Akta osobowe – co powinny zawierać?

Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, konieczne jest – w przypadku zatrudniania pracowników w ramach stosunku pracy – spełnianie licznych obowiązków formalnych. Należy do nich między innymi prowadzenie akt osobowych. Jak powinny wyglądać profesjonalne akta osobowe w zgodzie z obecnie obowiązującymi przepisami i co powinny zawierać teczki osobowe pracowników? Czym różnią się akta osobowe elektroniczne od ich papierowego odpowiednika? Jaka jest definicja akt osobowych? Jeśli pragniesz poznać odpowiedzi na te oraz wiele innych pytań, koniecznie przeczytaj poniższy tekst.

Akta osobowe – definicja

Akta osobowe pracownika to określenie odnoszące się do zbioru dokumentów, które pokazują, jaki jest przebieg stosunku pracy, począwszy od rozpoczęcia zatrudnienia, aż po jego zakończenie. Dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona przez pracodawcę w sposób zgodny z przepisami prawa.

Akta osobowe – sposób prowadzenia

Choć może nie wydawać się to oczywiste, to musisz zwracać szczególną uwagę podczas prowadzenia akt osobowych, jakie rodzaje dokumentów należy umieszczać w poszczególnych częściach akt osobowych. Zasadniczo, zgodnie z przepisami prawnymi prowadzone przez pracodawców akta osobowe pracowników powinny być podzielane na pięć głównych części. Są one oznaczane literami alfabetu: A, B, C, D, E. Co powinny zawierać poszczególne części teczek osobowych? Generalnie, części te są następujące:

• część A, czyli dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie u danego pracodawcy,
• część B, czyli dokumenty związane z przebiegiem stosunku pracy,
• część C, czyli dokumenty związane z ustaniem (zakończeniem) stosunku pracy,
• część D, czyli dokumenty związane z odpowiedzialnością pracownika oraz ewentualnymi karami.

Część A zawiera takie dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, jak na przykład: kwestionariusz osobowy nowego pracownika, świadectwa pracy z poprzednich zakładów, certyfikaty pozwalające na wykonywanie obowiązków zawodowych (jest to konieczne na przykład w przypadku kierowcy samochodu ciężarowego), dyplomy, świadectwa ukończenia szkoły itd.

Zazwyczaj najbardziej obszerna jest część B, czyli dokumentacja przebiegu zatrudnienia pracownika. Powinny znajdować się w niej takie dokumenty jak na przykład:

• umowy o pracę wraz z ewentualnymi aneksami, dokumenty podsumowujące zakres obowiązków na danym stanowisku itd.,
• dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
• dokumentacja potwierdzająca podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych, przy czym, mogą być to zarówno szkolenia specjalistyczne, jak i kursy wymagane przez prawo,
• informacje związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
• oświadczenia pracownika potwierdzające, że zapoznał się on z treścią regulaminu pracy oraz ogólnymi informacjami o warunkach zatrudnienia,
• dokumentacja związana z ubieganiem się przez pracownika o udzielenie mu na przykład urlopu wychowawczego czy rodzicielskiego,
• dokumentacja związana z bezpieczeństwem i higieną pracy, gdyż dokumenty dotyczące zapoznania się pracownika z przepisami BHP oraz zasadami bezpieczeństwa w danej firmie także powinny znaleźć się w części B,
• skierowania na okresowe badania lekarskie, wyniki kontrolnych badań lekarskich oraz orzeczenia wydane przez lekarzy medycyny pracy.

Warto pamiętać, że w skład dokumentacji pracowniczej wchodzi dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy, w tym harmonogramy pracy, wnioski pracownika dotyczące na przykład ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy czy chociażby stosowania skróconego tygodnia pracy, wszelka dokumentacja związana ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy, dokumentacja związana z pracą w godzinach nadliczbowych, a także wszelkiego rodzaju zgody, chociażby na delegowanie poza stałe miejsce pracy pracownicy w ciąży.

Część C jest uzupełniana w momencie zakończenia stosunku pracy. Muszą znaleźć się w niej wówczas takie dokumenty jak między innymi: wypowiedzenie umowy o pracę (lub dokument rozwiązujący zawartą umowę), dokument potwierdzający (nie)wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy oraz kopia świadectwa pracy (oryginał otrzymuje pracownik). Tu też należy umieścić umowę o zakazie konkurencji jeśli taka została zawarta w związku z ustaniem zatrudnienia.

Część D, zawiera dokumenty związane z karami (odpowiedzialnością porządkową lub karną), które otrzymał dany pracownik, na przykład związane z zajęciem wynagrodzenia. Co ważne, dokumenty dotyczące kar przechowywać należy w wydzielonych częściach oznaczanych jako D1, D2, D3 itd., z których każda musi dotyczyć odrębnej kary.

Część ostatnia, czyli część E zawiera dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Podobnie jak w części D, tak i w części E dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracowników muszą być przechowywanie chronologicznie w wydzielonych częściach, ponumerowanych jako E1, E2, E3 itd.

