Akta osobowe pracownika - jak je prowadzić i przechowywać?

Prowadzenie akt osobowych pracownika jest jednym z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy wynikającym z aktualnych przepisów prawa. Rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej nakłada na pracodawców szereg szczegółowych wymogów. Na szczególną uwagę zasługują zmiany wprowadzone w marcu 2023 roku, dotyczące m. in. badania pracownika na obecność alkoholu lub innych substancji działających podobnie do alkoholu. Prawidłowe prowadzenie i uporządkowanie akt pracowniczych ma istotne znaczenie, zwłaszcza w kontekście ewentualnych sporów między pracownikiem a pracodawcą.

Najważniejsze informacje o aktach osobowych pracownika

• Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację dotyczącą każdego zatrudnionego pracownika oraz przechowywać pełne akta osobowe związane z jego zatrudnieniem.

• Od marca 2023 roku struktura akt osobowych pracownika obejmuje pięć części (A, B, C, D i E). Nowa część E dotyczy wprowadzenia kontroli trzeźwości pracownika i badań na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

• Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez okres 10 lat.

• Istnieje możliwość prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej przy spełnieniu określonych warunków.

Akta osobowe - jak należy je prowadzić?

Obowiązek prowadzenia akt osobowych wynika bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy oraz aktów wykonawczych. To właśnie na ich podstawie pracodawca musi dbać o prawidłowe gromadzenie i przechowywanie dokumentów związanych z zatrudnieniem. Szczegółowe zasady określa rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 2018 roku, które zostało znowelizowane w 2023 roku. Wprowadzone wtedy zmiany uściśliły wymagania dotyczące zarówno formy, jak i treści akt osobowych pracownika. Rozporządzenie to dokładnie opisuje, jak dokumentacja powinna być prowadzona, przechowywana oraz w jaki sposób można zmieniać jej formę (na przykład z papierowej na elektroniczną). Ma to kluczowe znaczenie dla porządku i bezpieczeństwa prawnego w firmie.

Należy pamiętać, że błędy w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej mogą mieć poważne konsekwencje. W trakcie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy brak wymaganych dokumentów lub ich niewłaściwe przechowywanie może skutkować grzywną w wysokości od 1000 do nawet 30000 złotych. Co więcej, nieprawidłowości w dokumentacji mogą osłabić pozycję pracodawcy w razie sporu sądowego z pracownikiem, zwłaszcza jeśli sprawa dotyczy warunków zatrudnienia.

Warto więc zadbać o to, by akta osobowe pracownika były prowadzone rzetelnie i zgodnie z przepisami. To nie tylko obowiązek prawny, ale również praktyczne zabezpieczenie interesów firmy – dokumenty te są istotne przy kontrolach z ZUS, Urzędu Skarbowego czy innych instytucji. Mają też kluczowe znaczenie przy ustalaniu uprawnień pracowniczych, takich jak prawo do emerytury czy renty.

Co powinny zawierać akta osobowe?

Struktura akt osobowych pracownika została szczegółowo określona w przepisach prawa pracy i podzielona na pięć części: A, B, C, D i E. Każda z nich zawiera określony rodzaj dokumentów związanych z zatrudnieniem, jego przebiegiem, zakończeniem oraz ewentualną odpowiedzialnością pracownika. Jasny podział ułatwia prawidłowe prowadzenie dokumentacji oraz zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami.

Struktura akt osobowych - Część A

W części A akt osobowych znajdują się dokumenty dotyczące danych osobowych i kwalifikacji kandydata, zbierane przed zatrudnieniem. W tej części gromadzone są materiały związane z procesem rekrutacji oraz dokumenty niezbędne do rozpoczęcia pracy.

W części A powinny znaleźć się więc:

• kwestionariusz osobowy zawierający podstawowe dane kandydata,

• dokumentacja dotycząca kwalifikacji zawodowych, wykształcenia i doświadczenia zawodowego,

• orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, potwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku,

• skierowania na badania lekarskie wystawione przez pracodawcę,

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące niekaralności, jeśli są wymagane na danym stanowisku (np. praca z dziećmi, stanowiska publiczne),

• inne dokumenty dotyczące procesu rekrutacji, w tym CV, list motywacyjny, referencje.

Warto pamiętać, że dokumenty te powinny być ułożone chronologicznie, co ułatwia późniejsze korzystanie z nich. Każdy dokument powinien być również odpowiednio oznaczony i ponumerowany zgodnie z wymogami rozporządzenia w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Pracodawca ma obowiązek przechowywać te dokumenty przez cały okres zatrudnienia, a także przez 10 lat po zakończeniu współpracy.

