Jak zawiesić działalność gospodarczą? Krok po kroku

Zawieszenie działalności to formalna przerwa w prowadzeniu firmy na okres nie krótszy niż 30 dni, a jeżeli zawieszenie obejmuje wyłącznie pełny miesiąc luty danego roku – na okres nie krótszy niż liczba dni lutego w tym roku, polegająca na czasowym niewykonywaniu działalności gospodarczej bez jej definitywnego zakończenia. W czasie zawieszenia przedsiębiorca nie może wykonywać działalności ani osiągać bieżących przychodów (np. ze sprzedaży towarów i usług). Zasadniczo nie ma obowiązku opłacania składek ZUS z tytułu działalności, przy czym składki emerytalna i rentowe mogą być dobrowolne (nie opłaca się chorobowej i wypadkowej). Może natomiast wykonywać czynności służące zabezpieczeniu źródła przychodów, m.in. przyjmować wcześniejsze należności, regulować zobowiązania oraz sprzedać firmowy majątek. Poniższy poradnik wyjaśnia, jak zawiesić działalność, jakie są konsekwencje dla ZUS i podatków oraz kiedy takie rozwiązanie się opłaca.

Najważniejsze informacje

1. Zawieszenie działalności można zgłosić w CEIDG lub KRS. W CEIDG może zawiesić działalność na czas nieokreślony albo określony (min. 30 dni, wyjątek: pełny luty = 28/29 dni), a w KRS od 30 dni do 24 miesięcy.

2. W czasie zawieszenia nie można prowadzić działalności ani osiągać bieżących przychodów, ale można m.in. przyjąć wcześniejsze należności i sprzedać firmowy majątek.

3. W zawieszeniu zwykle nie płacisz zaliczek PIT/CIT i rozliczasz się rocznie. JPK_V7 co do zasady nie składasz, chyba że wystąpi wyjątek (np. WNT/import usług/korekty VAT) lub zawieszenie nie obejmuje pełnego okresu.

4. Przedsiębiorcy często wykorzystują zawieszenie jako elastyczne narzędzie w trudnych momentach.

Czym jest zawieszenie działalności gospodarczej?

Zawieszenie działalności gospodarczej to instytucja umożliwiająca przedsiębiorcy tymczasowe wyłączenie firmy z obrotu gospodarczego bez jej likwidacji. Prawo przedsiębiorców (art. 23) przewiduje, że przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na czas nieokreślony albo określony, nie krótszy jednak niż 30 dni. Jeżeli jednak okres zawieszenia obejmuje wyłącznie pełny miesiąc luty danego roku kalendarzowego, za minimalny okres zawieszenia przyjmuje się liczbę dni lutego w tym roku.Przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 30 dni do 24 miesięcy, przy czym w przypadku zawieszenia obejmującego wyłącznie pełny miesiąc luty minimalny okres ustala się jak wyżej.

Zawieszenie działalności gospodarczej nie jest rozwiązaniem ostatecznym – nie oznacza likwidacji firmy ani utraty numeru NIP. Jest jednak formalną czynnością w systemie wywołujących konsekwencje związane z podatkami i ubezpieczeniami. Zawieszenie działalności można zakończyć poprzez wznowienie, jednak nie wcześniej niż po upływie minimalnego okresu zawieszenia (co do zasady 30 dni). Przepis z art. 25 Prawa przedsiębiorców mówi, że w okresie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności i osiągać bieżących przychodów. Może natomiast wykonywać czynności niezbędne do zabezpieczenia źródła przychodów, przyjmować należności powstałe przed zawieszeniem, regulować zobowiązania, sprzedawać środki trwałe czy uczestniczyć w postępowaniach sądowych oraz postępowaniach podatkowych.

