedsiębiorców i przedstawicieli określonych zawodów, a także obywateli, którzy korzystają z niego dobrowolnie. Dla przedsiębiorcy e-Doręczenia oznaczają mniej papierowych dokumentów, rzadsze wizyty na poczcie, szybszy obieg korespondencji i łatwiejsze śledzenie statusu przesyłek.

Najważniejsze informacje

e-Doręczenia mają skutki prawne równoważne z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru.
Skrzynka doręczeń jest narzędziem online umożliwiającym wysyłanie, odbieranie i przechowywanie danych w ramach PURDE oraz PUH, a nie odrębną usługą.
Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG do 31 grudnia 2024 roku są objęci obowiązkiem e-Doręczeń najpóźniej od 1 października 2026 roku.
Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, którzy od 1 lipca 2025 roku do 30 września 2026 roku zmieniają wpis i nie mają firmowego ADE w BAE, muszą dopełnić obowiązku e-Doręczeń przy tej zmianie.
Osoba fizyczna, która nie jest objęta ustawowym obowiązkiem posiadania ADE, może uzyskać go dobrowolnie. Po wpisaniu ADE do BAE wpis ten jest równoznaczny z żądaniem doręczania przez podmioty publiczne korespondencji na ten adres.
Wysyłanie korespondencji do podmiotów publicznych w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest bezpłatne. Usługi kwalifikowanych dostawców mogą być płatne.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która umożliwia bezpieczną wymianę korespondencji między urzędami, przedsiębiorcami i obywatelami. W praktyce zastępuje tradycyjny list polecony za potwierdzeniem odbioru, przenosząc cały proces do środowiska cyfrowego.

Usługę wprowadzono ustawą z 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych. Jej celem jest stworzenie jednolitego systemu komunikacji elektronicznej, w którym nadawca i odbiorca są identyfikowani, a wysłanie i doręczenie korespondencji zostaje odpowiednio zarejestrowane.

Co do zasady do BAE wpisuje się jeden ADE dla jednego podmiotu. Osoba fizyczna może posiadać prywatny ADE, a odrębne ADE są przewidziane dla przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG oraz dla wykonywania poszczególnych zawodów lub czynności służbowych objętych takim obowiązkiem. Podmiot publiczny może mieć więcej niż jeden ADE za zgodą ministra właściwego do spraw informatyzacji, jeżeli jest to uzasadnione jego strukturą organizacyjną; w takim przypadku wskazuje adres główny.

Jakie skutki prawne mają e-Doręczenia?

e-Doręczenia są prawnie równoważne z tradycyjną przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Oznacza to, że pismo doręczone przez system może wywoływać takie same skutki jak dokument odebrany na poczcie.

Znaczenie e-Doręczeń w korespondencji urzędowej

Ma to szczególne znaczenie w przypadku:

korespondencji urzędowej,
decyzji administracyjnych,
wezwań,
dokumentów wymagających potwierdzenia nadania oraz odbioru.

Możliwość skutecznego wnoszenia pism za pośrednictwem e-Doręczeń oraz doręczania ich tą drogą zależy od przepisów właściwych dla danego rodzaju sprawy lub postępowania. Samo posiadanie adresu do e-Doręczeń nie oznacza, że z tego kanału można korzystać w każdym postępowaniu. Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia są podstawowym sposobem elektronicznej komunikacji między podmiotami publicznymi a podmiotami niepublicznymi w zakresie, w jakim dany podmiot publiczny jest już objęty obowiązkiem stosowania e-Doręczeń i przepisy szczególne nie przewidują innego sposobu komunikacji. Nie wszystkie podmioty publiczne zostały jednak objęte tym obowiązkiem w tym samym terminie. Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencja Wywiadu, Służba Kontrwywiadu Wojskowego, Służba Wywiadu Wojskowego, Centralne Biuro Antykorupcyjne oraz resort obrony narodowej są obowiązane stosować publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publiczną usługę hybrydową od 31 grudnia 2026 r. Odrębne późniejsze terminy dotyczą również niektórych innych podmiotów publicznych i usług. Wysłanie pisma przez ePUAP przez osobę fizyczną lub inny podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego od 1 stycznia 2026 r. nie jest już na podstawie ogólnych przepisów przejściowych równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. ePUAP może jednak nadal być skutecznym kanałem komunikacji w sprawach, w których jego wykorzystanie jest dopuszczone lub wymagane przez przepisy szczególne. Dlatego przed wniesieniem pisma w konkretnej sprawie należy sprawdzić przepisy właściwe dla danego postępowania, ponieważ mogą one określać odrębny lub wyłączny sposób składania i doręczania pism. Ustawy o doręczeniach elektronicznych nie stosuje się do:

doręczania korespondencji zawierającej informacje niejawne,
doręczania korespondencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz w konkursie prowadzonym na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych,
doręczania korespondencji w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji prowadzonym na podstawie przepisów o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi,
doręczania korespondencji, jeżeli przepisy odrębne przewidują jej wnoszenie lub doręczanie z wykorzystaniem innych niż adres do doręczeń elektronicznych rozwiązań techniczno-organizacyjnych, w szczególności kont w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub repozytoriów dokumentów,
wymiany danych z systemami teleinformatycznymi za pomocą usług sieciowych.

Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania oraz Służba Więzienna są obowiązane stosować przepisy o doręczeniach elektronicznych w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej od 1 października 2029 roku. Nie oznacza to jednak, że przed tą datą korzystanie z e-Doręczeń w postępowaniach przed tymi podmiotami jest zawsze wyłączone. Przed 1 października 2029 roku korzystanie z e-Doręczeń przez te podmioty może być możliwe w zakresie wynikającym z przepisów szczególnych lub właściwych aktów wykonawczych przewidujących wcześniejsze stosowanie tego sposobu doręczania.

Możliwość sprawdzenia statusu przesyłki

System e-Doręczeń pozwala śledzić status przesyłki. Można sprawdzić, czy wiadomość została:

wysłana,
doręczona,
odebrana.

Skutki dla przedsiębiorców

Elektroniczny obieg korespondencji pozwala ograniczyć ryzyko organizacyjne związane z obsługą dokumentów. Zmniejsza ryzyko zagubienia papierowej korespondencji, przeoczenia awiza oraz opóźnień wynikających z konieczności osobistego odbioru przesyłki.

Skrzynka e-Doręczeń powinna być regularnie sprawdzana, ponieważ brak faktycznego odbioru wiadomości nie zawsze oznacza brak skutecznego doręczenia. Gdy podmiot publiczny wysyła korespondencję na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, a wiadomość nie zostanie odebrana wcześniej, co do zasady uznaje się ją za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od dnia jej wpłynięcia na ten adres, wskazanego w dowodzie otrzymania. Jeżeli 14. dzień przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin na odbiór przesyłki przesuwa się na kolejny dzień roboczy. W konkretnej sprawie trzeba również uwzględnić przepisy właściwe dla danego postępowania, ponieważ mogą one wpływać na moment skutecznego doręczenia oraz rozpoczęcie biegu dalszych terminów.

Przedsiębiorca korzystający z laptopa podczas obsługi elektronicznej korespondencji firmowej.

Kto musi korzystać z e-Doręczeń?

Z e-Doręczeń korzystają zarówno podmioty publiczne, w tym organy administracji publicznej i jednostki samorządu terytorialnego, jak i podmioty niepubliczne. Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń nie dotyczy jednak automatycznie każdej firmy ani każdej osoby wykonującej zawód zaufania publicznego.

Kogo obejmuje obowiązek posiadania ADE?

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń wpisanego do Bazy Adresów Elektronicznych obejmuje, zgodnie z terminami przewidzianymi w przepisach:

podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS,
przedsiębiorców wpisanych do CEIDG,
osoby wykonujące wskazane w przepisach zawody: adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych i notariuszy.

W przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, którzy nie mają jeszcze ADE wpisanego do BAE, złożenie w okresie od 1 lipca 2025 roku do 30 września 2026 roku wniosku o zmianę wpisu wiąże się z obowiązkami dotyczącymi uzyskania ADE, natomiast pozostali przedsiębiorcy z tej grupy muszą uzyskać wpis ADE do BAE do 30 września 2026 roku.

Wyłączenia przewidziane dla osób wykonujących wskazane zawody obejmują przypadki określone w przepisach, w tym:

niewykonywanie zawodu,
zawieszenie prawa do wykonywania zawodu,
zawieszenie w czynnościach zawodowych lub służbowych,
zawieszenie stosunku pracy,
zawieszenie praw wynikających z licencji.