Dokumenty znajdujące się w każdej części akt osobowych powinny być ponumerowane oraz ułożone w porządku chronologicznym. Na początku każdej części powinien znajdować się uzupełniany na bieżąco wykaz (jest to swego rodzaju spis treści, który znacząco ułatwia przeglądanie akt osobowych oraz wyszukiwanie konkretnych rodzajów dokumentacji pracowniczej).

Warto pamiętać, że wzory poszczególnych rodzajów dokumentów możesz znaleźć na specjalistycznych portalach branżowych. Co więcej, niektóre programy kadrowe także są wyposażone w możliwość generowania wzorów dokumentów na podstawie wprowadzonych danych osobowych. Natomiast w hurtowniach internetowych zajmujących się dystrybucją materiałów biurowych dla firm powinieneś bez większych trudności znaleźć teczki służące do prowadzenia akt osobowych w wersji papierowej.

Okres przechowywania akt pracowniczych

W myśl obecnego ustawodawstwa muszą być one przechowywane przez okres:

• Dziesięciu lat, w przypadku osób zatrudnionych po dniu pierwszego stycznia 2019 roku,
• Dziesięciu lat, w przypadku osób zatrudnionych w latach 1999 - 2018 pod warunkiem złożenia do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie oświadczenia ZUS OSW i raportu informacyjnego ZUS RIA lub pięćdziesięciu lat jeśli takie dokumenty nie zostaną złożone do ZUS,
• Pięćdziesięciu lat, w przypadku osób zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 roku.

Dla akt pracowniczych objętych dziesięcioletnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. W przypadku akt osobowych pracownika objętych pięćdziesięcioletnim obowiązkiem przechowywania dokumentacji pracowniczej okres ten liczy się od dnia ustania stosunku pracy. Co ważne, dokumentację pracowniczą należy przechowywać dłużej jeśli może ona stanowić dowód w postępowaniu sądowym, do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Ponadto pracodawca ma obowiązek – po zakończeniu stosunku pracy – udzielić pracownikowi informacji na temat sposobu przechowywania dokumentacji oraz możliwości jej odbioru.

Elektroniczne akta osobowe pracownika – czym się różnią od analogowej wersji?

Aby osiągnąć biznesowy sukces, należy stale dążyć do optymalizacji kosztów oraz procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Jednym ze środków do osiągnięcia tego celu może być na przykład prowadzenie akt osobowych pracowników w postaci elektronicznej. Z pewnością dużym ułatwieniem w tej kwestii są zmiany wprowadzone w 2019 roku. Zgodnie z nimi, możliwe jest już prowadzenie akt pracowniczych wyłącznie w formie elektronicznej – wcześniej, możliwe było prowadzenie wyłącznie dokumentacji papierowej lub obydwu wersji jednocześnie. Jeśli chodzi o elektroniczne akta osobowe, to powinny mieć one formę na przykład skanu, przy czym konieczne jest oznaczenie poszczególnych dokumentów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (ewentualnie, może być to pieczęć elektroniczna).

Jak i gdzie przechowywać akta osobowe pracowników? Dokumentację pracowniczą można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Dokumenty należy zarchiwizować w oryginalnej postaci i przechowywać w siedzibie firmy lub jej oddziale, tam, gdzie można im zapewnić najlepsze warunki przechowywania. Kodeks pracy w zapisach w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie narzuca, w jakiej jednostce organizacyjnej akta mają być przechowywane, ale za to stanowi, że dokumenty, niezależnie od formy, w jakiej są prowadzone, muszą zostać odpowiednio zabezpieczone przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. W przypadku likwidacji firmy obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej może przejąć wyspecjalizowane archiwum.

Akta osobowe – podsumowanie

Właściwe prowadzenie akt osobowych to zadanie obligatoryjne dla każdego pracodawcy. Za niewywiązywanie się z tego obowiązku pracodawcy grożą dotkliwe sankcje o charakterze finansowym. Oczywiście sprawne prowadzenie oraz aktualizowanie dokumentacji pracowniczej może być wymagającym wyzwaniem szczególnie w przypadku większych podmiotów zatrudniających liczną kadrę. Jednocześnie, firma zatrudniająca pracowników powinna zwracać uwagę nie tylko na wymogi postawione przez ustawodawstwo prawne. Dlatego warto znaleźć rozwiązania, które ułatwią prowadzenie akt osobowych zatrudnianych pracowników oraz zautomatyzują niektóre czynności. Konieczne jest także umiejętne zarządzanie podległymi pracownikami oraz zarządzanie czasem pracy – jedynie dzięki temu można uniknąć błędów, usprawnić przygotowywanie pracowniczych list płac, grafików i harmonogramów pracy oraz sprawić, by procesy były w organizacji przeprowadzane bez większych problemów oraz niepotrzebnych opóźnień. Jak osiągnąć ten cel? W dobie internetu oraz silnego rozwoju nowoczesnych technologii na rynku jest dostępnych wiele systemów online, które służą do rejestracji czasu pracy oraz zarządzania zasobami ludzkimi i dokumentami pracowniczymi. Programy te pozwalają także na automatyzację najbardziej powtarzalnych czynności, co znacznie ułatwia wykonywanie obowiązków, jakie prawo nakłada na pracodawców.