Okulary dla pracownika – kto pokrywa koszt?

Jak wiadomo podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest pokrycie kosztów zatrudnienia, w zależności od rodzaju umowy, jakiej podlega przyszły pracownik. Do najpopularniejszych form zatrudnienia należą umowa o pracę, umowa o dzieło i umowa zlecenie. Poza tym wyżej wymienionym i jednym z główniejszych kosztów osoba zatrudniająca posiada szereg innych zobowiązań wobec pracownika. Kolejnym z obowiązków pracodawcy jest pokrycie kosztów, takich jak podróż służbowa. W tym przypadku w ramach delegacji zatrudnionemu przysługuje tak zwana dieta, mianowicie kwota przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia. Pracodawca zobowiązany jest również do zwrotu kosztów za przejazd, nocleg lub inne niezbędne udokumentowane wydatki.

Okulary dla pracownika – księgowanie i inne stanowiska, którym się należą?

Każdy pracownik zatrudniany w danej firmie zobowiązany jest do przeprowadzenia odpowiednich badań wstępnych, w celu sprawdzenia, czy istnieje możliwość dopuszczenia go do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Bez znaczenia, czy są to badania wstępne, kontrolne czy okresowe, obowiązkiem pracodawcy jest pokrycie tych kosztów. W przypadku zlecenia przez lekarza medycyny pracy dodatkowych badań ich całość powinna również zostać opłacona przez właściciela firmy.

W artykule 237(6) Kodeksu pracy ujęte zostało, iż: „Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami”.

Według wyżej cytowanego przepisu obowiązkiem zatrudniającego jest zapewnienie osobom zatrudnionym profilaktycznej opieki zdrowotnej. Każdemu pracownikowi według prawa pracy przypisane są w odpowiednich terminach badania lekarskie wstępne, okresowe oraz kontrolne. W zależności od posiadanego stanowiska osobie pracującej przysługują dodatkowe świadczenia. Na przykład osoby posiadające stanowisko, którego charakterystyką jest praca przy monitorze ekranowym przez przynajmniej połowę dobowego czasu pracy, posiadają możliwość ubiegania się o refundacje na okulary. W wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej i orzeczenia wydanego przez odpowiedniego lekarza w razie potrzeby lub wymiany szkieł korekcyjnych pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi okulary. Obowiązek ten istnieje także w przypadku praktykantów jak i stażystów.

Osoby posiadające zdiagnozowaną przez lekarza wadę wzroku, a pracujące minimum cztery godziny dziennie przed ekranem komputera, mogą uzyskać okulary na koszt pracodawcy. Najczęściej spotykanymi zawodami charakteryzującymi się tak zwaną pracą siedzącą przed monitorem są pracownicy biurowi, na przykład księgowi, recepcjoniści czy informatycy. Z uwagi na poszerzający się zakres technologii w obecnych czasach większość stanowisk pracy ma coraz większy związek z użytkowaniem komputera. Na przykład mechanik może zostać oddelegowany do pracy siedzącej zajmującej mu co najmniej połowę czasu pracy na stworzenie wyceny lub zamówienie towaru. Coraz częściej firmy poszerzając swoją działalność, zatrudniają ludzi do reklamowania ofert firmy w Internecie. Tak więc nie ma zamkniętego katalogu stanowisk pracy, którym podlega przynależność do refundacji na okulary.

Okulary dla pracownika – jak często można o nie wnioskować?

Ogólne przepisy prawa pracy nie regulują kwestii związanych z częstotliwością przysługującej pracownikowi refundacji na okulary korygujące wzrok. Coraz częściej rozwiązanie tego problemu ujęte jest w przepisach wewnętrznych, czyli regulaminie pracy i zależne jest od woli pracodawcy. Pracownikowi w szczególności zwrot lub refundacja za okulary należy się, w momencie otrzymania stosownego zaświadczenia czy zalecenia od lekarza medycyny pracy. Każdy wykonujący pracę przy monitorze ekranowym ma obowiązek przeprowadzenia badania co cztery lata, chyba, że lekarz uzna, że obowiązkowy jest krótszy termin kolejnej kontroli. Pracownik w sytuacji podejrzenia i pogorszenia się problemów z prawidłowym widzeniem ma możliwość ubiegania się u pracodawcy o skierowanie na badanie okresowe w zakresie okulistyki, mimo odległego terminu obowiązujących go badań. Wówczas jeśli lekarz zaleci zakup lub wymianę okularów, pracodawca zobowiązany jest dokonać refundacji.

Refundacja za okulary dla pracownika – ile wynosi?

Tak jak w kwestii związanej z częstotliwością przysługującej pracownikowi refundacji na okulary, przepisy prawa pracy nie ujednolicają informacji co do kwoty, którą należy zwrócić pracownikowi za ich zakup. Dla ułatwienia i sprawiedliwego traktowania każdego z pracowników tego typu problematyczne tematy powinny zostać uregulowane w regulaminie obowiązującym zakład pracy.

Wewnętrzne przepisy winny być sporządzone szczegółowo i dokładnie z uwzględnieniem wszelkich zasad przysługującej refundacji, między innymi czy zwrotowi kosztów podlegają tylko szkła czy też oprawki. Na przykład w przypadku oprawek, które charakteryzują się dużą rozpiętością cen, kwota refundacji powinna zostać pokryta w taki sposób, aby umożliwić zakup okularów w podstawowym standardzie. W sytuacji zaniżenia kosztów oraz uniemożliwienia zakupu pracownik ma prawo wystąpić do sądu z roszczeniem przeciwko pracodawcy, na przykład o odszkodowanie niedostosowania się do zaleceń lekarza medycyny pracy. Ważnym aspektem, który również powinien znaleźć swoją interpretację w regulaminie, jest informacja, czy pracodawca ponosi koszt tylko szkieł i robocizny, czy też oprawek w przypadku pogorszenia się wzroku pracownika. Brak sprecyzowania takich szczegółów daje możliwość wykorzystania przez pracownika refundacji nawet raz w roku, w momencie pogorszenia się wzroku, gdy wymianie mogą podlegać tylko i wyłącznie szkła. Takie praktyczne i drobiazgowe podejście ułatwia działanie w przyszłości.

Okulary dla pracownika a VAT – jak rozliczać?

Przedsiębiorca w przypadku częstotliwości oraz kwoty refundacji okularów dla pracownika boryka się z problemem, czy ma możliwość odliczenia podatku VAT od tego kosztu. W niedalekiej przeszłości fiskus deklarował się za odliczeniem VAT na zasadach ogólnych. W takim przypadku warunkiem zaksięgowania był dowód zakupu w postaci faktury za okulary posiadający prawidłowe dane firmy. Jeśli jednak dokument wystawiony został w postaci paragonu lub faktury na pracownika, pracodawca tracił możliwość odliczenia podatku VAT od tej transakcji.

Na dzień dzisiejszy fiskus jednak podjął inne stanowisko w interpretacji, mianowicie właściciel nie może odliczyć podatku VAT od kosztu refundacji okularów dla pracownika. Nie ma takiej możliwości, nawet jeśli spełni poprzedni warunek, mianowicie faktura będzie wystawiona na firmę. Spór ten interpretowany jest w taki sposób, że okulary zakupione są dla pracownika i to on będzie je używał, a nie przedsiębiorca. Oczywiście pracodawca, mając wątpliwości co do możliwości odliczenia VAT-u, posiada prawo do wystąpienia o indywidualną interpretację do izby skarbowej.