Struktura akt osobowych - Część B

Część B akt osobowych to zbiór dokumentów związanych z nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia. To tutaj gromadzi się wszystkie materiały dotyczące wykonywania pracy przez pracownika oraz wszelkich zmian w jego warunkach zatrudnienia.

Do części B należy włączyć:

• umowy o pracę oraz aneksy do nich,

• zakres obowiązków pracownika określający szczegółowe zadania na danym stanowisku,

• dokumenty dotyczące wykonywania pracy przez pracownika, w tym karty czasu pracy,

• potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia, ryzyku zawodowym oraz zasadach BHP,

• oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem pracy oraz innymi wewnętrznymi regulacjami,

• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, takie jak umowy szkoleniowe czy zaświadczenia ukończenia kursów,

• dokumenty związane z zakazem konkurencji, jeśli taka umowa została zawarta,

• materiały związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia za osiągnięcia zawodowe,

• dokumentację dotyczącą używania własnej odzieży roboczej lub środków ochrony indywidualnej,

• informacje o zastosowaniu systemu przerywanego czasu pracy, jeśli dotyczy,

• dokumenty związane z powierzeniem pracownikowi sprzętu lub mienia z obowiązkiem zwrotu.

W tej części powinny się również znaleźć dokumenty związane z awansem pracownika, zmianą stanowiska lub modyfikacją warunków wynagrodzenia. Wszystkie materiały należy uporządkować chronologicznie, co ułatwia śledzenie przebiegu zatrudnienia i ewentualnych zmian.

Warto też pamiętać, że przed nowelizacją przepisów z marca 2023 roku w części B przechowywano dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości. Obecnie, zgodnie z przepisami, dokumentacja tego typu powinna być przeniesiona do nowo utworzonej części E akt osobowych.

Prawidłowe prowadzenie części B akt ma ogromne znaczenie – szczególnie w przypadku sporów dotyczących przebiegu zatrudnienia pracownika. To właśnie te dokumenty mogą stanowić kluczowy dowód realizacji obowiązków zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika.

Struktura akt osobowych – Część C

Część C akt osobowych obejmuje dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy o pracę. To niezwykle ważna sekcja dokumentacji pracowniczej, szczególnie w kontekście zakończenia współpracy z pracownikiem – niezależnie od przyczyny czy trybu zakończenia współpracy.

W części C powinny znaleźć się:

• dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, takie jak wypowiedzenie umowy o pracę, porozumienie stron czy jednostronne oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia,

• świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, jeśli pracownik je dostarczył,

• wnioski o uzupełnienia świadectwa pracy, jeżeli pracownik takie złożył,

• kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

• dokumenty związane z warunkami urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego czy wychowawczego, jeżeli stosunek pracy ustał w trakcie korzystania z tych uprawnień,

• potwierdzenie dokonania czynności związanych z rozwiązaniem umowy, w tym potwierdzenie odbioru świadectwa pracy.

Warto pamiętać, że dokumenty z części C mają istotne znaczenie nie tylko dla pracodawcy, ale również dla pracownika – są bowiem podstawą do ustalania uprawnień pracowniczych w przyszłości. Prawidłowo sporządzone świadectwo pracy stanowi potwierdzenie stażu pracy, który wpływa na świadczenia emerytalno-rentowe oraz prawo do urlopu.

Zgodnie z przepisami, pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy niezwłocznie po dniu ustania stosunku pracy. Jeśli przekazanie dokumentu nie jest możliwe osobiście, należy go przesłać pocztą lub dostarczyć w inny sposób, najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia.

Struktura akt osobowych – Część D

Część D akt osobowych zawiera dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub materialnej. Ta sekcja obejmuje sytuacje, w których doszło do naruszenia obowiązków służbowych lub powierzenia pracownikowi mienia, za które może on odpowiadać finansowo.

W części D należy umieścić:

• odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika karą porządkową,

• dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej, w tym wyjaśnienia pracownika i decyzje pracodawcy,

• informacje o zatarciu kary oraz podstawy prawne przewidujące zatarcie kary po określonym czasie,

• dokumenty związane z odpowiedzialnością określoną w Kodeksie pracy lub innych przepisach,

• dokumentację dotyczącą przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu lub rozliczenia się z powierzonego mienia,

• umowę o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie pracownikowi.

