Jaka jest kara za pozorne zawieszenie działalności?

Kara za pozorne zawieszenie działalności nie sprowadza się do jednej, stałej sankcji. Jeśli przedsiębiorca formalnie zgłasza zawieszenie działalności gospodarczej, ale w praktyce nadal wykonuje nowe usługi, prowadzi bieżącą sprzedaż albo osiąga bieżące przychody z tej działalności, musi liczyć się z zakwestionowaniem skutków zawieszenia przez ZUS i Urząd Skarbowy. W konsekwencji może pojawić się obowiązek dopłaty składek, podatku i odsetek, a w poważniejszych przypadkach także odpowiedzialność karna skarbowa. Nie dotyczy to jednak każdej formy sprzedaży, bo w okresie zawieszenia przedsiębiorca może legalnie zbywać własne środki trwałe i wyposażenie.

Najważniejsze informacje

1. W okresie zawieszenia przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej ani osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.
2. Zawieszenie działalności nie oznacza całkowitego bezruchu. W tym czasie wolno wykonywać czynności niezbędne do zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, przyjmować należności powstałe przed zawieszeniem, regulować wcześniejsze zobowiązania i zbywać środki trwałe.
3. Działalność może zawiesić przedsiębiorca niezatrudniający pracowników, z ustawowym wyjątkiem dla przedsiębiorcy zatrudniającego wyłącznie pracowników przebywających na wskazanych w ustawie urlopach.
4. Pozorne zawieszenie może skończyć się dopłatą składek ZUS, odsetkami, dodatkową opłatą w ZUS do 100% nieopłaconych składek, korektami podatkowymi i odpowiedzialnością z Kodeksu karnego skarbowego, jeśli zachowanie naraża podatek na uszczuplenie.

Czym jest pozorne zawieszenie działalności?

Pozorne zawieszenie działalności to sytuacja, w której zawieszenie istnieje tylko formalnie, zwykle w CEIDG albo KRS, ale w praktyce firma nadal działa. Przedsiębiorca dalej przyjmuje nowe zlecenia, wykonuje nowe usługi, sprzedaje towary albo usługi w zwykłym toku działalności i osiąga przychody, choć korzysta ze skutków formalnego zawieszenia. Taki stan nie mieści się w granicach wyznaczonych przez art. 25 Prawa przedsiębiorców.

Dla zobowiązań publicznoprawnych zawieszenie wywołuje skutki od dnia rozpoczęcia zawieszenia do dnia poprzedzającego wznowienie działalności. Jeśli więc stan faktyczny nie odpowiada wpisowi, organy mogą zakwestionować skutki zawieszenia i wrócić do rozliczania działalności tak, jakby była prowadzona normalnie.

Kiedy zawieszenie działalności jest legalne?

Żeby zawieszenie działalności gospodarczej było prawidłowe, trzeba spełnić ustawowe warunki. Działalność może zawiesić przedsiębiorca niezatrudniający pracowników. Wyjątek dotyczy przedsiębiorcy zatrudniającego wyłącznie pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim, na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającym urlopie macierzyńskim, urlopie wychowawczym, urlopie opiekuńczym lub urlopie rodzicielskim. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zawiesić działalność na czas nieokreślony albo określony, nie krótszy niż 30 dni. W przypadku przedsiębiorcy wpisanego do KRS zawieszenie trwa maksymalnie 24 miesiące, a jeśli nie złoży wniosku o wznowienie przed upływem tego terminu, informacja o wznowieniu jest wpisywana do KRS automatycznie na dzień następujący po upływie 24 miesięcy.

W praktyce wniosek CEIDG-1 można złożyć elektronicznie, także przy użyciu profilu zaufanego, albo w urzędzie miasta lub gminy. Oficjalna instrukcja CEIDG wskazuje też, że data rozpoczęcia zawieszenia może być wsteczna, bieżąca albo przyszła, ale nie powinna kolidować z czynnościami wykonanymi lub planowanymi przez przedsiębiorcę.

Co wolno robić w okresie zawieszenia?

Prawo nie zakazuje wszystkiego. W okresie zawieszenia przedsiębiorca może wykonywać czynności niezbędne do zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, przyjmować należności powstałe przed datą zawieszenia, regulować wcześniejsze zobowiązania, zbywać własne środki trwałe i wyposażenie, uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych, wykonywać obowiązki nakazane przepisami prawa oraz osiągać przychody finansowe związane z działalnością prowadzoną przed zawieszeniem.

To oznacza, że samo przyjmowanie należności albo sprzedaż środka trwałego nie jest jeszcze dowodem na pozorne zawieszenie. Problem zaczyna się wtedy, gdy należność wynika z nowej usługi albo nowej sprzedaży w czasie zawieszenia działalności.

Kara za pozorne zawieszenie działalności

Najprościej mówiąc, kara za pozorne zawieszenie działalności zależy od skutków naruszenia. W praktyce zwykle nie chodzi o jedną sankcję, lecz o kilka równoległych konsekwencji w ZUS, w podatkach, a czasem także na gruncie Kodeksu karnego skarbowego.

ZUS i składki

Dla ZUS najważniejsze jest to, czy działalność została rzeczywiście przerwana. Od nieopłaconych w terminie składek należne są odsetki za zwłokę, a w razie ich nieopłacenia albo opłacenia w zaniżonej wysokości ZUS może wymierzyć dodatkową opłatę do 100% nieopłaconych składek. Jeśli więc zawieszenie było tylko formalne, przedsiębiorca może usłyszeć, że powinien zapłacić składki ZUS tak, jakby działalność była prowadzona bez przerwy.

