Akta osobowe – co powinny zawierać?

Niezależnie od branży prowadzonej działalności gospodarczej, konieczne jest – w przypadku zatrudniania pracowników w ramach stosunku pracy – spełnianie licznych obowiązków formalnych. Należy do nich między innymi prowadzenie akt osobowych. Jak powinny wyglądać profesjonalne akta osobowe w zgodzie z obecnie obowiązującymi przepisami i co powinny zawierać teczki osobowe pracowników? Czym różnią się akta osobowe elektroniczne od papierowego odpowiednika? Jaka jest definicja akt osobowych? Jeśli pragniesz poznać odpowiedzi na te oraz wiele innych pytań, koniecznie przeczytaj poniższy tekst.

Akta osobowe – definicja

Akta osobowe pracownika to określenie odnoszące się do zbioru dokumentów, które pokazują, jaki jest przebieg stosunku pracy, od rozpoczęcia zatrudnienia począwszy aż po jego zakończenie. Akta osobowe powinny być prowadzone przez pracodawcę w sposób zgodny z przepisami prawnymi. W myśl obecnego ustawodawstwa muszą być one przechowywane przez okres:

• dziesięciu lat (w przypadku osób zatrudnionych po dniu pierwszego stycznia 2019 roku),
• pięćdziesięciu lat (w przypadku osób zatrudnionych przed dniem pierwszego stycznia 2019 roku).

Ponadto, pracodawca ma obowiązek – po zakończeniu stosunku pracy – powiadomić pracownika informację na temat sposobu przechowywania dokumentacji oraz możliwości jej odbioru.

Elektroniczne akta osobowe pracownika – czym się różnią od analogowej wersji?

Aby osiągnąć biznesowy sukces, należy stale dążyć do optymalizacji kosztów oraz procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Jednym ze środków do osiągnięcia tego celu może być na przykład prowadzenie akt osobowych pracowników w postaci elektronicznej. Z pewnością dużym ułatwieniem w tej kwestii są zmiany wprowadzone w 2019 roku. Zgodnie z nimi, możliwe jest już prowadzenie akt pracowniczych wyłącznie w formie elektronicznej – wcześniej, możliwe było prowadzenie wyłącznie dokumentacji papierowej lub obydwu wersji jednocześnie.

Jeśli chodzi o elektroniczne akta osobowe, to powinny mieć one formę na przykład skanu, przy czym konieczne jest oznaczenie poszczególnych dokumentów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (ewentualnie, może być to pieczęć elektroniczna).

Akta osobowe – co w której części?

Choć może nie wydawać się to oczywiste, to musisz zwracać szczególną uwagę podczas prowadzenia akt osobowych, co w której części (jakie rodzaje dokumentów) należy umieszczać. Zasadniczo, zgodnie z przepisami prawnymi prowadzone przez pracodawców akta osobowe pracowników powinny być podzielane na cztery główne części. Są one oznaczane literami alfabetu: A, B, C, D. Akta osobowe – co powinny zawierać poszczególne części teczek osobowych? Generalnie, części te są następujące:

• część A, czyli dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie u danego pracodawcy,
• część B, czyli dokumenty związane z przebiegiem stosunku pracy,
• część C, czyli dokumenty związane z ustaniem (zakończeniem) stosunku pracy,
• część D, czyli dokumenty związane z odpowiedzialnością pracownika oraz ewentualnymi karami.

Część A zawiera takie dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, jak na przykład: kwestionariusz osobowy nowego pracownika, świadectwa pracy z poprzednich zakładów, certyfikaty pozwalające na wykonywanie obowiązków zawodowych (jest to konieczne na przykład w przypadku kierowcy samochodu ciężarowego), dyplomy, świadectwa ukończenia szkoły itd.