Taka konstrukcja chroni przedsiębiorcę przed konsekwencjami całkowitego wyrejestrowania firmy, pozwala przejściowo ograniczyć koszty i uniknąć płacenia składek ZUS, a jednocześnie zachować zdolność do kontynuowania działalności po poprawie sytuacji. Zawieszenie działalności gospodarczej bywa wykorzystywane np. w okresie sezonowych spadków sprzedaży, poważnej choroby właściciela, z powodu sprawowania opieki (np. nad dzieckiem lub bliską osobą) czy na czas urlopu macierzyńskiego.

Jak zawiesić działalność gospodarczą?

Procedura zawieszenia działalności gospodarczej jest stosunkowo prosta. Wniosek składa się do CEIDG – online (np. przez profil zaufany) albo w urzędzie miasta/gminy – natomiast dla podmiotów wpisanych do KRS wniosek o zawieszenie i wznowienie składa się elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS). Ważne jest, by wskazać datę rozpoczęcia zawieszenia działalności gospodarczej i planowany okres - można też od razu złożyć wniosek o wznowienie na wybrany dzień. Poniżej przedstawiamy kroki:

1. Sprawdź, czy możesz zawiesić działalność gospodarczą – co do zasady możesz zawiesić działalność, jeżeli nie zatrudniasz pracowników. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zatrudniasz wyłącznie pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającym urlopie macierzyńskim, urlopie wychowawczym, urlopie opiekuńczym lub urlopie rodzicielskim. W przypadku urlopu rodzicielskiego dotyczy to tylko pracowników, którzy nie łączą korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu. Wówczas również możesz zawiesić działalność, o ile nie zatrudniasz innych pracowników. Zleceniobiorcy i wykonawcy umów cywilnoprawnych nie są „pracownikami” w rozumieniu przepisów o zawieszeniu działalności gospodarczej, ale w okresie zawieszenia nie możesz faktycznie wykonywać działalności, więc umowy cywilnoprawne powinny być ukształtowane tak, aby nie dochodziło do realizacji nowych usług/sprzedaży w czasie zawieszenia.

2. Złóż wniosek o zawieszenie - w CEIDG (dla działalności osoby fizycznej) albo w KRS (dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców). W CEIDG we wniosku wskazujesz dzień rozpoczęcia zawieszenia oraz wybierasz zawieszenie na czas określony albo nieokreślony.  W KRS data rozpoczęcia zawieszenia nie może być wcześniejsza niż dzień złożenia wniosku, a zawieszenie jest na czas określony (30 dni–24 miesiące). Często wymaga też decyzji wewnętrznej zgodnie z umową/statutem.

3. Odbierz potwierdzenie dokonania wpisu - w przypadku CEIDG otrzymujesz potwierdzenie/urzędowe poświadczenie wpisu w rejestrze, a w przypadku KRS sąd rejestrowy wydaje postanowienie i dokonuje wpisu w rejestrze. Dniem zawieszenia jest co do zasady data wskazana we wniosku (z uwzględnieniem zasad właściwych dla CEIDG albo KRS). W przypadku podmiotów z KRS sąd zasadniczo rozpoznaje wniosek w terminie 7 dni od wpływu, jednak termin ten może ulec wydłużeniu (np. w razie wezwań do uzupełnienia braków).

4. Powiadom kontrahentów i uporządkuj sprawy – upewnij się, że wszyscy klienci i kontrahenci wiedzą, że działalność jest zawieszona, i ustal sposób odbierania korespondencji.

Wniosek można złożyć ponownie, jeśli przedsiębiorca planuje wznowienie lub kolejne zawieszenie. Przy zawieszeniu zgłoszonym w CEIDG informacja jest przekazywana automatycznie do ZUS/KRUS, urzędu skarbowego i GUS. W przypadku podmiotów wpisanych do KRS ZUS co do zasady otrzymuje dane z rejestrów, ale w niektórych sytuacjach potrzebne jest też dodatkowe zgłoszenie do urzędu skarbowego (NIP-8), np. gdy spółka zatrudniała pracowników. Jeżeli mówimy o przedsiębiorstwie w spadku, formalności w CEIDG może załatwiać zarządcę sukcesyjnego (po jego ustanowieniu i wpisie), a samo zawieszenie działalności nie blokuje ustanowienia zarządu sukcesyjnego.