Dokumenty w części D mają ogromne znaczenie, zwłaszcza w sytuacjach spornych. Potwierdzają one, że pracodawca podejmował działania dyscyplinujące zgodnie z obowiązującymi przepisami i stanowią podstawę do dochodzenia odpowiedzialności pracownika za szkody czy niewłaściwe wykonanie obowiązków.

Zgodnie z Kodeksem pracy, kara porządkowa ulega zatarciu po roku nienagannej pracy. Oznacza to, że po upływie tego okresu pracodawca ma obowiązek usunąć z akt osobowych odpis zawiadomienia o ukaraniu lub uznać karę za niebyłą, zgodnie z przepisami.

Prawidłowe prowadzenie części D akt osobowych jest kluczowe dla zabezpieczenia interesów obu stron umowy o pracę. Dokumenty te pozwalają bowiem ustalić zakres odpowiedzialności pracownika oraz przestrzeganie przepisów w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Struktura akt osobowych – Część E

Część E akt osobowych to nowa sekcja w dokumentacji pracowniczej, wprowadzona w marcu 2023 roku. Związana jest z kontrolą trzeźwości pracownika przeprowadzoną przez pracodawcę oraz badaniami na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Nowe przepisy mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu pracy, szczególnie w zawodach, gdzie trzeźwość pracownika ma kluczowe znaczenie.

W części E należy umieścić:

• dokumenty dotyczące procedury wprowadzenia kontroli trzeźwości w miejscu pracy,

• protokoły z kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę,

• wyniki badań na obecność w organizmie środków działających podobnie do alkoholu,

• dokumenty potwierdzające udział uprawnionego organu powołanego do ochrony porządku publicznego, jeśli brał udział w kontroli,

• dokumentację związaną z przeprowadzeniem badania pracownika na obecność alkoholu lub innych substancji,

• informacje o treści regulaminu pracy dotyczącej kontroli trzeźwości, jeśli takie zapisy zostały wprowadzone,

• dokumenty określające procedury, jakie stosuje pracodawca w ramach kontroli pracownika w zakresie trzeźwości.

Zgodnie z przepisami, pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości, jeżeli jest to konieczne dla ochrony życia, zdrowia lub porządku publicznego. Kontrola taka musi odbywać się z poszanowaniem godności i prywatności pracownika, a jej zasady powinny być jasno opisane w regulaminie pracy.

Warto pamiętać, że dopuszczalne są tylko metody niewymagające badań laboratoryjnych, takie jak alkomaty i narkotesty. W przypadku pozytywnego wyniku lub odmowy badania, pracodawca ma prawo nie dopuścić pracownika do pracy.

Aktualizacja akt osobowych

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej wymaga systematycznego gromadzenia i aktualizowania dokumentów znajdujących się w aktach osobowych. Dokumenty te powinny być układane chronologicznie i odpowiednio numerowane, co ułatwia korzystanie z nich w razie potrzeby.

Każda zmiana warunków zatrudnienia, awans, zmiana wynagrodzenia czy inne istotne wydarzenia związane ze stosunkiem pracy powinny być odpowiednio udokumentowane i włączone do akt osobowych. Dotyczy to również kontrolnych badań lekarskich, które pracownik powinien przechodzić okresowo w trakcie zatrudnienia.

Szczególną uwagę należy zwrócić na dokumenty związane z zajęciem wynagrodzenia pracownika, np. w postępowaniu komorniczym lub alimentacyjnym. Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, dokumenty dotyczące zajęć wynagrodzenia nie są obligatoryjnym elementem akt osobowych pracownika. Co do zasady, szczegółowa dokumentacja związana z egzekucją – taka jak zawiadomienia o zajęciu wynagrodzenia, korespondencja z komornikiem czy plany podziału – powinna być przechowywana w odrębnej dokumentacji płacowej.

Jeżeli jednak w toku postępowania pracownik składa oświadczenia lub wnioski związane z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (np. o potrącaniu określonych kwot, zmianie danych do korespondencji), mogą one – jeśli mają znaczenie dla stosunku pracy – trafić do akt osobowych, najczęściej do części C. Kluczowe jest, aby dokumentacja była uporządkowana zgodnie z jej funkcją – akta osobowe służą dokumentowaniu przebiegu zatrudnienia, a nie prowadzeniu księgowości lub egzekucji komorniczej.