Zazwyczaj najbardziej obszerna jest część B, czyli dokumentacja bezpośrednio związana z przebiegiem stosunku pracy. Powinny znajdować się w niej takie dokumenty jak między innymi:

• umowa o pracę wraz z ewentualnymi aneksami, dokumenty podsumowujące zakres obowiązków na danym stanowisku itd.,
• dokumentacja potwierdzająca podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych. Mogą być to zarówno szkolenia specjalistyczne, jak i kursy wymagane przez prawo,
• informacje na temat przyznanych nagród oraz wyróżnień,
• oświadczenie pracownika potwierdzające, że zapoznał się on z regulaminem zakładowym oraz ogólnymi informacjami na temat zatrudnienia,
• dokumentacja związana z ubieganiem się przez pracownika o udzielenie mu na przykład urlopu wychowawczego czy rodzicielskiego,
• dokumentacja związana z bezpieczeństwem i higieną pracy. Dokumenty dotyczące zapoznania się pracownika z przepisami BHP oraz zasadami bezpieczeństwa w danej firmie także powinny znaleźć się w części B,
• skierowanie na okresowe badania lekarskie oraz orzeczenia wydane przez lekarzy medycyny pracy.

Część C jest uzupełniana w momencie zakończenia stosunku pracy. Muszą znaleźć się w niej wówczas takie dokumenty jak między innymi: wypowiedzenie umowy o pracę (lub dokument rozwiązujący zawartą umowę), dokument potwierdzający (nie)wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy oraz kopia świadectwa pracy (oryginał otrzymuje pracownik).

Część ostatnia, czyli część D, zawiera dokumenty związane z karami (odpowiedzialnością porządkową lub karną), które otrzymał dany pracownik.

Akta osobowe pracownika – wzór

Ponadto, dokumenty znajdujące się w każdej części akt osobowych powinny być ponumerowane oraz ułożone w porządku chronologicznym. Na początku każdej części powinien znajdować się uzupełniany na bieżąco wykaz (jest to swego rodzaju spis treści, który znacząco ułatwia przeglądanie akt osobowych oraz wyszukiwanie konkretnych rodzajów dokumentacji pracowniczej).

Jeśli chodzi o akta osobowe pracownika, wzór poszczególnych rodzajów dokumentów możesz znaleźć na specjalistycznych portalach branżowych. Co więcej, niektóre programy kadrowe także są wyposażone w możliwość generowania wzorów dokumentów na podstawie wprowadzonych danych osobowych. W hurtowniach internetowych zajmujących się dystrybucją materiałów biurowych dla firm powinieneś bez większych trudności znaleźć teczki służące do prowadzenia akt osobowych w wersji papierowej.

Akta osobowe – podsumowanie

Właściwe prowadzenie akt osobowych to zadanie obligatoryjne dla każdego pracodawcy. Za niewywiązywanie się z tego obowiązku pracodawcy grożą dotkliwe sankcje o charakterze finansowym. Sprawne prowadzenie oraz aktualizowanie dokumentacji pracowniczej może być wymagającym wyzwaniem szczególnie w przypadku większych podmiotów zatrudniających liczną kadrę

Jednocześnie, firma zatrudniająca kadrę powinna zwracać uwagę nie tylko na wymogi postawione przez ustawodawstwo prawne. Konieczne jest także umiejętne zarządzanie podległymi pracownikami oraz zarządzanie czasem pracy – jedynie dzięki temu można uniknąć błędów, usprawnić przygotowywanie pracowniczych list płac, grafików i harmonogramów pracy oraz sprawić, by procesy były w organizacji przeprowadzane bez większych problemów oraz niepotrzebnych opóźnień.

Jak osiągnąć ten cel? W dobie internetu oraz silnego rozwoju nowoczesnych technologii na rynku jest dostępnych wiele systemów online, które służą do rejestracji czasu pracy oraz zarządzania czasem pracowniczym. Programy te pozwalają także na automatyzację najbardziej powtarzalnych czynności.

Oczywiście, odpowiednio wykorzystane oprogramowanie tego typu może być w