Wyłączenia te dotyczą obowiązku wynikającego ze statusu zawodowego i nie znoszą odrębnego obowiązku wynikającego z wpisu tej osoby do CEIDG. Nie wpływają również na obowiązek odrębnego podmiotu niepublicznego wpisanego do rejestru przedsiębiorców KRS. Samo zawieszenie działalności gospodarczej nie uchyla obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń, jeżeli przedsiębiorca jest już objęty tym obowiązkiem.

Terminy objęcia obowiązkiem

Terminy objęcia obowiązkiem e-Doręczeń zależą od rodzaju podmiotu, daty wpisu do właściwego rejestru oraz podstawy, z której wynika obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń:

od 1 stycznia 2025 roku – obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń wpisanego do BAE obejmuje wykonujących zawód adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych i notariuszy. Obowiązek wynikający ze statusu zawodowego nie ma zastosowania w przypadkach przewidzianych w ustawie, takich jak niewykonywanie zawodu lub odpowiednie zawieszenie prawa albo czynności zawodowych,
od 1 stycznia 2025 roku – przedsiębiorcy składający wniosek o wpis do CEIDG oraz podmioty niepubliczne wpisywane do rejestru przedsiębiorców KRS realizują obowiązki dotyczące adresu do e-Doręczeń w związku z rejestracją, z uwzględnieniem przewidzianych przepisami wyjątków dotyczących podmiotów posiadających już właściwy adres wpisany do BAE,
od 1 kwietnia 2025 roku – obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń wpisanego do BAE obejmuje podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 roku,
od 1 lipca 2025 roku do 30 września 2026 roku – przedsiębiorca wpisany do CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, który nie posiada właściwego adresu do e-Doręczeń wpisanego do BAE i składa w tym okresie wniosek o zmianę wpisu w CEIDG, musi przy tej zmianie dopełnić obowiązków dotyczących uzyskania lub wpisania adresu do e-Doręczeń,
najpóźniej do 30 września 2026 roku – pozostali przedsiębiorcy wpisani do CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, którzy nie posiadają właściwego adresu do e-Doręczeń wpisanego do BAE i nie zostali wcześniej objęci obowiązkiem w związku ze złożeniem wniosku o zmianę wpisu, muszą uzyskać wpis takiego adresu do BAE. Od 1 października 2026 roku obowiązek obejmuje już tę grupę przedsiębiorców.

Adres do e-Doręczeń związany z wykonywaniem jednego ze wskazanych zawodów jest odrębny od adresu wykorzystywanego na potrzeby działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG. Jeżeli ta sama osoba prowadzi działalność gospodarczą i wykonuje zawód objęty odrębnym obowiązkiem posiadania adresu do e-Doręczeń, adres związany z wykonywaniem zawodu nie zastępuje adresu przeznaczonego dla działalności gospodarczej.

Zmiana, zawieszenie lub wznowienie działalności w CEIDG

Jeżeli przedsiębiorca wpisany do CEIDG do 31 grudnia 2024 roku nie ma ADE wpisanego do BAE i między 1 lipca 2025 roku a 30 września 2026 roku składa wniosek o zmianę wpisu, w tym dotyczący zawieszenia lub wznowienia działalności, musi wybrać jeden z trzech sposobów dopełnienia obowiązku dotyczącego e-Doręczeń:

przekazać dane potrzebne do utworzenia publicznego ADE,
przekazać kwalifikowany ADE wraz z danymi potrzebnymi do wpisania go do BAE,
albo wystąpić o utworzenie publicznego ADE.

Jeżeli przedsiębiorca wybierze publiczny ADE, samo przekazanie danych lub złożenie wniosku o jego utworzenie nie oznacza jeszcze wpisu adresu do BAE. Publiczny ADE jest wpisywany do BAE po jego aktywacji.

Czy obywatel musi mieć e-Doręczenia?

Sam status osoby fizycznej nie przesądza o tym, czy korzystanie z e-Doręczeń jest dobrowolne. Obowiązek posiadania ADE może wynikać z wpisu przedsiębiorcy do CEIDG albo z wykonywania jednego z zawodów wymienionych w ustawie.

Osoba fizyczna nieobjęta ustawowym obowiązkiem posiadania ADE może uzyskać go dobrowolnie. Wpis ADE do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania przez podmioty publiczne korespondencji na ten adres. Osoba korzystająca dobrowolnie z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego może z niej zrezygnować, co powoduje wykreślenie powiązanego z nią ADE z BAE. Rezygnując z publicznej usługi, może zachować dotychczasowy ADE, przy czym możliwość uzyskania tego adresu po jego wykreśleniu z BAE jest zapewniona przez 6 miesięcy od dnia rezygnacji. Jeżeli ADE podmiotu niepublicznego zostanie wykreślony z BAE na jego wniosek, ponowny wpis może co do zasady nastąpić nie wcześniej niż po upływie 60 dni od dnia wykreślenia. Ograniczenie to nie dotyczy wykonujących zawód:

adwokatów,
radców prawnych,
doradców podatkowych,
doradców restrukturyzacyjnych,
rzeczników patentowych i notariuszy,
podmiotów niepublicznych wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS.

Od 1 października 2026 roku wyjątek ten obejmuje także przedsiębiorców wpisanych do CEIDG.

Wysyłanie przez obywatela korespondencji do podmiotu publicznego jest zwolnione z opłaty, jeżeli odbywa się w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Nie oznacza to jednak, że wszystkie usługi oferowane przez kwalifikowanych dostawców są bezpłatne. Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego może podlegać opłacie zgodnej z cennikiem wybranego dostawcy.

Jakie korzyści dają e-Doręczenia?

Korzystanie z e-Doręczeń wiąże się z kilkoma praktycznymi korzyściami, które dotyczą zarówno odbierania korespondencji, jak i organizacji obiegu dokumentów.

Dostępność online
Skrzynka e-Doręczeń jest narzędziem online, z której można korzystać przez całą dobę i z dowolnego miejsca z dostępem do internetu, przy czym może być ona czasowo niedostępna. Korzystanie z e-Doręczeń ogranicza potrzebę wizyt na poczcie i obsługi awiz w przypadku korespondencji doręczanej elektronicznie, jednak nie wyklucza całkowicie doręczeń w formie papierowej lub innymi przewidzianymi prawem sposobami.
Szybsze doręczanie dokumentów
Doręczenia elektroniczne mogą w praktyce przyspieszać obieg dokumentów w porównaniu z korespondencją papierową, jednak skala tej różnicy zależy od konkretnego przypadku. Możliwe jest również bieżące sprawdzanie statusu przesyłki. W firmie ułatwia to pilnowanie terminów i szybsze reagowanie na pisma urzędowe.
Ograniczenie kosztów związanych z korespondencją
Korzystanie z e-Doręczeń może ograniczyć wydatki na tradycyjne przesyłki, drukowanie, kopertowanie i archiwizację dokumentów. Obywatele i firmy mogą bezpłatnie wysyłać korespondencję do podmiotów publicznych w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Korzystanie z usług kwalifikowanego dostawcy może natomiast podlegać jego cennikowi.
Mniejsze zużycie papieru
e-Doręczenia zmniejszają zużycie papieru, co pomaga uporządkować procesy w firmie i sprzyja ochronie środowiska.
Bezpieczeństwo korespondencji
Skrzynkę e-Doręczeń chronią mechanizmy uwierzytelniania i szyfrowania, a dostawcy usług muszą spełniać wysokie standardy bezpieczeństwa. System zapewnia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata, chroni treść korespondencji oraz zapewnia dostęp do dowodów wysłania i odbioru.

Czym jest usługa hybrydowa?

Publiczna usługa hybrydowa łączy komunikację elektroniczną z doręczeniem przesyłki w formie papierowej. Podmiot publiczny nadaje dokument elektroniczny, a operator wyznaczony przekształca go w przesyłkę listową, wykonując między innymi wydruk i kopertowanie, a następnie doręcza ją adresatowi. Z usługi tej korzysta się wtedy, gdy korespondencji wymagającej potwierdzenia nadania lub odbioru nie można doręczyć na adres do doręczeń elektronicznych albo gdy podmiot publiczny wie, że osoba fizyczna posiadająca taki adres została pozbawiona wolności, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w przepisach.

Publiczna usługa hybrydowa jest stosowana również wtedy, gdy podmiot publiczny wie, że osoba fizyczna posiadająca adres do e-Doręczeń została pozbawiona wolności. Przepisy przewidują jednak wyjątki w zakresie publicznej usługi hybrydowej oraz sytuacje, w których stosuje się inne przewidziane prawem sposoby doręczenia. Operatorem wyznaczonym realizującym publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publiczną usługę hybrydową jest obecnie Poczta Polska S.A.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Jak założyć adres i skrzynkę e-Doręczeń?