W przypadku wprowadzenia monitoringu w miejscu pracy, pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników na piśmie o wprowadzeniu i sposobie zastosowania monitoringu, zakresie jego stosowania oraz celu, w jakim został wdrożony – najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, potwierdzenie zapoznania się pracownika z informacją o monitoringu powinno być przechowywane w części B akt osobowych, jako dokument dotyczący przebiegu zatrudnienia. Pozostała dokumentacja techniczna i organizacyjna związana z monitoringiem (np. polityki, regulaminy, dokumentacja z RODO) nie musi znajdować się w aktach osobowych i powinna być przechowywana odrębnie.

Warto podkreślić, że pracodawca, na wniosek pracownika, ma obowiązek udostępnić mu wgląd do jego akt osobowych. Pracownik ma prawo do otrzymania kopii dokumentów znajdujących się w jego aktach, co może być szczególnie istotne w przypadku sporów pracowniczych czy ustalania uprawnień emerytalno-rentowych.

Przechowywanie akt osobowych w formie papierowej

Zgodnie z przepisami, akta osobowe pracownika oraz pozostała dokumentacja pracownicza powinny być przechowywane przez okres 10 lat od dnia ustania zatrudnienia. Termin ten dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. W przypadku pracowników zatrudnionych przed tą datą, okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat, chyba że pracodawca złożył odpowiednie oświadczenie do ZUS.

Pracodawca ma obowiązek zabezpieczyć akta pracownicze przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą. Dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych, a także przed czynnikami mogącymi prowadzić do jej uszkodzenia, takimi jak wilgoć, ogień czy szkodniki.

W przypadku przechowywania dokumentacji w formie papierowej, akta osobowe powinny być przechowywane w odpowiednio zabezpieczonych szafach lub archiwach. Dokumenty należy chronić przed kurzem, wilgocią oraz innymi czynnikami, które mogą prowadzić do ich uszkodzenia.

Po upływie określonego czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma obowiązek dokonać zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Warto jednak rozważyć, czy niektóre dokumenty nie powinny być przechowywane dłużej, szczególnie jeśli mogą stanowić dowód w ewentualnych sporach sądowych.

Czy można prowadzić akta osobowe wyłącznie w formie elektronicznej?

Pracodawcy mogą prowadzić akta osobowe wyłącznie w formie elektronicznej. Wymaga to zastosowania systemu informatycznego spełniającego wymogi określone w rozporządzeniu z 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. System ten musi zapewniać:

• integralność, autentyczność i kompletność dokumentów,

• dostępność dokumentów przez cały okres ich przechowywania,

• ochronę przed nieuprawnionym dostępem.

Każdy dokument elektroniczny powinien być opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę – obowiązek ten dotyczy odwzorowań cyfrowych dokumentów sporządzonych pierwotnie w formie papierowej. Wymóg ten służy potwierdzeniu zgodności odwzorowania z oryginałem i wynika bezpośrednio z przepisów rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dokumenty, które powstały pierwotnie w systemie teleinformatycznym, nie muszą być dodatkowo opatrzone kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią, pod warunkiem że są przechowywane w systemie spełniającym wymagania w zakresie integralności, dostępności i bezpieczeństwa.

W kontekście rosnącej cyfryzacji procesów kadrowych, warto zwrócić uwagę na inicjatywę zgłoszoną w ramach projektu Sprawdzamy.com, dotyczącą cyfrowej komunikacji z pracownikami. Propozycja ta zakłada odejście od tradycyjnej, papierowej formy przekazywania dokumentów kadrowych na rzecz pełnej digitalizacji komunikacji między pracodawcą a pracownikiem. Jej celem jest umożliwienie pracodawcom przesyłania dokumentów takich jak wnioski urlopowe, ogłoszenia czy informacje kadrowe w formie elektronicznej, co ma na celu uproszczenie procedur, redukcję kosztów oraz zwiększenie efektywności zarządzania zasobami ludzkimi. Wdrożenie takiego rozwiązania wymagałoby odpowiednich zmian legislacyjnych, jednak już teraz niektóre firmy korzystają z narzędzi umożliwiających elektroniczne zarządzanie dokumentacją pracowniczą, co świadczy o rosnącym zainteresowaniu cyfrowymi rozwiązaniami w obszarze HR .