Co wolno i czego nie wolno w trakcie zawieszenia działalności?

W trakcie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie może prowadzić czynności, które są działalnością gospodarczą wykonywaną na bieżąco (np. sprzedaży towarów lub świadczenia usług), ani osiągać bieżących przychodów. Zgodnie z art. 25 Prawa przedsiębiorców zabronione jest wykonywanie czynności, które normalnie generowałyby przychód np. sprzedaż towarów, świadczenie usług na rzecz klientów czy wystawianie nowych faktur za bieżące zlecenia. Równocześnie ustawa dopuszcza szereg działań, które są dozwolone i często niezbędne do zachowania funkcjonowania firmy w przyszłości:

• zabezpieczenie źródeł przychodów, w tym przyjmowanie należności od kontrahentów i regulowanie wcześniejszych zobowiązań,

• sprzedaż własnego majątku – przedsiębiorca może zbywać (sprzedawać) własne środki trwałe i wyposażenie np. firmowy sprzęt,

• uczestnictwo w postępowaniach – sądowych, podatkowych i administracyjnych. Możliwe jest także przeprowadzanie kontroli i przeglądów technicznych,

• realizacja obowiązków publicznoprawnych np. sporządzenie sprawozdania finansowego za poprzedni rok,

• osiąganie przychodów finansowych – odsetek bankowych, dywidend, a także przychodów z najmu prywatnego, jeśli nie jest on prowadzony w ramach zawieszonej działalności.

W praktyce przedsiębiorca może m.in. wystawić fakturę korygującą do transakcji sprzed zawieszenia, przyjąć zwrot towaru oraz uczestniczyć w kontroli ZUS lub innych postępowaniach. Może też zbywać składniki majątku, ale w okresie zawieszenia co do zasady nie dokonuje się odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych nieużywanych na skutek zawieszenia (również wtedy, gdy są sprzedawane w tym okresie). Niedozwolone jest natomiast przyjmowanie nowych zleceń i bieżące świadczenie usług/sprzedaż na rzecz klientów, ponieważ stanowiłoby to wykonywanie działalności gospodarczej w czasie zawieszenia.

Zawieszenie działalności a składki ZUS i ubezpieczenie zdrowotne

Jedną z głównych korzyści zawieszenia jest możliwość wstrzymania opłacania składek ZUS. Zgodnie z art. 36a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w okresie zawieszenia osobie prowadzącej działalność wygasa obowiązek ubezpieczeń społecznych. W przypadku zawieszenia działalności zgłoszonego w CEIDG, informacja trafia do ZUS i na jej podstawie ZUS co do zasady aktualizuje zgłoszenia/wyrejestrowania związane z zawieszeniem (odpowiednio w zakresie płatnika i ubezpieczonego). Natomiast gdy trzeba wyrejestrować z ubezpieczeń osoby zgłoszone przez płatnika (np. pracowników) oraz ich członków rodziny, robi się to co do zasady przez złożenie odpowiednich formularzy (ZUS ZWUA oraz ZUS ZCNA) – a w części sytuacji obowiązki dokumentacyjne spoczywają bezpośrednio na płatniku/wspólniku. Jeśli zgłaszasz do ZUS osobę współpracującą, to w okresie zawieszenia wygasa tytuł do ubezpieczeń osób współpracujących z tego źródła, więc co do zasady nie opłaca się za nią składek. Członkowie rodziny zgłoszeni do ubezpieczenia zdrowotnego nie są „oskładkowani” odrębnie, a gdy wygasa Twój tytuł do ubezpieczenia, co do zasady trzeba wyrejestrować członków rodziny osoby ubezpieczonej (formularz ZUS ZCNA, zwykle w terminie 7 dni). W praktyce przy zawieszeniu zgłoszonym w CEIDG część dokumentów może zostać przygotowana na podstawie danych z rejestrów, ale warto sprawdzić w PUE ZUS, czy wyrejestrowanie członków rodziny zostało ujęte. W praktyce, jeśli zawieszenie obejmuje pełny miesiąc kalendarzowy, przedsiębiorca co do zasady nie ma obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne ani składki na ubezpieczenie zdrowotne z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej, z zastrzeżeniem, że w okresie zawieszenia może na swój wniosek podlegać dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (wtedy składki te są opłacane). W przypadku zawieszenia w trakcie miesiąca, składki społeczne są naliczane proporcjonalnie za okres do dnia zawieszenia, natomiast zdrowotną opłaca się za cały miesiąc. Warto o tym pamiętać planując termin złożenia wniosku, by uniknąć niepotrzebnych kosztów.

Po zawieszeniu działalności co do zasady wygasa tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego, natomiast prawo do świadczeń opieki zdrowotnej ustaje po upływie 30 dni od dnia wygaśnięcia obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego. Aby zachować ciągłość świadczeń, przedsiębiorca może:

• zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia w Narodowym Funduszu Zdrowia (NFZ),

• zostać zgłoszony jako członek rodziny do ubezpieczenia innej osoby,

• zarejestrować się jako bezrobotny w powiatowym urzędzie pracy – jest to możliwe także w czasie zawieszenia działalności zgłoszonego w CEIDG. Zasiłek (jeśli spełniasz warunki) co do zasady przysługuje za każdy dzień od dnia rejestracji w PUP, jednak w określonych przypadkach prawo do zasiłku powstaje później np. po 90 dniach od rejestracji, a okres pobierania ulega skróceniu o czas, w którym zasiłek nie przysługiwał.

Po wznowieniu działalności ZUS automatycznie przywraca poprzednie ubezpieczenia. Nie trzeba składać nowego zgłoszenia. Warto jednak monitorować deklaracje i sprawdzić, czy wszystkie składki zostały naliczone poprawnie, szczególnie jeśli zawieszenie trwało dłużej i obejmowało kilka miesięcy.

Zawieszenie działalności a podatki i VAT

Zawieszenie działalności nie zwalnia z wszystkich obowiązków podatkowych.

Podatek dochodowy

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalniają przedsiębiorców z obowiązku opłacania miesięcznych zaliczek na podatek w czasie zawieszenia. Przedsiębiorca nadal prowadzi właściwą ewidencję (księgi rachunkowe albo podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów – zależnie od formy opodatkowania) oraz ujmuje zdarzenia dotyczące działalności, w tym rozliczenia odnoszące się do okresu sprzed zawieszenia, a następnie rozlicza je w rocznym zeznaniu właściwym dla formy opodatkowania (np. PIT-36 przy skali, PIT-36L przy podatku liniowym, PIT-28 przy ryczałcie. Podatnicy CIT składają CIT-8). Jeżeli w trakcie zawieszenia sprzedaje się majątek lub otrzymuje zaległe należności, przychód ujmuje się w zeznaniu rocznym.

W okresie zawieszenia działalności co do zasady nie dokonuje się odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które nie są używane na skutek zawieszenia. Amortyzację wznawia się po wznowieniu działalności. Zawieszenie nie znosi jednak obowiązku sporządzenia spisu z natury, jeżeli wynika on z przepisów np. u podatników prowadzących KPiR na koniec roku podatkowego. W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca jest (w zakresie tej działalności) zwolniony z obowiązku wpłacania zaliczek na PIT (analogicznie: zaliczek na CIT) za okres objęty zawieszeniem, a przychody/dochody uzyskane w tym czasie rozlicza w zeznaniu rocznym.