Warto pamiętać także o skutkach zdrowotnych. Prawo do świadczeń opieki zdrowotnej po ustaniu obowiązku ubezpieczenia zwykle wygasa po 30 dniach.

Urząd Skarbowy, VAT i podatek dochodowy

Zawieszenie działalności wywołuje określone skutki podatkowe, ale tylko wtedy, gdy odpowiada rzeczywistości. W VAT za okresy rozliczeniowe objęte zawieszeniem zasadniczo nie trzeba składać rozliczenia, jednak zwolnienie to nie dotyczy przypadków wymienionych w art. 99 ust. 7b ustawy o VAT. Jeżeli w okresie zawieszenia wystąpią zdarzenia objęte wyjątkami z tej ustawy, trzeba prawidłowo ująć je w ewidencji i przesłać właściwy JPK_V7 za dany okres. Wynika to z obecnego modelu rozliczeń, w którym JPK_VAT z deklaracją obejmuje zarówno ewidencję, jak i część deklaracyjną.

W podatku dochodowym zawieszenie także nie wyłącza wszystkich obowiązków przedsiębiorcy. Nawet jeśli przez cały rok podatkowy działalność była zawieszona i nie przyniosła dochodów, źródło przychodów pozostaje otwarte, więc w wielu przypadkach trzeba złożyć zerowe zeznanie roczne.

Kiedy może pojawić się odpowiedzialność karna skarbowa?

Kodeks karny skarbowy nie działa automatycznie przy każdym błędzie związanym z zawieszeniem działalności. Odpowiedzialność z art. 54 albo 56 KKS może wchodzić w grę wtedy, gdy zachowanie naraża podatek na uszczuplenie. W art. 54 chodzi o nieujawnienie właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania albo niezłożenie deklaracji, a w art. 56 o podanie nieprawdy, zatajenie prawdy albo niedopełnienie obowiązku zawiadomienia o zmianie danych w deklaracji lub oświadczeniu składanym organowi podatkowemu, innemu uprawnionemu organowi albo płatnikowi.

Nie każde naruszenie zasad zawieszenia od razu staje się więc przestępstwem skarbowym. Jeśli jednak pozorne zawieszenie służy ukrywaniu bieżących przychodów, sprzedaży albo danych istotnych dla rozliczenia podatku, ryzyko odpowiedzialności wyraźnie rośnie.

Gdzie przedsiębiorcy najczęściej popełniają błąd?

Najwięcej problemów wynika z mylenia dozwolonych czynności z normalnym prowadzeniem biznesu. Przedsiębiorca uznaje, że skoro zawieszenie działalności daje czasowe odciążenie od części obowiązków, to może okazjonalnie przyjąć nowe zlecenie, wykonać nową usługę albo wystawić fakturę za coś, co zrobił już po dacie zawieszenia. Właśnie taki sposób działania najłatwiej prowadzi do wniosku, że zawieszenie było tylko formalne.

Przykład 1.

Właściciel firmy szkoleniowej zawiesił jednoosobową działalność gospodarczą od 1 lipca, ale w połowie miesiąca przyjął nowe zlecenie od klienta biznesowego, przeprowadził szkolenie online i wystawił fakturę z datą lipcową. Taki przypadek trudno uznać za działanie służące zabezpieczeniu źródła przychodów, bo chodzi już o normalne wykonywanie usług i osiąganie przychodów w okresie zawieszenia. Takie wnioski wynikają z granic wyznaczonych przez art. 25 Prawa przedsiębiorców.

Przykład 2.

Właściciel sklepu sezonowego zawiesił działalność po zakończeniu sezonu, sprzedał używaną witrynę chłodniczą i przyjął płatność za fakturę wystawioną jeszcze przed zawieszeniem. Taki układ mieści się w ustawowych wyjątkach, bo obejmuje zbycie środka trwałego i przyjmowanie należności powstałych wcześniej, a nie nową sprzedaż towarów czy nowe usługi.

Jak bezpiecznie zawiesić działalność?

Zawieszenie działalności może być dobrym rozwiązaniem, gdy firma ma przestój, właściciel mierzy się z kłopotami finansowymi albo chce czasowo wycofać się z prowadzenia biznesu. Żeby jednak zawieszenie nie zamieniło się w problem, trzeba zadbać o zgodność między wpisem w CEIDG a stanem faktycznym.

Najbezpieczniej przerwać przyjmowanie nowych zamówień, nie wykonywać nowych usług, nie prowadzić bieżącej sprzedaży w ramach działalności i nie generować nowych przychodów. Można natomiast wykonywać tylko te czynności, które ustawa wyraźnie dopuszcza. W razie wątpliwości warto oddzielić należności powstałe przed zawieszeniem od wpływów za nowe czynności, bo właśnie ten podział najczęściej decyduje o ocenie sprawy przez ZUS albo Urząd Skarbowy.

Podsumowanie

Kara za pozorne zawieszenie działalności oznacza w praktyce ryzyko kilku równoległych konsekwencji: dopłaty składek ZUS, odsetek, sporów z fiskusem, korekt w VAT i podatku dochodowym, a czasem także odpowiedzialności karnej skarbowej. Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest więc nie samo złożenie wniosku CEIDG, lecz to, by w okresie zawieszenia działalności gospodarczej rzeczywiście nie wracać do jej wykonywania i nie osiągać z niej bieżących przychodów.