W kontekście rosnącej cyfryzacji procesów kadrowych warto zwrócić uwagę na rozwiązania oferowane przez inEwi, które wspierają elektroniczną komunikację z pracownikami. Platforma inEwi umożliwia digitalizację dokumentacji kadrowej, w tym składanie elektronicznych wniosków urlopowych czy prowadzenie cyfrowej ewidencji czasu pracy. Dzięki integracji z popularnymi systemami takimi jak np. Symfonia, inEwi zapewnia elastyczność pracy i dostępność danych z dowolnego miejsca i o każdej porze. Dodatkowo, system oferuje funkcje takie jak mobilny rejestrator czasu pracy z obsługą kodów QR i geolokalizacji, co wspiera nowoczesne podejście do zarządzania zasobami ludzkimi i komunikacji wewnętrznej .

Najczęściej popełniane błędy w prowadzeniu akt osobowych

Prowadzenie akt osobowych pracownika często wiąże się z różnymi błędami, które mogą mieć poważne konsekwencje dla pracodawcy. Wśród najczęściej popełnianych błędów można wymienić:

1. Niekompletność dokumentacji - brak istotnych dokumentów, takich jak umowy o pracę, zakresy obowiązków czy oświadczenia lub dokumenty dotyczące istotnych kwestii pracowniczych.

2. Nieprawidłowe prowadzenie części związanych z wykonywaniem pracy - brak aktualizacji dokumentów dotyczących zmiany warunków zatrudnienia, awansów czy innych istotnych wydarzeń w przebiegu zatrudnienia.

3. Błędy w dokumentowaniu kar i nagród - nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji dotyczącej ponoszenia odpowiedzialności porządkowej przez pracownika lub przyznania pracownikowi nagrody.

4. Problemy z dokumentacją dotyczącą kontroli trzeźwości - brak odpowiednich procedur dotyczących wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub nieprawidłowe dokumentowanie wyników kontroli.

5. Nieprawidłowości w przechowywaniu dokumentów - niewłaściwe zabezpieczenie dokumentacji przed zniszczeniem, utratą czy nieuprawnionym dostępem.

6. Brak systematycznej aktualizacji akt osobowych - zaniedbywanie obowiązku włączania do akt nowych dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia.

7. Niedostosowanie dokumentacji do aktualnych przepisów prawa pracy - brak uwzględnienia zmian w przepisach, takich jak dodanie części E do akt osobowych.

Aby uniknąć tych błędów, warto regularnie weryfikować kompletność i aktualność akt osobowych pracownika. Pomocne może być opracowanie wewnętrznych procedur dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej, które określą odpowiedzialność za poszczególne etapy tego procesu.

Systematyczne szkolenia dla pracowników działu kadr w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej mogą również przyczynić się do minimalizacji błędów i nieprawidłowości. Warto również rozważyć skorzystanie z usług zewnętrznych ekspertów, którzy przeprowadzą audyt dokumentacji pracowniczej i pomogą wdrożyć odpowiednie procedury.

Podsumowanie

Prawidłowe prowadzenie akt osobowych pracownika ma kluczowe znaczenie dla każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości firmy czy branży. Kompletna i aktualna dokumentacja pracownicza stanowi nie tylko wypełnienie obowiązku prawnego, ale również zabezpieczenie interesów przedsiębiorcy w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Aktualne przepisy, w tym rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, nakładają na pracodawców szereg obowiązków związanych z gromadzeniem i przechowywaniem dokumentów kadrowych. Szczególnie istotne są zmiany wprowadzone w marcu 2023 roku, dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę oraz badania na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Pięcioczęściowa struktura akt osobowych (A, B, C, D i E) pozwala na uporządkowanie dokumentów według ich rodzaju i znaczenia dla stosunku pracy. Prawidłowe prowadzenie każdej z tych części ma kluczowe znaczenie dla ochrony interesów zarówno pracodawcy, jak i pracownika.

Warto podkreślić, że dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez okres 10 lat od dnia kończącego okres zatrudnienia, a w przypadku pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem - przez 50 lat. Po tym okresie dokumentacja powinna zostać zniszczona w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

Możliwość prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej otwiera przed pracodawcami nowe możliwości zarządzania aktami osobowymi pracownika. Elektroniczna forma pozwala na szybkie wyszukiwanie dokumentów, łatwiejsze udostępnianie ich uprawnionym osobom oraz skuteczniejszą ochronę przed zniszczeniem czy utratą.

Niezależnie od formy prowadzenia dokumentacji, kluczowe znaczenie ma jej kompletność, aktualność i zgodność z przepisami prawa pracy. Regularne weryfikowanie akt pracowniczych oraz systematyczne szkolenia dla pracowników działu kadr mogą przyczynić się do minimalizacji błędów i nieprawidłowości w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej.