Kiedy należy utworzyć regulamin pracy w firmie?

W każdym zakładzie pracy powinny obowiązywać wewnętrzne normy postępowania w konkretnych sytuacjach. Tego rodzaju narzucony z góry na pracowników regulamin pozwala uregulować wiele kwestii, a jednocześnie usprawnić i usystematyzować pracę zespołu. Czy jednak każde przedsiębiorstwo powinno stworzyć regulamin pracy? Jak na tego rodzaju sprawy patrzy polski ustawodawca?

Wielu pracodawców robi wszystko, aby stworzyć pracownikom przyjazne warunki pracy. Zdają sobie sprawę z tego, że im większy komfort wykonywania codziennych służbowych obowiązków, tym wyższa jest efektywność i skuteczność całego zakładu pracy. Aby tak się jednak działo niezbędne jest określenie choćby podstawowych zasad obowiązujących w danym przedsiębiorstwie. W takich przypadkach przydatny okazuje się regulamin pracy w firmie. O czym dokładnie mowa?

Czym jest regulamin pracy?

To podstawowy akt wewnętrzny regulujący prawa i obowiązki pracowników, ale i obowiązki pracodawcy. Regulamin pracy pozwala zorganizować i uporządkować procesy w przedsiębiorstwie, a także dostarcza informacje o tym, jak osoby zatrudnione powinny zachować się w konkretnych okolicznościach. Mowa zarówno o samej pracy, jak i czynnościach z nią związanych oraz procedurach przed oraz po jej zakończeniu. Regulamin pracy w firmie może określać zarówno sprawy z płaszczyzny personalnej, finansowej, jak i prawnej.

Kiedy stworzenie regulaminu pracy jest obowiązkowe?

Tego rodzaju dokument musi być oczywiście zgodny z aktualnie obowiązującymi normami w polskim porządku prawnym. Jeśli zmienią się przepisy konieczna staje się oczywiście zmiana regulaminu pracy i dostosowanie go do nowych regulacji. Pracodawca jest związane przede wszystkim kodeksem pracy oraz aktami prawnymi dotyczącymi między innymi prowadzenia działalności gospodarczej, a także bezpieczeństwa oraz higieny pracy. Czy przedsiębiorcy są zobowiązani do przygotowania i wprowadzenia w firmie regulaminu pracy? Wszystko zależy od tego, ilu pracowników zatrudniają. Obowiązek taki spoczywa bowiem na pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników nieobjętych zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym. Jeśli w danym przedsiębiorstwie taki układ funkcjonuje, wówczas nie ma obowiązku posiadania regulaminu.

Regulamin pracy od ilu pracowników

Wynika to wprost z norm kodeksu pracy. Co w pozostałych przypadkach, w tym z zakładami, w których zatrudnionych jest mniej niż 50 osób? Wówczas utworzenie regulaminu pracy jest dobrowolne. Praktyka pokazuje, że wielu przedsiębiorców dla usprawnienia organizacji pracy zleca stworzenie regulaminu, który staje się niejako uściśleniem norm kodeksu pracy oraz innych aktów prawnych, z elementami know how firmy. Treść takiego dokumentu jest co do zasady konsultowana ze związkami zawodowymi oraz najważniejszymi pracownikami.

Co powinien zawierać regulamin pracy?

W regulaminie pracodawca powinien określić w szczególności warunki przebywania na terenie danego zakładu pracy podczas godzin pracy, jak i po jej zakończeniu, organizację pracy, elementy wyposażenia danego pracownika (mowa o narzędziach, odzieży, środkach ochrony oraz wszelkich materiałach niezbędnych do pracy). Ponadto, w dokumencie powinny znaleźć się zapisy dotyczące rozkładu czasu pracy, który uwzględnia grafik pracy, a także sposobu jego rozliczania, wykaz stanowisk, hierarchia itp. Warto zawrzeć w regulaminie także zasady wynagrodzenia na danym szczeblu pracowniczym oraz za nadgodziny i pracę w weekendy oraz święta. W większości regulaminów znajdziemy także listę prac, których nie mogą wykonywać kobiety oraz pracownicy młodociani, a także wykaz prac, które są dla nich przeznaczone.

Regulamin a odpowiedzialność pracownika

Wiele osób mylnie uważa, że regulamin pracy jest dokumentem niekorzystnym dla pracowników, ponieważ narzuca im pewne ramy, ograniczenia i obowiązki. Prawda jest jednak taka, że pracodawca określa w tym dokumencie także prawa pracownicze oraz reguluje kwestie, które mogłyby stać się kością niezgody. Dobry regulamin pracy ma przewidywać bowiem jak najwięcej scenariuszy i określać, jak w danej sytuacji należy się zachować. Co więcej, pracodawca powinien zaakcentować w nim rodzaj kar, które grożą pracownikowi w momencie, gdy nie podporządkuje się zapisom regulaminu, a w konsekwencji sprowadzi na siebie lub swoich współpracowników niebezpieczeństwo. Regulamin pracy ma w jak największym stopniu chronić osoby zatrudnione w danej firmie. Ograniczenia nie są więc narzucane po to, aby pracowało się gorzej, lecz bezpieczniej. Ma to szczególne znaczenie w zakładach pracy, gdzie większość osób pracuje fizycznie i jest narażona na większe zagrożenie.

Jak ustanowić regulamin?

Jak już wspomniano, przy sporządzaniu regulaminu bierze się pod uwagę opinię organizacji związkowych oraz kluczowych pracowników, a także prawników. Dokument ten jest bowiem wewnętrznym aktem prawnym, którego zapisy mogą być wykorzystane także poza firmą, np. w przypadku sprawy sądowej. Co w sytuacji, gdy związki zawodowe nie poprą projektu przygotowanego przez pracodawcę? Wówczas regulamin taki nie powinien mieć mocy prawnej aż do momentu uzyskania zbieżnego stanowiska. Najważniejsze jest bowiem porozumienie i wspólnie wypracowana treść.

Regulamin pracy wzór

Każde przedsiębiorstwo funkcjonuje na nieco innych zasadach. Przy sporządzaniu regulaminu pracy konieczne jest więc uwzględnienie specyfiki danego zakładu, jego pracowników, a także relacji między nimi. Nie ma więc jednego podstawowego i pasującego do wszystkich firm regulaminu pracy. Nie zmienia to jednak faktu, że przy jego tworzeniu należy wziąć pod uwagę określone już wcześniej stałe elementy, bez których ciężko wyobrazić sobie taki regulamin. W większości firm nad jego treścią pracują lub czuwają działy prawne, a w przypadku mniejszych firm bardzo często konieczne staje się zlecenie tego zadania specjalistom. Pamiętajmy, że jakość i precyzja reguł zachowania wewnątrz zakładu pracy jest jedną z kluczowych kwestii jeśli chodzi o jego prawidłowe funkcjonowanie.