VAT

Co do zasady, jeżeli zawiesiłeś wykonywanie działalności gospodarczej, nie masz obowiązku składania deklaracji JPK_V7 za okresy rozliczeniowe, których zawieszenie dotyczy. Jeżeli zawieszenie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego (np. całego miesiąca przy rozliczeniach miesięcznych), zwykle nie wysyłasz JPK_V7. Wyjątki opisują poniższe punkty:

• dokonujesz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT),

• dokonujesz importu usług lub nabywasz towary, w zakresie których jesteś podatnikiem,

• zawieszenie nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego,

• jesteś obowiązany rozliczyć podatek z tytułu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu oraz/lub jesteś obowiązany dokonać korekty podatku naliczonego. 

Przykład: przedsiębiorca, który w styczniu wystawił fakturę za usługę, a w marcu zawiesił działalność, w maju otrzymał zwrot towaru. Musi wystawić fakturę korygującą i uwzględnić ją w JPK V7, mimo że w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej firma nie prowadzi bieżącej sprzedaży.

Zawieszenie działalności a pracownicy i inne konsekwencje

Jedno z głównych ograniczeń przy zawieszeniu działalności to zakaz zatrudniania pracowników na podstawie umowy o pracę. Aby zawiesić działalność, przedsiębiorca co do zasady nie może zatrudniać pracowników (w rozumieniu stosunku pracy) – dlatego zwykle konieczne jest, aby stosunki pracy ustały najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie zawieszenia. Wyjątkowo zawieszenie jest dopuszczalne także wtedy, gdy przedsiębiorca zatrudnia wyłącznie pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającym urlopie macierzyńskim, urlopie wychowawczym, urlopie opiekuńczym lub urlopie rodzicielskim (w przypadku urlopu rodzicielskiego – tylko gdy pracownicy nie łączą korzystania z tego urlopu z wykonywaniem pracy u tego pracodawcy), pod warunkiem że nie zatrudnia innych pracowników. Umowy cywilnoprawne (np. umowa zlecenie, o dzieło) nie muszą automatycznie kończyć się przed zawieszeniem, bo warunek zawieszenia dotyczy niezatrudniania pracowników na podstawie umowy o pracę. Trzeba jednak zadbać, aby w okresie zawieszenia nie dochodziło do faktycznego wykonywania działalności gospodarczej (np. bieżącego świadczenia usług/sprzedaży), poza czynnościami, które są wprost dozwolone w czasie zawieszenia. W praktyce często zawieszenie wykorzystywane jest przez przedsiębiorców jednoosobowych, którzy nie zatrudniają pracowników, co znacznie ułatwia formalności.

Zawieszenie nie zwalnia z obowiązków wobec kontrahentów – trzeba regulować wcześniejsze zobowiązania i odbierać należności. Nie wolno jednak przyjmować nowych zleceń ani świadczyć usług. Gdy w czasie zawieszenia dojdzie do sporu z klientem, przedsiębiorca może uczestniczyć w postępowaniu sądowym lub mediacyjnym, a także zawrzeć ugodę. Może też dokonywać obowiązkowych przeglądów technicznych sprzętu, aby utrzymać jego sprawność.

Statystyki i trendy dotyczące zawieszenia działalności

Zawieszenie działalności nie jest rzadkością w polskiej gospodarce. GUS publikuje cyklicznie – na podstawie rejestru REGON – dane o liczbie i strukturze podmiotów, w tym o podmiotach z zawieszoną działalnością (m.in. w opracowaniach „Podmioty gospodarki narodowej wpisane do rejestru REGON” oraz w „Miesięcznej informacji o podmiotach gospodarki narodowej w rejestrze REGON”). 

Przykładowo, według stanu na koniec grudnia 2025 r. do rejestru REGON wpisanych było 5 442,9 tys. podmiotów gospodarki narodowej. Dane o liczbie wniosków o zawieszenie JDG w CEIDG są publikowane w statystykach CEIDG (portal Otwarte Dane) – jeżeli podajesz konkretne wartości liczbowe i dynamiki, dodaj jednoznaczne odesłanie do właściwego zasobu i okresu, z którego pochodzą dane.