Założenie adresu i skrzynki e-Doręczeń przebiega w kilku krokach.

Wybór rodzaju usługi - możliwe jest wystąpienie o utworzenie adresu do e-Doręczeń powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo uzyskanie adresu od kwalifikowanego dostawcy i doprowadzenie do jego wpisania do Bazy Adresów Elektronicznych.
Przekazanie danych potrzebnych do utworzenia adresu - przedsiębiorcy mogą dopełnić formalności związanych z adresem do e-Doręczeń między innymi w ramach procesów dotyczących CEIDG lub KRS. Zakres wymaganych danych zależy od rodzaju przedsiębiorcy oraz wybranej usługi. W przypadku adresu powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną, w tym przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS, musi wyznaczyć administratora skrzynki doręczeń i podać wymagane dane, w tym adres e-mail administratora. Przedsiębiorca będący osobą fizyczną, w tym wpisany do CEIDG, może zarządzać skrzynką samodzielnie albo wyznaczyć administratora. W przypadku adresu powiązanego z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego sposób korzystania z narzędzi dostawcy oraz zarządzania dostępem określają zasady świadczenia danej usługi, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów i wymagań dotyczących kwalifikowanych usług zaufania.
Utworzenie publicznego adresu do e-Doręczeń - samo przekazanie danych podczas rejestracji nie zawsze oznacza natychmiastowy wpis publicznego adresu do Bazy Adresów Elektronicznych. Adres powiązany z usługą publiczną musi najpierw zostać utworzony.
Aktywacja adresu - po utworzeniu publicznego adresu do e-Doręczeń użytkownik otrzymuje informację o sposobie jego aktywacji, a w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do KRS wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana do administratora na adres e-mail podany we wniosku. Aktywowanie adresu umożliwia wpisanie go do Bazy Adresów Elektronicznych oraz zarządzanie powiązaną z nim skrzynką.
Ustalenie zasad dostępu do skrzynki - po aktywacji warto zadbać o to, aby dostęp do skrzynki miały odpowiednie osoby. Należy ustalić, kto będzie odpowiadał za regularne sprawdzanie korespondencji i obsługę pism urzędowych.
Ustalenie sposobu przekazywania otrzymanych dokumentów - firma powinna również określić, w jaki sposób dokumenty otrzymywane przez skrzynkę e-Doręczeń będą przekazywane do księgowości, zarządu, działu prawnego albo osoby prowadzącej daną sprawę.

Kim są dostawcy e-Doręczeń?

W systemie e-Doręczeń działa publiczny dostawca oraz kwalifikowani dostawcy usług. Poczta Polska S.A. pełni funkcję operatora wyznaczonego dla publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej.

Kwalifikowani dostawcy usług e-Doręczeń to podmioty uprawnione do świadczenia kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, wpisane do rejestru dostawców usług zaufania. Świadczą oni kwalifikowane usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego podmiotom niepublicznym, w tym firmom i osobom fizycznym, a korzystanie z takiej usługi umożliwia również korespondencję z podmiotami publicznymi. Podmioty publiczne, zgodnie z terminami wynikającymi z ustawowego harmonogramu wdrożenia, są obowiązane posiadać adres do doręczeń elektronicznych wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych i powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Ze względu na możliwość zmian aktualny status kwalifikowanego dostawcy i świadczonej przez niego usługi należy weryfikować w oficjalnym rejestrze dostawców usług zaufania oraz na zaufanej liście.

Wybór dostawcy ma szczególne znaczenie, gdy przedsiębiorca chce korzystać z e-Doręczeń nie tylko w kontaktach z administracją publiczną, lecz także w relacjach z innymi podmiotami niepublicznymi. W takim przypadku warto sprawdzić zakres usługi, cennik, dostępne integracje oraz zasady obsługi korespondencji.

Przykład 1.

Właścicielka małej firmy usługowej od kilku lat prowadzi działalność wpisaną do CEIDG. Dotychczas odbierała pisma urzędowe w placówce pocztowej, często dopiero po otrzymaniu awiza, ponieważ większość dnia spędzała u klientów. Po aktywowaniu skrzynki e-Doręczeń może odbierać korespondencję wieczorem na laptopie i sprawdzać status przesyłek bez kontaktowania się z pocztą.

Przykład 2.

Spółka z o.o. regularnie otrzymuje pisma z urzędów i przekazuje je między sekretariatem, księgowością a zarządem. W papierowym obiegu część dokumentów była skanowana, część trafiała do segregatorów, a część wymagała ręcznego pilnowania terminów. Skrzynka e-Doręczeń pozwala jednoznacznie ustalić moment doręczenia i ułatwia szybkie przekazanie dokumentu właściwej osobie.

Czy można zrezygnować z e-Doręczeń?

Podmiot niepubliczny, do którego ma zastosowanie ustawowe ograniczenie rezygnacji z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, może z niej zrezygnować pod warunkiem zapewnienia możliwości doręczania mu korespondencji na ADE powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego i wpisany do BAE. Sam wpis ADE do BAE nie wyłącza możliwości kierowania przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego pism w postaci papierowej, chyba że przepis szczególny wyłącza taką możliwość.

Osoba fizyczna, która nie jest objęta ustawowym obowiązkiem posiadania ADE, może korzystać z e-Doręczeń dobrowolnie. Osoba taka może zrezygnować z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, co powoduje wykreślenie powiązanego z nią ADE z BAE. Rezygnując z tej usługi, może na zasadach przewidzianych w przepisach zachować dotychczasowy ADE. Jeżeli ADE zostanie wykreślony z BAE na jej wniosek, ponowny wpis może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 60 dni od dnia wykreślenia, a możliwość odzyskania dotychczasowego ADE jest zapewniona przez 6 miesięcy od dnia rezygnacji.

Podsumowanie

e-Doręczenia porządkują oficjalną komunikację elektroniczną i nadają jej moc prawną porównywalną z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Dla przedsiębiorców objętych ustawowym obowiązkiem oznaczają konieczność odpowiedniego zorganizowania obsługi korespondencji, ale przynoszą też konkretne korzyści: dostęp do skrzynki 24/7, oszczędność czasu, mniejsze zużycie papieru, możliwość śledzenia statusu przesyłek oraz ograniczenie ryzyka zagubienia dokumentów.

Dla przedsiębiorców objętych ustawowym obowiązkiem istotne jest terminowe dopełnienie obowiązków dotyczących ADE. W praktyce warto również ustalić, kto będzie odpowiadał za bieżącą obsługę korespondencji i regularne sprawdzanie skrzynki e-Doręczeń. Jeżeli adresat nie odbierze wcześniej korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, uznaje się ją za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia jej wpłynięcia na ten adres. W niektórych postępowaniach przepisy szczególne mogą jednak określać inny moment, w którym nieodebrana korespondencja zostaje uznana za doręczoną.

Źródło:

FAQ - najczęściej zadawane pytania o e-doręczenia

e-Doręczenia nie są zwykłą pocztą elektroniczną. ADE jest adresem do doręczeń elektronicznych w rozumieniu ustawy, natomiast wpis tego adresu do BAE jest odrębną czynnością wymaganą w przypadkach określonych przepisami.
e-Doręczenia mają skutki prawne równoważne z tradycyjną przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu mogą być wykorzystywane w oficjalnej korespondencji z administracją publiczną oraz w wielu procesach wymagających potwierdzenia doręczenia.
Skrzynka e-Doręczeń jest narzędziem online, z której można korzystać co do zasady całodobowo i z dowolnego miejsca z dostępem do internetu, po prawidłowym uwierzytelnieniu. Należy jednak pamiętać, że usługa może być czasowo niedostępna, między innymi w związku z pracami serwisowymi.
Wysyłanie przez obywatela korespondencji do podmiotu publicznego jest zwolnione z opłaty, jeżeli odbywa się w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Korzystanie z kwalifikowanej usługi komercyjnego dostawcy może być płatne zgodnie z jego cennikiem. Opłatom może podlegać również korespondencja między podmiotami niepublicznymi, na przykład między firmą a osobą fizyczną.
e-Doręczenia ograniczają konieczność korzystania z papierowych dokumentów, ponieważ korespondencja jest wysyłana i odbierana cyfrowo. W systemie działa jednak również publiczna usługa hybrydowa, która pozwala doręczyć papierowe pismo odbiorcy niemającemu adresu do e-Doręczeń.
Publicznym dostawcą e-Doręczeń i operatorem wyznaczonym jest Poczta Polska S.A. Realizuje ona publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publiczną usługę hybrydową.