Przykłady praktyczne

Przykład 1: Sprzedaż sprzętu w okresie zawieszenia. Jan prowadzi jednoosobową działalność handlową i zawiesił wykonywanie działalności na trzy miesiące. W czasie zawieszenia sprzedaje nieużywany laptop stanowiący środek trwały. Taka sprzedaż jest dozwolona w okresie zawieszenia i powinna zostać ujęta w ewidencji właściwej dla sposobu prowadzenia ksiąg (np. KPiR albo księgi rachunkowe) oraz rozliczona na gruncie podatku dochodowego. W VAT obowiązki zależą od statusu Jana: jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT, sprzedaż dokonana w ramach działalności co do zasady wymaga ujęcia w ewidencji VAT i złożenia JPK_V7 za okres, w którym nastąpiła sprzedaż(bo zwolnienie z deklaracji w zawieszeniu nie dotyczy okresów, w których trzeba rozliczyć czynności opodatkowane lub wykonać korekty). Jeżeli Jan korzysta ze zwolnienia z VAT (np. podmiotowego) – co do zasady nie składa JPK_V7, a sama sprzedaż może być opodatkowana albo zwolniona w VAT zależnie od spełnienia warunków ustawowych.

Przykład 2: Zawieszenie na czas urlopu macierzyńskiego. Anna, prowadząca gabinet kosmetyczny, planuje urlop macierzyński i decyduje się zawiesić działalność na osiem miesięcy. Składa wniosek w CEIDG i zostaje wyrejestrowana z ZUS. W czasie zawieszenia nie przyjmuje nowych klientek ani nie świadczy usług, ale odbiera zaległe płatności i reguluje rachunki. Dzięki zawieszeniu nie płaci składek, może skoncentrować się na opiece nad dzieckiem, a po powrocie wznawia działalność bez konieczności ponownej rejestracji.

Wsparcie w okresie zawieszenia i wznawiania działalności

Choć zawieszenie działalności oznacza przerwę w normalnym funkcjonowaniu firmy, niektóre procesy, jak gromadzenie danych czy planowanie powrotu na rynek, warto prowadzić na bieżąco. Narzędzia takie jak ewidencja czasu pracy czy grafiki pracy od inEwi mogą być przydatne zarówno przed zawieszeniem, jak i po wznowieniu. Przedsiębiorca może analizować historyczne dane o obciążeniu pracowników, planować optymalny grafik na okres po powrocie oraz zarządzać zobowiązaniami pracowniczymi, jeśli zatrudnia zleceniobiorców. Po wznowieniu działalności takie narzędzia ułatwią wprowadzenie pracowników na nowo i kontrolę kosztów czasu pracy.

Podsumowanie

Zawieszenie działalności gospodarczej jest elastycznym instrumentem, który pozwala przedsiębiorcom czasowo wyłączyć firmę z obrotu bez jej likwidacji. Minimalny okres zawieszenia to 30 dni (w lutym – liczba dni w miesiącu), a dla spółek wpisanych do KRS maksymalny czas to 24 miesiące. W czasie zawieszenia nie można wykonywać działalności ani osiągać bieżących przychodów, lecz dopuszczalne jest przyjmowanie płatności z wcześniejszych umów, regulowanie zobowiązań czy sprzedaż majątku. Kluczową korzyścią jest zawieszenie obowiązku opłacania składek ZUS oraz brak zaliczek na podatek dochodowy, choć trzeba zachować księgi i rozliczyć przychody w zeznaniu rocznym. VAT nie jest rozliczany, chyba że dokonuje się czynności opodatkowanych (np. sprzedaży środka trwałego) lub korekt. Warto planować termin zawieszenia tak, aby nie obciążył przedsiębiorcy pełnymi składkami zdrowotnymi, oraz pamiętać o formalnym rozwiązaniu umów o pracę. Statystyki pokazują, że zawieszenie stanowi popularny sposób zarządzania mikrofirmą i może pomóc przetrwać trudniejszy okres.